Agendamento

O que esta categoria cobre

Permitir que outras pessoas reservem um horário com você sem troca de mensagens: regras de disponibilidade, páginas de agendamento, confirmações, lembretes e pagamento no ato da reserva.

Os usos se dividem em dois. Links de reunião para ligações de vendas e entrevistas, em que o objetivo é eliminar a conversa para combinar horário. Marcação de horários para serviços, em que o objetivo é preencher a agenda e reduzir as faltas.

O trabalho planejado por turnos pertence a gestão de equipes e escalas. Os serviços atribuídos por local e deslocamento ficam em serviço em campo.

Disponibilidade é um problema de regras

Todo produto mostra o tempo livre. As diferenças aparecem quando você descreve as suas restrições reais.

Intervalos entre atendimentos. Antecedência mínima para uma reserva. Um máximo diário. Durações diferentes para pessoas diferentes. Disponibilidade que varia por dia, por serviço ou por profissional. Regras sobre quem pode reservar qual horário.

Se a ferramenta não consegue expressar as suas regras, você acabará corrigindo reservas à mão, o que elimina todo o benefício. Escreva suas restrições antes do teste e confira uma a uma.

Os fusos horários são onde os produtos mais baratos quebram. Teste uma reserva feita de outro país, depois remarque e leia o que a confirmação realmente diz.

Reduzir as faltas

• Confirmações enviadas na hora, com um evento de calendário anexado.
• Lembretes antes do atendimento, por e-mail e, opcionalmente, por telefone.
• Sinal ou pagamento antecipado, que muda o comportamento mais que os lembretes.
• Prazos de cancelamento, aplicados de fato e não apenas declarados.
• Remarcação fácil, já que um horário remarcado é melhor que um horário vazio.

O sinal é a alavanca mais forte para negócios de serviços. Uma reserva pela qual alguém já pagou algo é cumprida com muito mais frequência, e o caminho do pagamento merece ser verificado direito: formas aceitas, reembolsos e o que acontece quando um cartão falha.

Os lembretes no celular são os que mais reduzem as faltas e costumam ter custo por mensagem. Peça o valor nos países em que seus clientes de fato estão.

Equipes, roteamento e os casos incômodos

Quando várias pessoas podem receber uma reserva, as perguntas mudam.

A distribuição em rodízio, a disponibilidade combinada em que qualquer pessoa livre serve e a reserva coletiva em que várias pessoas precisam estar presentes são três comportamentos diferentes, e os produtos os suportam de forma desigual. O roteamento pela resposta de um formulário importa quando um pedido deve chegar ao especialista certo, e não ao próximo horário livre.

Pergunte o que acontece quando um profissional é adicionado, removido ou sai de férias, e se as reservas existentes sobrevivem a essa mudança intactas.

A página de agendamento em si

Para negócios de atendimento com hora marcada, a página de agendamento é a vitrine, então trate-a como tal.

Verifique se ela pode usar seu próprio domínio e sua marca, como carrega no celular, quantas etapas uma reserva exige e se a marca do fornecedor pode ser removida no seu plano. Cada campo extra custa reservas concluídas, exatamente como num checkout.

Depois verifique o que acontece em seguida: se o cadastro do cliente chega ao seu CRM, se um cliente recorrente é reconhecido e se o histórico de atendimentos é visível para quem atende o telefone.

Preços e integração

Por usuário por mês é o padrão, com os limites geralmente em vários tipos de evento, pagamentos, roteamento de equipe e remoção da marca.

Vale confirmar a cobertura de calendários antes de tudo, inclusive se ele lê todos os calendários que uma pessoa mantém. As taxas de processamento de pagamento são separadas da assinatura, e as cobranças de mensagens são separadas de novo. Modele os três no seu volume real de reservas, e não compare o valor mensal de vitrine, que é a conta descrita em o que as páginas de preços escondem.

Links de vendas e reservas de serviço pedem configurações diferentes

Um link de reunião usado por uma equipe de vendas é otimizado para velocidade. Poucas perguntas, disponibilidade generosa, confirmação imediata e roteamento para quem puder assumir a conversa.

Uma reserva de serviço é otimizada para a agenda. Sinal, regras de cancelamento, atribuição de profissional, intervalos para preparação e deslocamento, e lembretes que reduzem os horários vazios.

As entrevistas ficam entre os dois, com a complicação adicional de que várias pessoas precisam estar livres ao mesmo tempo e os candidatos não devem ver detalhes dos calendários internos.

Os produtos lidam com isso de forma desigual, e o mesmo produto configurado para um trabalho costuma irritar o outro público. Onde existirem as duas necessidades, verifique se a ferramenta aceita tipos de reserva separados, com regras próprias, em vez de uma única configuração compartilhada.