Terminplanung und Buchung

Was diese Kategorie abdeckt

Anderen ermöglichen, Zeit bei Ihnen zu buchen, ohne Nachrichten auszutauschen: Verfügbarkeitsregeln, Buchungsseiten, Bestätigungen, Erinnerungen und Zahlung im Moment der Buchung.

Die Einsatzzwecke teilen sich in zwei. Terminlinks für Vertriebsgespräche und Vorstellungsgespräche, wo es darum geht, die Terminabstimmung zu ersparen. Terminbuchung für Dienstleistungen, wo es darum geht, den Kalender zu füllen und Nichterscheinen zu senken.

Arbeit, die nach Schichten geplant wird, gehört zu Personaleinsatzplanung. Einsätze, die nach Ort und Anfahrt vergeben werden, finden Sie unter Außendienst.

Verfügbarkeit ist ein Regelproblem

Jedes Produkt zeigt freie Zeit. Die Unterschiede erscheinen, sobald Ihre echten Randbedingungen beschrieben sind.

Pufferzeiten zwischen Terminen. Mindestvorlauf vor einer Buchung. Ein Tageslimit. Unterschiedliche Dauern für unterschiedliche Personen. Verfügbarkeit, die je nach Tag, Leistung oder Mitarbeiter variiert. Regeln, wer welchen Termin buchen darf.

Wenn das Tool Ihre Regeln nicht ausdrücken kann, korrigieren Sie am Ende Buchungen von Hand, und das hebt den ganzen Nutzen auf. Schreiben Sie Ihre Randbedingungen vor der Testphase auf und prüfen Sie sie einzeln.

Bei den Zeitzonen brechen günstigere Produkte. Testen Sie eine Buchung aus einem anderen Land, buchen Sie sie dann um und lesen Sie, was die Bestätigung tatsächlich sagt.

Nichterscheinen senken

• Bestätigungen, sofort gesendet und mit Kalendereintrag.
• Erinnerungen vor dem Termin, per Mail und optional per Telefon.
• Anzahlungen oder Vorauszahlung, die das Verhalten stärker ändern als Erinnerungen.
• Stornofristen, die durchgesetzt statt nur genannt werden.
• Einfaches Umbuchen, denn ein verschobener Termin ist besser als ein leerer Slot.

Anzahlungen sind für Dienstleister der stärkste Hebel. Eine Buchung, auf die jemand etwas gezahlt hat, wird weit häufiger eingehalten, und der Zahlungsweg verdient eine gründliche Prüfung: unterstützte Zahlarten, Erstattungen und was passiert, wenn eine Karte abgelehnt wird.

Erinnerungen aufs Handy senken das Nichterscheinen am stärksten und kosten meist pro Nachricht. Fragen Sie nach dem Preis in den Ländern, in denen Ihre Kunden tatsächlich sitzen.

Teams, Weiterleitung und die schwierigen Fälle

Sobald mehrere Personen Buchungen übernehmen können, ändern sich die Fragen.

Round-Robin-Verteilung, gemeinsame Verfügbarkeit, bei der jede freie Person passt, und gemeinsame Buchung, bei der mehrere Personen anwesend sein müssen, sind drei verschiedene Verhaltensweisen, und Produkte unterstützen sie unterschiedlich gut. Weiterleitung nach Formularantwort zählt, wenn eine Anfrage beim richtigen Spezialisten landen soll statt im nächsten freien Slot.

Fragen Sie, was passiert, wenn ein Mitarbeiter hinzukommt, entfernt wird oder in den Urlaub geht, und ob bestehende Buchungen diese Änderung unbeschadet überstehen.

Die Buchungsseite selbst

Für Terminbetriebe ist die Buchungsseite ein Schaufenster, behandeln Sie sie also wie eines.

Prüfen Sie, ob sie Ihre eigene Domain und Ihr Branding nutzen kann, wie sie auf dem Handy lädt, wie viele Schritte eine Buchung braucht und ob sich das Anbieter-Branding in Ihrem Tarif entfernen lässt. Jedes zusätzliche Feld kostet abgeschlossene Buchungen, genau wie an einer Kasse.

Prüfen Sie dann, was danach passiert: ob der Kundendatensatz in Ihr CRM gelangt, ob ein wiederkehrender Kunde erkannt wird und ob der Terminverlauf für die Person sichtbar ist, die ans Telefon geht.

Preise und Anbindung

Pro Nutzer und Monat ist üblich, wobei die Grenzen meist bei mehreren Terminarten, Zahlungen, Teamweiterleitung und dem Entfernen des Brandings liegen.

Die Kalenderabdeckung sollten Sie vor allem anderen klären, auch ob jeder Kalender gelesen wird, den eine Person führt. Gebühren der Zahlungsabwicklung kommen zum Abonnement hinzu, und Nachrichtenkosten wieder gesondert. Rechnen Sie alle drei bei Ihrem echten Buchungsvolumen durch, statt monatliche Schlagzeilen zu vergleichen, wie es was Preisseiten verschweigen beschreibt.

Vertriebslinks und Dienstleistungsbuchungen brauchen andere Einstellungen

Ein Terminlink im Vertriebsteam ist auf Tempo ausgelegt. Wenige Fragen, großzügige Verfügbarkeit, sofortige Bestätigung und Weiterleitung an die Person, die das Gespräch führen kann.

Eine Dienstleistungsbuchung ist auf den Kalender ausgelegt. Anzahlungen, Stornoregeln, Zuordnung von Mitarbeitern, Puffer für Vorbereitung und Anfahrt und Erinnerungen, die leere Slots verringern.

Vorstellungsgespräche liegen dazwischen, mit der zusätzlichen Schwierigkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig frei sein müssen und Bewerber keine internen Kalenderdetails sehen sollen.

Produkte lösen diese Fälle unterschiedlich gut, und dasselbe Produkt, für den einen Zweck eingerichtet, stört meist die andere Zielgruppe. Wo beides gebraucht wird, prüfen Sie, ob das Tool getrennte Buchungsarten mit eigenen Regeln unterstützt statt einer gemeinsamen Konfiguration.