工时记录

这个分类涵盖什么

记录工时，并把它变成有用的东西：考勤表、计时器、项目成本核算、计费、审批，以及在市场一端的，监控人们在屏幕前做了什么。

记录的原因各不相同，也导向不同的产品。向客户收费需要精确到每个任务。薪资需要对工时进行正确的分类。了解一周的时间花在了哪里，只需要低摩擦，别无其他。

提前为员工排班归入人力排班管理。给他们发薪则是薪资管理。

先决定为什么要记录

这里最常见的失败，是收集了没人用的工时。

如果答案是计费，精确度很重要，进入开票的路径也一样。如果答案是薪资，分类比精确度更重要：加班、休息、考勤和加班费率必须正确。如果答案是了解产能，持续收集的粗略数据，胜过偶尔收集的精确数据。

如果这些都不适用，记录工时就制造了没有最终使用者的行政工作，人们一个月内就会放弃。

记录方式，以及摩擦的问题

每种方式都在准确度与付出的努力之间做取舍。

• 计时器，记得用时准确，而人们常常记不得。
• 手动录入，诚实，便于更正，但依赖记忆。
• 自动记录，来自应用和文档，完整，但需要复核。
• 上下班打卡，用于轮班工作，有时配有实体终端。
• 日历导入，把会议变成条目，无需重新录入。

多数团队最终采用自动记录加每周一次的校正，因为凭记忆重建一周的内容，得到的考勤表整齐、看似合理，却完全错误。

无论采用哪种方式，条目都必须能归属到某个客户、项目或任务，否则数据什么也回答不了。

计费、审批与收款

对代理机构和咨询公司来说，这类软件处于完成的工作与收到的款项之间。

看费率：按人、按项目、按任务类型，以及费率变化如何影响已记录的条目。看审批，因为未经批准的工时直接进入发票，是争议的开端。然后看进入开票的路径，因为把考勤表重新录入账单，既慢又容易出错。

预算和提醒也很重要。在还来得及应对的时候，就知道一个固定价格的项目已经超出估算，比到最后才发现更有价值。

监控，以及界线在哪里

这个分类里有些产品会记录截屏、应用使用情况、空闲时段和活跃程度。这在法律和文化上都很敏感，各国的规定相差很大。

透明是各地的底线：人们应当知道记录了什么、为什么记录，以及谁能看到。有些司法辖区要求有书面的正当理由，并限制能收集的内容，而员工在隐性压力下给出的同意，监管机构是持怀疑态度的。

还有一个现实的论据。监控改变的是行为而不是生产力，采用监控的团队往往会失去让工作做得好的信任。买下工作真正需要的观察程度，不要更多。

报表与成本

值得拥有的报表很简单：按人、按项目、按客户统计的工时，区分计费与非计费，并与估算做对比。

定价按用户按月，计费、审批、排班和薪资导出决定档位。检查与您的薪资或开票产品的连接是包含在内还是需要附加购买，因为这个连接通常正是购买这款软件的原因。更多隐形计量项汇总在定价页隐藏了什么中。

让人们真正记录工时

这个分类的采用情况，比几乎任何其他分类都差，因为录入数据的人很少是从中受益的人。

三件事有帮助。让录入保持简短，一天只花一分钟而不是十五分钟。让人们看到自己的数字，因为每周一份时间花在哪里的摘要，对记录的人确实有用。还要让数据的使用看得见，因为员工很快就会发现，他们填写的考勤表什么也没有支撑。

第四件事是不要增加字段。每多一个分类，在设计表单的人看来都无伤大雅，却会成倍增加每个填写者的负担。

凡是工时决定发票的地方，在第一个计费周期之前就约定好规则：什么算计费，适用什么取整，以及谁来批准。这些争论在事前成本很低，在客户面前代价高昂。