笔记与Wiki

这个分类涵盖什么

放置您所知道的东西的地方：个人笔记、团队Wiki、会议记录、研究资料，以及文档与数据库之间日益模糊的空间。

这里的产品按受众分化。个人工具优化记录的速度。团队工具优化的是找到同事去年写的东西。少数产品两者都想兼顾，折中的痕迹通常很明显。

面向客户的文档，归在文档与知识库。任务清单则在任务管理。

记录速度决定它会不会被用起来

笔记工具的对手是一张便条纸，只要它更慢，就会输。

衡量从想到写下的时间：打开应用、找到合适的位置、开始输入。要求先选位置才能写的产品，会丢掉本来可以留下的内容。

移动端记录也是出于同样的原因。多数笔记是在离开办公桌时记下的，在手机上要花八秒才能打开的工具，会悄悄地不再被用于任何紧急的事。

再次找到它

这个分类里的一切，在五十条笔记时都很容易，到五千条时就很难了。

搜索质量就是全部。试着用文档中间的词，而不是标题来搜索。检查它是否搜索附件，结果排序是否有用，以及在庞大的存档里响应有多快。

链接胜过归档。文件夹迫使您做出一个往往日后证明是错的决定，而笔记之间的链接让结构从使用中自然浮现。反向链接、提及，以及查看哪些页面引用了本页的能力，比任何层级结构都更有价值。

标签数量少时才有用。拥有两百个标签的词汇表，就是第二套有着同样问题的归档体系。

结构、数据库，以及诱人的部分

现代产品把文档与结构化表格融合在一起，功能强大，也很容易用过头。

• 普通页面：适合写一次、偶尔读一读的内容。
• 表格与属性：当各条目有值得筛选的共同字段时使用。
• 模板：用于会议记录等重复出现的格式。
• 视图：让同一组记录服务于多种用途。
• 嵌入内容：看起来优雅，却让导出变得复杂。

失败的模式，是在还没有东西可放时就搭建体系。第一周创建的复杂结构，通常到第四周就被放弃。先写，等堆积的内容让形态变得清晰时再整理。

同步、离线，以及文件存放在哪里

在把任何产品用于真正的工作之前，先问三个实际的问题。

没有网络时它能用吗？两台设备在断开期间编辑同一个页面会怎样？数据存放在哪里，能否保留一份本地副本？导出会产生什么，是否是别的软件能读取的格式？

最后一个问题最重要。纯文本和Markdown易于迁移。专有的块、关联数据库和嵌入视图通常会被压平成无法使用的东西，十年的笔记就这样变成了一个满是莫名其妙文件的文件夹。

团队、权限与费用

对于共享使用，要看按空间和按页面的权限、面向外部人员的访客访问，以及版本历史的深度。然后看有人离职时会发生什么，因为存放在个人账号里的笔记，可能会随人走出大楼。

定价按用户每月收费，免费的个人档确实好用。推动团队升级的界线，通常是版本历史、权限、访客和单点登录，而不是存储。其他分类中类似的情形，见定价页面不会告诉您的事。

个人工具、团队工具，以及尴尬的中间地带

个人笔记应用的评判标准是记录速度和搜索，只要持续在里面写，几乎任何一款都能用。

团队Wiki的评判标准，是别人能否在一年后无需问您，就找到您写的东西。这需要结构、权限、命名约定，以及为读者而不是为自己写作的习惯。

尴尬的中间地带，是被团队非正式采用的个人工具。它能用一阵子，等搭建结构的人离开那天就失灵了，因为它的一切都没有文档，而且有一半放在私人空间里。

如果笔记对不止一个人重要，就从一开始把它们放在组织自己拥有的地方。日后迁移是可能的，但很少能在丢失东西之前完成。