Außendienst

Was diese Kategorie abdeckt

Software für Arbeit, die außerhalb des Büros stattfindet: Aufträge disponieren, Routen planen, Technikern vor Ort geben, was sie brauchen, und aus einem abgeschlossenen Einsatz eine Rechnung machen.

Die Branchen unterscheiden sich stark. Wartung, Installation, Reinigung, Inspektion, Reparatur und Versorgungsunternehmen kaufen alle in diesem Regal, und ein auf eine Branche zugeschnittenes Produkt kann für eine andere schlecht passen.

Die Dienstplanung nach Schichten gehört in die Personaleinsatzplanung. Termine zu buchen, bei denen Anfahrt keine Rolle spielt, ist Terminplanung und Buchung.

Disposition ist ein Geografieproblem

Aufträge zuzuweisen ist keine Kalenderübung mehr, sobald Fahrwege ins Spiel kommen.

Der richtige Techniker ist der mit der passenden Qualifikation, den nötigen Teilen, der erforderlichen Zertifizierung und einem Standort, an dem die Anfahrt sinnvoll ist. Die Produkte unterscheiden sich darin, wie viele dieser Bedingungen sie gleichzeitig berücksichtigen können und ob ein Disponent den Vorschlag übersteuern kann, wenn die Wirklichkeit dazwischenkommt.

Fragen Sie, was passiert, wenn ein Auftrag länger dauert. Das automatische Umplanen des restlichen Tages mit Benachrichtigung der betroffenen Kunden ist das Merkmal, das ernsthafte Produkte von Kalendern mit angeklebter Karte trennt.

Notfälle sind der zweite Test. Ein Anruf am selben Tag muss in einen geplanten Tag passen, ohne ihn auseinanderzunehmen, und das Werkzeug sollte die Kosten jeder Option zeigen, statt stillschweigend eine zu wählen.

Die mobile Seite entscheidet über die Akzeptanz

Techniker nutzen diese Software in Transportern, Technikräumen, Dachböden und Kellern. Ist sie dort unangenehm, wird sie nicht genutzt, und das Büro greift wieder zum Telefon.

• Offline-Fähigkeit, mit verfügbarem Arbeitsauftrag und zurückgestellten Aktualisierungen, bis wieder Empfang da ist.
• Einsatzhistorie des Objekts, damit niemand ahnungslos zum Besuch vom letzten Monat anrückt.
• Fotos und Unterschriften als Beleg, automatisch dem Datensatz zugeordnet.
• Verbrauchte Teile, vor Ort erfasst statt im Depot aus dem Gedächtnis.
• Zeit vor Ort, erfasst, ohne dass jemand später einen Stundenzettel ausfüllen muss.

Testen Sie mit einem echten Techniker statt mit einer Führungskraft. Entscheidend ist, wie viele Tipps ein normaler Auftrag braucht und ob der Akku des Handys einen vollen Tag damit durchhält.

Teile, Bestand und das Fahrzeugproblem

Der Bestand in dieser Kategorie ist ständig in Bewegung und liegt an Orten, die niemand zählt.

Achten Sie auf Bestände je Fahrzeug und nicht nur je Lager, auf Umbuchungen dazwischen und auf eine Möglichkeit, Teile für einen geplanten Auftrag zu reservieren. Ohne das horten Techniker, die Zählung läuft auseinander, und jemand fährt quer durch den Landkreis für ein Bauteil, das schon an Bord war.

Aus demselben Grund zählt die Anbindung an den Einkauf. Ein vor Ort verbrauchtes Teil sollte den Bestand mindern, auf der Rechnung erscheinen und eine Nachbestellung auslösen, ohne dass drei Leute es getrennt eintippen.

Kunden, Nachweise und Bezahlung

Der Einsatz ist erst abgeschlossen, wenn er abgerechnet und abgenommen ist.

Prüfen Sie die Kundenseite: Terminbestätigungen, ein Ankunftsfenster, eine Benachrichtigung, wenn der Techniker unterwegs ist, und ein Nachweis dessen, was getan wurde. Das verringert gescheiterte Einsätze und Streitfälle mehr als alles Interne.

Prüfen Sie dann den Weg des Geldes. Ein abgeschlossener Auftrag sollte aus der vor Ort erfassten Arbeitszeit und den Teilen eine Rechnung erzeugen, mit Zahlung an der Haustür, wenn das zu Ihrem Gewerk passt. Vertrags- und Garantiearbeiten brauchen denselben Weg mit anderen Regeln, und die Produkte unterscheiden sich darin, ob sie den Unterschied verstehen.

Was es kostet

Pro Nutzer und Monat, häufig mit getrennten Preisen für Innendienstnutzer und Außendienst-Techniker und manchmal mit einer Mindestzahl an Plätzen.

Routenoptimierung, Kundenportale, Lagerverwaltung und Buchhaltungsanbindung sind die Funktionen, die meist oberhalb des Einstiegstarifs liegen, und die meisten Gewerke brauchen mindestens zwei davon. Hardware, mobile Daten und etwaige Kosten pro Nachricht für Kundenbenachrichtigungen gehören ebenfalls in die Gesamtrechnung.

Fragen Sie, was mit saisonaler Personalstärke geschieht, denn zwölf Monate für eine Sommerkolonne zu zahlen ist eine verbreitete Verschwendung. Das allgemeine Muster stiller Zähler beschreibt was Preisseiten verschweigen.

Techniker zur Nutzung bringen

Die Akzeptanz entscheidet, ob diese Software etwas bringt, und Techniker sind aus gutem Grund ein anspruchsvolles Publikum.

Sie werden an erledigten Aufträgen gemessen, nicht an Dateneingabe, deshalb wird alles aufgegeben, was jedem Einsatz Minuten hinzufügt. Beziehen Sie zwei oder drei von ihnen in die Testphase ein und nehmen Sie ihre Einwände wörtlich, statt sie als Widerstand gegen Veränderung abzutun.

Die entscheidenden Details sind klein. Ob sich der Arbeitsauftrag mit einem Tipp öffnet. Ob Fotos ohne Warten hochgeladen werden. Ob das Handy mit Handschuhen, im Regen, bei Tageslicht und in einem dunklen Technikraum funktioniert. Ob der Besuch vom letzten Monat sichtbar ist, bevor man klingelt.

Schaffen Sie dann den Papierkram ab, den das System ersetzt. Füllen die Techniker neben der Anwendung weiterhin ein Blatt aus, wurde nichts gewonnen, und alle haben es gemerkt.