Controle de horas

O que esta categoria cobre

Registrar horas e transformá-las em algo útil: folhas de ponto, cronômetros, apuração de custos de projetos, cobrança, aprovações e, numa ponta do mercado, o monitoramento do que as pessoas fazem diante da tela.

Os motivos para registrar diferem e levam a produtos diferentes. Cobrar clientes exige precisão por tarefa. A folha de pagamento exige a classificação correta das horas. Entender para onde foi a semana exige pouco atrito e mais nada.

O planejamento antecipado de escalas pertence a gestão de equipes e escalas. Pagar as pessoas é folha de pagamento.

Decida por que você está registrando

A falha mais comum aqui é coletar horas que ninguém usa.

Se a resposta é cobrança, a precisão importa, e o caminho até a fatura também. Se a resposta é folha de pagamento, a classificação importa mais que a precisão: horas extras, intervalos, ausências e adicionais precisam estar certos. Se a resposta é entender a capacidade, dados aproximados coletados com constância valem mais que dados exatos coletados de vez em quando.

Onde nada disso se aplica, registrar o tempo cria trabalho administrativo sem consumidor no fim, e as pessoas param de fazê-lo em um mês.

Registro, e o problema do atrito

Todo método troca precisão por esforço.

• Cronômetros, precisos quando lembrados e com frequência esquecidos.
• Lançamento manual, honesto, rápido de corrigir, dependente da memória.
• Captura automática a partir de aplicativos e documentos, completa e que precisa de revisão.
• Entrada e saída, para trabalho em turnos, às vezes com um terminal físico.
• Importação do calendário, que transforma reuniões em lançamentos sem redigitar.

A maioria das equipes acaba na captura automática com uma rodada semanal de correção, pois reconstruir uma semana de memória produz folhas de ponto organizadas, plausíveis e totalmente erradas.

Seja qual for o método, o lançamento precisa poder ser atribuído a um cliente, projeto ou tarefa, ou os dados não respondem a nada.

Cobrança, aprovação e receber

Para agências e consultorias, este software fica entre o trabalho feito e o dinheiro recebido.

Veja as tarifas: por pessoa, por projeto, por tipo de tarefa, e como uma mudança de tarifa afeta lançamentos já registrados. Veja as aprovações, porque horas não aprovadas indo direto para uma fatura é como as disputas começam. Depois veja o caminho até o faturamento, já que redigitar uma folha de ponto numa cobrança é lento e sujeito a erros.

Orçamentos e alertas também importam. Saber que um projeto de preço fechado passou da estimativa enquanto ainda há tempo de reagir vale mais que descobrir isso no fim.

Monitoramento, e onde fica a linha

Alguns produtos desta categoria registram capturas de tela, uso de aplicativos, períodos de inatividade e níveis de atividade. Isso é sensível do ponto de vista legal e cultural, e as regras variam bastante por país.

A transparência é o mínimo em toda parte: as pessoas devem saber o que é registrado, por quê e quem pode ver. Várias jurisdições exigem uma justificativa documentada e limitam o que pode ser coletado, e o consentimento dado por um funcionário sob pressão implícita é visto com ceticismo pelos reguladores.

Há também um argumento prático. A vigilância muda o comportamento e não a produtividade, e as equipes que a adotam tendem a perder a confiança que tornava o trabalho bom. Compre o nível de observação que o trabalho realmente exige, e não mais.

Relatórios e custo

Os relatórios que valem a pena são simples: horas por pessoa, por projeto e por cliente, com faturável e não faturável separados, e uma comparação com a estimativa.

O preço é por usuário por mês, com cobrança, aprovações, escalas e exportação para a folha definindo os níveis. Confira se a conexão com o seu produto de folha ou de faturamento está incluída ou é um complemento, já que esse elo costuma ser o motivo da compra do software. O conjunto mais amplo de medidores silenciosos está reunido em o que as páginas de preços escondem.

Fazer as pessoas realmente registrarem as horas

A adesão nesta categoria é pior que em quase qualquer outra, porque quem insere os dados raramente é quem se beneficia deles.

Três coisas ajudam. Manter o lançamento curto, para que um dia leve um minuto e não quinze. Mostrar às pessoas os próprios números, já que um resumo semanal de para onde foi o tempo é genuinamente útil para quem o registrou. E usar os dados de forma visível, porque a equipe percebe rápido quando as folhas de ponto que preenche não alimentam nada.

A quarta coisa é não acrescentar campos. Cada classificação extra parece inofensiva para quem desenha o formulário e multiplica o esforço de todos que o preenchem.

Onde as horas geram faturas, combine as regras antes do primeiro ciclo de cobrança: o que é faturável, que arredondamento se aplica e quem aprova. Essas discussões são baratas de antemão e caras diante de um cliente.