Control de tiempo

Qué abarca esta categoría

Registrar las horas y convertirlas en algo útil: partes de horas, cronómetros, cálculo de costes de proyectos, facturación, aprobaciones y, en un extremo del mercado, la monitorización de lo que hacen las personas delante de una pantalla.

Las razones para controlar el tiempo difieren y conducen a productos distintos. Facturar a clientes exige exactitud por tarea. Las nóminas exigen una clasificación correcta de las horas. Entender en qué se fue la semana exige poca fricción y nada más.

La planificación anticipada de turnos corresponde a gestión de personal. Pagar al personal es nóminas.

Decida para qué controla

El fallo más común aquí es recoger horas que nadie usa.

Si la respuesta es facturar, importa la precisión, y también el camino hasta la facturación. Si la respuesta es nóminas, importa más la clasificación que la precisión: las horas extra, los descansos, las ausencias y los recargos tienen que estar bien. Si la respuesta es entender la capacidad, los datos aproximados recogidos de forma constante superan a los exactos recogidos de vez en cuando.

Cuando nada de eso se aplica, controlar el tiempo crea trabajo administrativo sin destinatario al final, y la gente deja de hacerlo en un mes.

El registro y el problema de la fricción

Todos los métodos intercambian exactitud por esfuerzo.

• Cronómetros, exactos cuando se recuerdan y con frecuencia no se recuerdan.
• Introducción manual, honesta, rápida de corregir y dependiente de la memoria.
• Captura automática desde aplicaciones y documentos, completa y que necesita revisión.
• Fichaje de entrada y salida, para el trabajo por turnos, a veces con un terminal físico.
• Importación del calendario, que convierte las reuniones en entradas sin volver a teclear.

La mayoría de los equipos acaban con captura automática más una pasada semanal de corrección, ya que reconstruir una semana de memoria produce partes de horas pulcros, verosímiles y completamente erróneos.

Sea cual sea el método, la entrada tiene que poder atribuirse a un cliente, proyecto o tarea, o los datos no podrán responder nada.

Facturación, aprobación y cobro

Para las agencias y las consultoras, este software se sitúa entre el trabajo hecho y el dinero recibido.

Revise las tarifas: por persona, por proyecto, por tipo de tarea, y cómo afecta un cambio de tarifa a las entradas ya registradas. Revise las aprobaciones, porque las horas sin aprobar que pasan directamente a una factura son como empiezan las disputas. Revise luego el camino hasta la facturación, ya que volver a teclear un parte de horas en una factura es lento y propenso a errores.

Los presupuestos y las alertas también importan. Saber que un proyecto de precio cerrado ha superado su estimación cuando aún hay tiempo de reaccionar vale más que descubrirlo al final.

La monitorización y dónde está el límite

Algunos productos de esta categoría registran capturas de pantalla, el uso de aplicaciones, los periodos de inactividad y los niveles de actividad. Es un asunto delicado en lo legal y en lo cultural, y las normas varían considerablemente según el país.

La transparencia es el mínimo en todas partes: las personas deben saber qué se registra, por qué y quién puede verlo. Varias jurisdicciones exigen una justificación documentada y limitan lo que puede recogerse, y los reguladores miran con escepticismo el consentimiento dado por un empleado bajo una presión implícita.

También hay un argumento práctico. La vigilancia cambia el comportamiento, no la productividad, y los equipos que la adoptan tienden a perder la confianza que hacía bueno el trabajo. Compre el nivel de observación que el trabajo exige de verdad y no más.

Informes y coste

Los informes que merece la pena tener son sencillos: horas por persona, por proyecto y por cliente, con lo facturable y lo no facturable separados, y una comparación con la estimación.

Los precios van por usuario y mes, y la facturación, las aprobaciones, la planificación y la exportación a nóminas fijan los niveles. Compruebe si la conexión con su producto de nóminas o de facturación está incluida o es un complemento, ya que ese enlace suele ser la razón por la que se compró el software. El conjunto más amplio de contadores silenciosos se recoge en lo que ocultan las páginas de precios.

Conseguir que la gente registre las horas de verdad

La adopción en esta categoría es peor que en casi cualquier otra, porque quien introduce los datos rara vez es quien se beneficia de ellos.

Ayudan tres cosas. Mantener la entrada corta, para que un día lleve un minuto y no quince. Mostrar a las personas sus propias cifras, ya que un resumen semanal de en qué se fue el tiempo es realmente útil para quien lo registró. Y usar los datos de forma visible, porque el personal nota enseguida cuando los partes que rellena no alimentan nada.

La cuarta es no añadir campos. Cada clasificación adicional parece inocua a quien diseña el formulario y multiplica el esfuerzo de todos los que lo rellenan.

Cuando las horas determinan las facturas, acuerde las reglas antes del primer ciclo de facturación: qué es facturable, qué redondeo se aplica y quién aprueba. Esas discusiones son baratas de antemano y caras delante de un cliente.