Notas y wiki

Qué cubre esta categoría

Un sitio donde poner lo que se sabe: notas personales, wikis de equipo, actas de reuniones, investigación y el espacio cada vez más difuso entre un documento y una base de datos.

Los productos de aquí se dividen por público. Las herramientas personales optimizan la rapidez de captura. Las de equipo optimizan encontrar algo que un compañero escribió el año pasado. Unas pocas intentan ambas cosas, y el compromiso suele notarse.

La documentación de cara al cliente pertenece a documentación y base de conocimiento. Las listas de tareas están en gestión de tareas.

La rapidez de captura decide si se usa

Una herramienta de notas compite con un papel suelto, y pierde siempre que es más lenta.

Se mide el tiempo desde el pensamiento hasta la palabra escrita: abrir la aplicación, encontrar el sitio adecuado y empezar a teclear. Los productos que obligan a elegir una ubicación antes de escribir pierden material que de otro modo se habría conservado.

La captura móvil importa por la misma razón. La mayoría de las notas se toman lejos de un escritorio, y una herramienta que tarda ocho segundos en abrirse en el móvil deja de usarse en silencio para cualquier cosa urgente.

Volver a encontrarlo

Todo en esta categoría es fácil con cincuenta notas y difícil con cinco mil.

La calidad de la búsqueda lo es todo. Conviene probar una consulta con palabras del medio de un documento y no de su título. Comprobar si busca en los adjuntos, si los resultados se ordenan de forma útil y con qué rapidez responde en un archivo grande.

Enlazar supera a archivar. Las carpetas fuerzan una decisión que a menudo resulta equivocada más tarde, mientras que los enlaces entre notas dejan que la estructura surja del uso. Los vínculos entrantes, las menciones y la posibilidad de ver qué hace referencia a una página valen más que cualquier jerarquía.

Las etiquetas ayudan mientras siguen siendo pocas. Un vocabulario de doscientas etiquetas es un segundo sistema de archivo con el mismo problema.

Estructura, bases de datos y la parte tentadora

Los productos modernos mezclan documentos con tablas estructuradas, algo potente y fácil de exagerar.

• Páginas sencillas, para todo lo que se escribe una vez y se lee de vez en cuando.
• Tablas y propiedades, cuando los elementos comparten campos por los que vale la pena filtrar.
• Plantillas, para formatos recurrentes como las notas de reunión.
• Vistas, para que un mismo conjunto de registros sirva a varios fines.
• Incrustaciones, que se ven elegantes y complican la exportación.

El modo de fallo es construir un sistema antes de que haya algo que guardar en él. Las estructuras elaboradas creadas en la primera semana suelen abandonarse en la cuarta. Primero se escribe, y se organiza cuando el montón hace evidente la forma.

Sincronización, uso sin conexión y dónde viven los archivos

Conviene hacer tres preguntas prácticas antes de adoptar nada para el trabajo real.

¿Funciona sin conexión, y qué pasa cuando dos dispositivos editan la misma página mientras están separados? ¿Dónde se almacenan los datos, y se puede conservar una copia local? ¿Qué produce la exportación, en un formato que otra cosa pueda leer?

Esta última pregunta es la importante. El texto plano y el Markdown viajan bien. Los bloques propietarios, las bases de datos enlazadas y las vistas incrustadas suelen aplanarse en algo inutilizable, y así es como una década de notas se convierte en una carpeta de archivos confusos.

Equipos, permisos y coste

Para el uso compartido, hay que ver los permisos por espacio y por página, el acceso de invitados externos y la profundidad del historial de versiones. Después, qué pasa cuando alguien se va, ya que las notas en una cuenta personal pueden salir del edificio.

El precio es por usuario y mes, con niveles personales gratuitos que son realmente utilizables. Los límites que empujan a los equipos hacia arriba suelen ser el historial de versiones, los permisos, los invitados y el inicio de sesión único, más que el almacenamiento. Patrones similares en otras categorías se exponen en lo que ocultan las páginas de precios.

Herramientas personales, de equipo y el incómodo término medio

Una aplicación de notas personal se juzga por la rapidez de captura y la búsqueda, y casi cualquiera funciona si se escribe en ella con constancia.

Una wiki de equipo se juzga por si otra persona puede encontrar lo que usted escribió hace un año sin preguntarle. Eso requiere estructura, permisos, convenciones de nombres y el hábito de escribir pensando en un lector y no en uno mismo.

El incómodo término medio es una herramienta personal adoptada de manera informal por un equipo. Funciona un tiempo y falla el día en que se marcha la persona que construyó la estructura, porque nada estaba documentado y la mitad vivía en un espacio privado.

Si las notas importan a más de una persona, conviene ponerlas desde el principio en un lugar que la organización posea. Cambiarlas después es posible y rara vez ocurre antes de que algo se pierda.