Notizen und Wiki
Persönliches und Teamwissen, das nicht verloren geht.
Notizen und Wiki
In dieser Kategorie gibt es noch keine Produkte
Bisher ist hier nichts eingetragen. Wenn Sie ein Produkt entwickeln, das in dieses Regal gehört, fügen Sie es hinzu, und eine Person liest es.
Produkt hinzufügenWas diese Kategorie abdeckt
Ein Ort für das, was man weiß: persönliche Notizen, Team-Wikis, Meetingprotokolle, Recherche und der zunehmend unscharfe Raum zwischen Dokument und Datenbank.
Die Produkte teilen sich nach Zielgruppe. Persönliche Tools sind auf Erfassungstempo optimiert. Team-Tools darauf, etwas zu finden, das ein Kollege im Vorjahr geschrieben hat. Einige versuchen beides, und der Kompromiss ist meist zu spüren.
Kundenseitige Dokumentation gehört in Dokumentation und Wissensdatenbank. Aufgabenlisten liegen in der Aufgabenverwaltung.
Das Erfassungstempo entscheidet, ob es genutzt wird
Ein Notiz-Tool konkurriert mit einem Zettel, und es verliert, sobald es langsamer ist.
Messen Sie die Zeit vom Gedanken zum geschriebenen Wort: die Anwendung öffnen, den richtigen Ort finden und zu tippen beginnen. Produkte, die vor dem Schreiben eine Ortswahl verlangen, verlieren Material, das sonst behalten worden wäre.
Die mobile Erfassung zählt aus demselben Grund. Die meisten Notizen entstehen abseits des Schreibtischs, und ein Tool, das auf dem Handy acht Sekunden zum Öffnen braucht, wird still für alles Dringende nicht mehr genutzt.
Es wiederfinden
Alles in dieser Kategorie ist bei fünfzig Notizen leicht und bei fünftausend schwierig.
Die Suchqualität ist das ganze Spiel. Probieren Sie eine Anfrage mit Wörtern aus der Mitte eines Dokuments statt aus dem Titel. Prüfen Sie, ob Anhänge durchsucht werden, ob die Ergebnisse sinnvoll gereiht sind und wie schnell es bei einem großen Archiv antwortet.
Verknüpfen schlägt Ablegen. Ordner erzwingen eine Entscheidung, die sich später oft als falsch erweist, während Links zwischen Notizen Struktur aus der Nutzung entstehen lassen. Backlinks, Erwähnungen und die Möglichkeit zu sehen, was auf eine Seite verweist, sind mehr wert als jede Hierarchie.
Tags helfen, solange sie wenige bleiben. Ein Vokabular von zweihundert Tags ist ein zweites Ablagesystem mit demselben Problem.
Struktur, Datenbanken und der verlockende Teil
Moderne Produkte mischen Dokumente mit strukturierten Tabellen, was mächtig ist und sich leicht übertreiben lässt.
- Einfache Seiten, für alles, was einmal geschrieben und gelegentlich gelesen wird.
- Tabellen und Eigenschaften, wenn Einträge Felder teilen, nach denen sich filtern lässt.
- Vorlagen, für wiederkehrende Formate wie Meetingnotizen.
- Ansichten, damit ein Satz Datensätze mehreren Zwecken dient.
- Einbettungen, die elegant aussehen und den Export erschweren.
Die Fehlerform ist, ein System zu bauen, bevor es etwas gibt, das darin liegen soll. Aufwendige Strukturen aus der ersten Woche sind meist bis zur vierten aufgegeben. Schreiben Sie zuerst, organisieren Sie, wenn der Haufen die Form offensichtlich macht.
Sync, offline und wo die Dateien liegen
Stellen Sie drei praktische Fragen, bevor Sie etwas für die echte Arbeit einführen.
Funktioniert es ohne Verbindung, und was passiert, wenn zwei Geräte getrennt voneinander dieselbe Seite bearbeiten? Wo werden die Daten gespeichert, und können Sie eine lokale Kopie behalten? Was erzeugt der Export, in einem Format, das etwas anderes lesen kann?
