勤怠・工数管理

このカテゴリにあるもの

時間を記録し、それを役立つものに変えるための製品です。タイムシート、タイマー、プロジェクトの原価計算、請求、承認、そして市場の一端では、画面の前で人が何をしているかのモニタリングを扱います。

記録する理由は違い、それが異なる製品につながります。クライアントへの請求には、タスクごとの正確さが必要です。給与計算には、時間の区分が正しいことが必要です。1週間がどこへ行ったかを知るだけなら、必要なのは手間の少なさだけです。

事前にスタッフのシフトを組むのは労務・シフト管理に入ります。支払いは給与計算です。

記録する理由を決める

ここで最もよくある失敗は、誰も使わない時間を集めることです。

理由が請求なら、精度が重要で、請求書への経路も重要です。理由が給与計算なら、精度より区分が重要です。時間外、休憩、休暇、割増率が正しくなければなりません。理由がキャパシティの把握なら、たまに集める正確なデータより、一貫して集める大まかなデータのほうが勝ります。

どれにも当てはまらないなら、時間の記録は、最終的に使う人のいない事務作業を生み、人は1か月以内にやめてしまいます。

記録の方法と、手間の問題

どの方法も、正確さと手間を引き換えにしています。

• タイマー。覚えていれば正確ですが、忘れることが多いです。
• 手入力。正直で、直すのも早いですが、記憶に頼ります。
• 自動記録。アプリケーションやドキュメントから取り込みます。漏れはありませんが、確認が必要です。
• 出退勤の打刻。シフト勤務向けで、専用の端末を使うこともあります。
• カレンダーの取り込み。会議を、打ち直さずに記録に変えます。

多くのチームは、自動記録に、週1回の修正作業を組み合わせる形に落ち着きます。記憶から1週間を再現したタイムシートは、整っていて、もっともらしく、そして完全に間違っているからです。

方法が何であれ、記録はクライアント、プロジェクト、タスクのいずれかに結びつけられなければならず、そうでなければ、データは何にも答えられません。

請求、承認、入金

代理店やコンサルティング会社にとって、このソフトウェアは、行った仕事と受け取るお金の間にあります。

料金を見てください。人ごと、プロジェクトごと、タスクの種類ごとの単価と、単価を変えたときに、すでに記録された内容へどう影響するか。承認を見てください。承認されていない時間がそのまま請求書に流れるのは、争いが始まるやり方だからです。それから請求書への経路を見てください。タイムシートを請求書に打ち直すのは、遅く、間違いも起きやすいからです。

予算とアラートも重要です。固定価格のプロジェクトが見積もりを超えたことを、まだ対応できるうちに知るほうが、最後に気づくより価値があります。

モニタリングと、その線引き

このカテゴリの製品の中には、スクリーンショット、アプリケーションの使用状況、離席時間、活動レベルを記録するものがあります。これは法的にも文化的にも繊細で、規則は国によってかなり異なります。

透明性は、どこでも最低限です。何が、なぜ記録され、誰が見られるのかを、人々が知っているべきです。文書化された正当な理由を求め、そもそも収集できるものを制限する法域がいくつもあり、暗黙の圧力のもとで従業員が与えた同意は、規制当局から懐疑的に見られます。

実務上の理由もあります。監視が変えるのは生産性ではなく行動であり、それを導入するチームは、仕事を良くしていた信頼を失いがちです。仕事が本当に必要とするだけの観察を買い、それ以上は買わないでください。

レポートと費用

持つ価値のあるレポートは単純です。人ごと、プロジェクトごと、クライアントごとの時間を、請求可能と請求不可に分けたものと、見積もりとの比較です。

料金はユーザー1人あたり月額で、請求、承認、シフト計画、給与データの書き出しが階層を決めます。自社の給与計算や請求書の製品との連携が含まれているのか、追加なのかを確認してください。そのつながりこそが、たいていこのソフトウェアを買った理由だからです。目立たない従量課金の全体像は、料金ページが隠していることにまとめています。

実際に時間を記録してもらうには

このカテゴリでの定着は、ほかのほぼどのカテゴリよりも悪いものです。データを入力する人が、そこから恩恵を受ける人であることはめったにないからです。

3つのことが役立ちます。入力を短くして、1日が15分ではなく1分で済むようにする。本人に自分の数字を見せる。1週間の時間の行き先をまとめた週次の要約は、記録した本人にとって本当に有用です。そして、データを目に見える形で使う。完成させたタイムシートが何にも使われないことに、スタッフはすぐ気づきます。

4つ目は、項目を足さないことです。分類を1つ増やすことは、フォームを設計する人には無害に見えて、それを埋める全員の手間を何倍にもします。

時間が請求書を動かす場合は、最初の請求サイクルの前にルールで合意してください。何が請求可能か、どんな端数処理を適用するか、誰が承認するか。そうした議論は、事前なら安く済み、クライアントの前では高くつきます。