Formación y LMS

Qué cubre esta categoría

Impartir formación y llevar el registro de ella: incorporación interna, cursos de cumplimiento, capacitación sobre producto y plataformas públicas de cursos que venden a alumnos.

Esos dos públicos quieren software distinto. Una organización que forma a su personal necesita asignación, seguimiento, recordatorios y evidencias. Un negocio que vende cursos necesita marketing, pago, experimentos de precios y una forma de atraer alumnos. Los productos que dicen hacer ambas cosas suelen priorizar una.

La documentación que se lee a demanda está en documentación y base de conocimiento. Las fichas del personal y las listas de incorporación pertenecen a RR. HH. y selección de personal.

Crear contenido o reutilizar el que existe

El contenido es la parte cara, y las plataformas difieren en cuánto ayudan a crearlo.

La autoría integrada cubre texto, vídeo, cuestionarios e interacciones sencillas, lo que basta para la mayor parte de la formación interna. Todo lo más elaborado suele venir de una herramienta de autoría aparte, lo que plantea la pregunta de qué puede importar la plataforma.

Los formatos de paquete solo importan si ya se tiene material en ellos. Si todo se va a crear desde cero, se descarta ese requisito por completo. Es mejor juzgar el editor por la rapidez con que un experto en la materia puede producir un módulo sin ayuda.

El alojamiento de vídeo merece una mirada. Algunas plataformas lo incluyen, otras esperan que se aporte un enlace, y la diferencia se nota en los costes de ancho de banda y en si los alumnos pueden ver los vídeos en un móvil con mala conexión.

Asignación, seguimiento y prueba

En la formación interna, el registro importa tanto como el aprendizaje.

• Reglas de asignación por puesto, departamento, ubicación o fecha de incorporación.
• Plazos y recordatorios, enviados a los alumnos y a sus responsables.
• Recurrencia, ya que la formación obligatoria caduca y hay que repetirla.
• Registros de finalización con marcas de tiempo, conservados cuando alguien se va.
• Versiones, para que un auditor vea qué versión de un curso se realizó.

Estos dos últimos puntos son lo que convierte una plataforma de formación en evidencia. Un sistema que solo muestra el estado actual no puede responder qué completó una persona en marzo, que es justo lo que se pregunta.

Lograr que la gente termine

Las tasas de finalización son la medida honesta de estos proyectos, y casi todo lo que las impulsa no es software.

Los módulos cortos superan a los largos. Un motivo expresado supera a una asignación sin contexto. Un responsable que lo menciona supera a todos los recordatorios que el sistema pueda enviar. Las plataformas ayudan con la secuencia, el espaciado, los avisos y un progreso que se vea. Ninguna rescata un material cuyo sentido nadie percibe.

Conviene comprobar bien el acceso móvil, sobre todo para el personal que no trabaja en un escritorio. Y la accesibilidad: subtítulos, navegación por teclado y contraste legible son requisitos en muchas organizaciones y una cortesía en el resto.

Vender cursos, si ese es el negocio

Las plataformas públicas de cursos son productos de marketing con lecciones añadidas.

Las preguntas pasan a ser el pago, los medios de pago, los impuestos por país, los cupones, los paquetes, la gestión de afiliados y si la lista de alumnos es suya. La visibilidad en buscadores también importa, ya que una página de curso que no puede posicionarse depende por completo del tráfico de pago.

Hay que preguntar qué pasa con los alumnos si se abandona la plataforma. Exportar el contenido es lo fácil. La relación con el cliente es el activo, y algunas plataformas hacen deliberadamente difícil llevársela.

Cómo funciona el dinero

El precio se calcula por usuario registrado, por usuario activo, por puesto con un tope o por curso. Los modelos por usuario activo convienen a las organizaciones que forman a ráfagas, mientras que los modelos por usuario registrado cobran por todos los de la lista, entren o no.

El almacenamiento, el ancho de banda, los administradores adicionales, el inicio de sesión único y la profundidad de los informes son los complementos habituales. Las plataformas de cursos pueden quedarse con un porcentaje de las ventas en lugar de una suscripción, algo barato para empezar y caro para mantener. La misma aritmética aparece en todo el mercado en lo que ocultan las páginas de precios.

La formación interna y los cursos públicos divergen deprisa

Los dos públicos quieren cosas distintas desde la primera semana.

La formación interna se juzga por la finalización y la evidencia. El comprador es RR. HH. o cumplimiento, los alumnos no pueden elegir y los informes existen para satisfacer a un auditor o a un regulador.

Los cursos públicos se juzgan por las ventas. El comprador es el creador, los alumnos son clientes que pueden irse y la plataforma compite en el pago, las herramientas de marketing y cuánto de la relación con el alumno se conserva.

Unos pocos productos sirven para ambos, normalmente tratando uno como caso de uso secundario. Si se piensa hacer las dos cosas, conviene comprobar para qué lado se construyó el producto mirando adónde han ido sus funciones más recientes y no la lista de funciones.