Rilevazione del tempo

Che cosa copre questa categoria

Registrare le ore e trasformarle in qualcosa di utile: timesheet, timer, calcolo dei costi di progetto, fatturazione, approvazioni e, a un estremo del mercato, il monitoraggio di ciò che le persone fanno davanti a uno schermo.

I motivi per cui si rileva il tempo differiscono, e portano a prodotti diversi. Fatturare ai clienti richiede precisione per attività. Le buste paga richiedono una corretta classificazione delle ore. Capire dove è finita la settimana richiede poco attrito e nient’altro.

La programmazione anticipata dei turni appartiene a Gestione del personale. Pagare le persone è Buste paga.

Decidete perché state rilevando

Il difetto più comune qui è raccogliere ore che nessuno usa.

Se la risposta è la fatturazione, la precisione conta, e conta anche il percorso verso la fattura. Se la risposta sono le buste paga, la classificazione conta più della precisione: straordinari, pause, assenze e maggiorazioni devono essere corretti. Se la risposta è capire la capacità, dati approssimativi raccolti con costanza battono dati esatti raccolti ogni tanto.

Dove nessuna di queste cose vale, rilevare il tempo crea lavoro amministrativo senza nessuno che lo utilizzi alla fine, e le persone smettono di farlo nel giro di un mese.

La registrazione e il problema dell’attrito

Ogni metodo scambia accuratezza con fatica.

• Timer, accurati quando ci si ricorda e spesso non ci si ricorda.
• Inserimento manuale, onesto, rapido da correggere, dipendente dalla memoria.
• Registrazione automatica da applicazioni e documenti, completa e da rivedere.
• Timbratura in entrata e in uscita, per il lavoro a turni, a volte con un terminale fisico.
• Importazione dal calendario, che trasforma le riunioni in voci senza ridigitare.

La maggior parte dei team approda alla registrazione automatica con una revisione settimanale, perché ricostruire una settimana a memoria produce timesheet ordinati, plausibili e del tutto sbagliati.

Qualunque sia il metodo, la voce deve essere attribuibile a un cliente, un progetto o un’attività, altrimenti i dati non possono rispondere a nulla.

Fatturazione, approvazione e farsi pagare

Per agenzie e società di consulenza, questo software sta tra il lavoro svolto e il denaro incassato.

Guardate le tariffe: per persona, per progetto, per tipo di attività, e come una modifica di tariffa influisce sulle voci già registrate. Guardate le approvazioni, perché le ore non approvate che finiscono dritte in fattura sono il modo in cui iniziano le dispute. Poi guardate il percorso verso la fatturazione, dato che ridigitare un timesheet in un conto è lento e soggetto a errori.

Contano anche budget e avvisi. Sapere che un progetto a prezzo fisso ha superato la stima quando c’è ancora tempo per reagire vale più che scoprirlo alla fine.

Il monitoraggio e dove sta il confine

Alcuni prodotti di questa categoria registrano screenshot, uso delle applicazioni, periodi di inattività e livelli di attività. È un tema delicato sul piano legale e culturale, e le regole variano molto da paese a paese.

La trasparenza è il minimo ovunque: le persone devono sapere che cosa viene registrato, perché e chi può vederlo. Diverse giurisdizioni richiedono una giustificazione documentata e limitano del tutto ciò che si può raccogliere, e il consenso dato da un dipendente sotto una pressione implicita viene guardato con scetticismo dalle autorità.

C’è anche un argomento pratico. La sorveglianza cambia il comportamento, non la produttività, e i team che la adottano tendono a perdere la fiducia che rendeva buono il lavoro. Acquistate il livello di osservazione che il lavoro richiede davvero e non di più.

Report e costi

I report che vale la pena avere sono semplici: ore per persona, per progetto e per cliente, con fatturabili e non fatturabili separati, e un confronto con la stima.

I prezzi si calcolano per utente al mese, con fatturazione, approvazioni, pianificazione ed esportazione per le buste paga a definire i livelli. Verificate se il collegamento con il vostro prodotto per le buste paga o la fatturazione è incluso o è un componente aggiuntivo, perché quel collegamento è di solito il motivo per cui il software è stato acquistato. Il quadro più ampio dei contatori silenziosi è raccolto in che cosa nascondono le pagine dei prezzi.

Far registrare davvero le ore

L’adozione in questa categoria è peggiore che in quasi ogni altra, perché chi inserisce i dati raramente è chi ne trae vantaggio.

Aiutano tre cose. Tenere breve l’inserimento, così una giornata richiede un minuto e non quindici. Mostrare alle persone i loro numeri, dato che un riepilogo settimanale di dove è finito il tempo è davvero utile a chi lo ha registrato. E usare i dati in modo visibile, perché il personale nota subito quando i timesheet che compila non alimentano nulla.

La quarta è non aggiungere campi. Ogni classificazione in più sembra innocua a chi progetta il modulo e moltiplica la fatica di chiunque lo compili.

Dove le ore determinano le fatture, concordate le regole prima del primo ciclo di fatturazione: che cosa è fatturabile, quale arrotondamento si applica e chi approva. Quelle discussioni costano poco in anticipo e molto davanti a un cliente.