日程調整と予約

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メッセージのやり取りなしに、ほかの人があなたの時間を予約できるようにするための製品です。空き時間のルール、予約ページ、確認、リマインド、予約時の支払いを扱います。

用途は2つに分かれます。営業の通話や面接のためのミーティング用リンクは、日程調整の会話をなくすことが目的です。サービスの予約は、予定表を埋め、ノーショーを減らすことが目的です。

シフトで計画する仕事は労務・シフト管理に入ります。場所と移動で割り当てる仕事はフィールドサービスにあります。

空き時間はルールの問題

どの製品も空き時間を表示します。違いが出るのは、実際の制約を記述したときです。

予約と予約の間のバッファ。予約までの最低限の事前通知。1日の上限。相手によって変わる所要時間。曜日、サービス、スタッフごとに変わる空き。どの枠を誰が予約できるかのルール。

ツールが自社のルールを表現できなければ、予約を手で直すことになり、利点がすべて失われます。トライアルの前に制約を書き出し、1つずつ確認してください。

タイムゾーンは、安価な製品が壊れる場所です。別の国から予約し、それから日程を変更して、確認メールに実際に何と書かれているかを読んでください。

ノーショーを減らす

• 確認。カレンダーの予定を添えて、すぐに送ります。
• リマインド。予約の前に、メールと、必要なら電話で送ります。
• デポジットや前払い。リマインドよりも行動を変えます。
• キャンセル期限。書いておくだけでなく、実際に適用します。
• 簡単な日程変更。動かした予約は、空いた枠よりも良いからです。

サービス業にとって、デポジットは最も強い手段です。何かしら支払い済みの予約は、はるかに高い確率で守られます。支払いの流れも、きちんと確認する価値があります。対応する支払い方法、返金、カードが失敗したときの動作です。

電話へのリマインドはノーショーを最も減らしますが、たいてい1通ごとに費用がかかります。顧客のいる国での料金を尋ねてください。

チーム、ルーティング、厄介なケース

予約を受けられる人が複数になると、問いが変わります。

ラウンドロビンでの振り分け、空いている誰かでよい共有の空き、複数の人が同席しなければならない共同予約は、3つの別々の動作で、製品の対応にはばらつきがあります。リクエストが次の空き枠ではなく適切な専門家に届くべきときには、フォームの回答によるルーティングが重要です。

スタッフが追加、削除、休暇に入ったときにどうなるか、そして既存の予約がその変更を無傷で乗り越えるかを尋ねてください。

予約ページそのもの

予約制の事業にとって、予約ページは店先です。そのように扱ってください。

自社のドメインとブランドを使えるか、スマートフォンでどう読み込まれるか、予約に何ステップかかるか、お使いのプランで提供企業のロゴを外せるかを確認してください。入力欄が1つ増えるごとに、チェックアウトと同じように、完了する予約が減ります。

そのあとに何が起きるかも確認します。顧客の記録がCRMに届くか、再来店の顧客が認識されるか、電話に出る人が予約の履歴を見られるか。

料金と連携

ユーザー1人あたり月額が標準で、境界線は、たいてい複数のイベントタイプ、決済、チームルーティング、ロゴの非表示にあります。

カレンダーへの対応は、何よりも先に、人が使うすべてのカレンダーを読めるかも含めて、確認する価値があります。決済処理の手数料はサブスクリプションとは別で、メッセージの料金もまた別です。月額の見出しで比べるのではなく、実際の予約件数で3つすべてを試算してください。その計算は、料金ページが隠していることで説明しています。

営業のリンクとサービスの予約では、必要な設定が違う

営業チームが使うミーティング用リンクは、速さに最適化されます。質問は少なく、空きは多く、すぐに確認が届き、その会話を引き受けられる人へルーティングされます。

サービスの予約は、予定表に最適化されます。デポジット、キャンセルのルール、スタッフの割り当て、準備や移動のためのバッファ、空き枠を減らすリマインドです。

面接はその中間にあり、複数の人が同時に空いている必要があり、候補者に社内のカレンダーの詳細を見せてはいけないという複雑さが加わります。

製品の対応にはむらがあり、一方の用途に設定した同じ製品は、たいてい他方の利用者をいらだたせます。両方の必要があるなら、1つの共通設定ではなく、それぞれ独自のルールを持つ別々の予約タイプに対応しているかを確認してください。