Die letzte Frage ist die wichtige. Reiner Text und Markdown reisen gut. Proprietäre Blöcke, verknüpfte Datenbanken und eingebettete Ansichten werden meist zu etwas Unbrauchbarem plattgedrückt, und so wird aus einem Jahrzehnt Notizen ein Ordner voller verwirrender Dateien.
Teams, Berechtigungen und Kosten
Achten Sie bei gemeinsamer Nutzung auf Berechtigungen pro Bereich und pro Seite, Gastzugang für Externe und die Tiefe des Versionsverlaufs. Schauen Sie dann, was geschieht, wenn jemand geht, denn Notizen in einem persönlichen Konto können das Gebäude verlassen.
Die Preise gelten pro Nutzer und Monat, mit kostenlosen persönlichen Stufen, die wirklich brauchbar sind. Die Grenzen, die Teams nach oben drängen, sind meist Versionsverlauf, Berechtigungen, Gäste und Single Sign-on statt Speicher. Ähnliche Muster in anderen Kategorien beschreibt was Preisseiten verschweigen.
Persönliche Tools, Team-Tools und die unbequeme Mitte
Eine persönliche Notiz-Anwendung wird an Erfassungstempo und Suche gemessen, und fast jede funktioniert, wenn man konsequent darin schreibt.
Ein Team-Wiki wird daran gemessen, ob jemand anderes ein Jahr später finden kann, was Sie geschrieben haben, ohne Sie zu fragen. Das braucht Struktur, Berechtigungen, Benennungskonventionen und die Gewohnheit, für einen Leser zu schreiben statt für sich selbst.
Die unbequeme Mitte ist ein persönliches Tool, das ein Team informell übernimmt. Es funktioniert eine Weile und scheitert an dem Tag, an dem die Person geht, die die Struktur gebaut hat, weil nichts davon dokumentiert war und die Hälfte in einem privaten Bereich lag.
Wenn Notizen für mehr als eine Person zählen, legen Sie sie von Anfang an dort ab, wo die Organisation sie besitzt. Ein späterer Umzug ist möglich und geschieht selten, bevor etwas verloren gegangen ist.
Fragen, die Leute stellen
Was ist der Unterschied zwischen Notizen und einer Wissensdatenbank?
Die Zielgruppe. Notizen schreibt man für sich selbst, und sie vertragen Unordnung. Eine Wissensdatenbank schreibt man für Leser, die eine Antwort brauchen, und sie braucht Struktur, Prüfung und eine darauf ausgelegte Suche.
Zählt Offline-Zugriff noch?
Für alle, die im Zug, im Flugzeug oder bei unzuverlässiger Verbindung schreiben, ja. Mehrere beliebte Produkte sind ohne Verbindung praktisch unbrauchbar, und das Sync-Verhalten nach der Wiederverbindung sollten Sie vor der Festlegung testen.
Kann ich meine Notizen wieder herausholen?
Prüfen Sie das, bevor Sie anfangen. Markdown oder reine Textdateien lassen sich sauber exportieren. Datenbanken, eingebettete Blöcke und verknüpfte Ansichten kommen meist plattgedrückt heraus, und dabei verschwinden still Jahre an Struktur.
Sind diese Tools privat?
Die meisten verschlüsseln bei der Übertragung und im Ruhezustand, behalten aber die Möglichkeit, Ihre Inhalte für Suche und Indexierung zu lesen. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es bei wenigen Produkten, und sie kostet meist Suchqualität.
Wie viel Struktur sollte ich vorgeben?
Weniger, als sich anfangs richtig anfühlt. Aufwendige Systeme, die gebaut werden, bevor es etwas abzulegen gibt, werden binnen Wochen aufgegeben. Schreiben Sie zuerst und lassen Sie die Struktur aus dem folgen, was sich tatsächlich ansammelt.