Note e wiki

Che cosa copre questa categoria

Un posto dove mettere ciò che sai: note personali, wiki di team, verbali di riunioni, ricerche e lo spazio sempre più sfumato tra un documento e un database.

I prodotti si dividono per pubblico. Quelli personali ottimizzano la velocità di acquisizione. Quelli di team ottimizzano il ritrovamento di qualcosa che un collega ha scritto l’anno scorso. Alcuni tentano entrambe le cose, e il compromesso di solito si vede.

La documentazione rivolta ai clienti appartiene a documentazione e knowledge base. Le liste di attività stanno nella gestione delle attività.

La velocità di acquisizione decide se viene usato

Uno strumento per note compete con un foglietto di carta, e perde ogni volta che è più lento.

Misura il tempo dal pensiero alla parola scritta: aprire l’applicazione, trovare il posto giusto e cominciare a scrivere. I prodotti che richiedono di scegliere una posizione prima di scrivere perdono materiale che altrimenti sarebbe stato conservato.

Per lo stesso motivo conta l’acquisizione da mobile. La maggior parte delle note si prende lontano da una scrivania, e uno strumento che impiega otto secondi ad aprirsi su un telefono smette in silenzio di essere usato per qualsiasi cosa urgente.

Ritrovarlo

Tutto in questa categoria è facile con cinquanta note e difficile con cinquemila.

La qualità della ricerca è tutto il gioco. Prova una query con parole prese dal mezzo di un documento e non dal titolo. Controlla se cerca negli allegati, se i risultati sono ordinati in modo utile e quanto in fretta risponde su un archivio grande.

Il collegamento batte l’archiviazione. Le cartelle impongono una decisione che spesso si rivela sbagliata dopo, mentre i link tra le note lasciano emergere la struttura dall’uso. Backlink, menzioni e la possibilità di vedere che cosa rimanda a una pagina valgono più di qualunque gerarchia.

I tag aiutano finché restano pochi. Un vocabolario di duecento tag è un secondo sistema di archiviazione con lo stesso problema.

Struttura, database e la parte allettante

I prodotti moderni fondono documenti e tabelle strutturate, il che è potente e facile da esagerare.

• Pagine semplici, per tutto ciò che si scrive una volta e si legge di rado.
• Tabelle e proprietà, quando gli elementi condividono campi su cui vale la pena filtrare.
• Modelli, per formati ricorrenti come i verbali di riunione.
• Viste, perché un solo insieme di record serva a più scopi.
• Contenuti incorporati, eleganti e complicati da esportare.

La modalità di fallimento è costruire un sistema prima di avere qualcosa da metterci dentro. Le strutture elaborate create nella prima settimana di solito vengono abbandonate entro la quarta. Scrivi prima, organizza quando il mucchio rende ovvia la forma.

Sincronizzazione, offline e dove stanno i file

Fai tre domande pratiche prima di adottare qualcosa per il lavoro vero.

Funziona senza connessione, e che cosa succede quando due dispositivi modificano la stessa pagina mentre sono separati? Dove sono archiviati i dati e puoi tenerne una copia locale? Che cosa produce l’esportazione, in un formato che altro software possa leggere?

Quest’ultima domanda è quella importante. Testo semplice e Markdown viaggiano bene. Blocchi proprietari, database collegati e viste incorporate di solito si appiattiscono in qualcosa di inutilizzabile, ed è così che dieci anni di note diventano una cartella di file incomprensibili.

Team, permessi e costo

Per l’uso condiviso, guarda i permessi per spazio e per pagina, l’accesso per ospiti esterni e la profondità dello storico delle versioni. Poi guarda che cosa succede quando qualcuno se ne va, perché le note in un account personale possono uscire dall’edificio.

I prezzi sono per utente al mese, con livelli personali gratuiti davvero utilizzabili. I confini che spingono i team verso l’alto sono di solito storico delle versioni, permessi, ospiti e single sign-on più che lo spazio. Schemi simili in altre categorie sono esposti in ciò che le pagine dei prezzi nascondono.

Strumenti personali, strumenti di team e la scomoda via di mezzo

Un’applicazione di note personale si giudica sulla velocità di acquisizione e sulla ricerca, e quasi tutte funzionano se ci scrivi con costanza.

Una wiki di team si giudica dal fatto che qualcun altro riesca a trovare ciò che hai scritto un anno fa senza chiederlo a te. Servono struttura, permessi, convenzioni di nomi e l’abitudine di scrivere per un lettore e non per sé stessi.

La scomoda via di mezzo è uno strumento personale adottato in modo informale da un team. Funziona per un po’, e smette il giorno in cui se ne va la persona che ha costruito la struttura, perché nulla era documentato e metà viveva in uno spazio privato.

Se le note contano per più di una persona, mettile fin dall’inizio in un posto di proprietà dell’organizzazione. Spostarle dopo è possibile e raramente avviene prima che qualcosa vada perduto.