プロジェクト管理
ロードマップ、スプリント、それを進めるメンバー。
プロジェクト管理
この棚にあるもの
複数の人にまたがる仕事を計画し、それが実際に進んでいるかを把握するための製品です。担当者と期日のついたタスク、依存関係、キャパシティ、マイルストーン、そして関係者が求めるレポートを扱います。
タスク管理との境界線は実在します。一方は、1人の1日を整理します。もう一方は、互いの仕事に左右される複数の人を調整するもので、その調整こそが、余分な重みの理由になります。
個人のリストや小規模チームのボードはタスク管理に入ります。時間と請求は勤怠・工数管理に入ります。
仕事の来かたに合ったツールを選ぶ
大半のチームは3つのパターンに収まり、製品はそのうち1つを得意とします。
継続的なフローは、予測できない形で仕事が届く場合に向いています。ボード、キュー、同時進行の量の制限です。反復型のデリバリーは、決まった期間で見積もりを立てて計画し、最後に振り返るチームに向いています。スケジュール型のデリバリーは、実際の期日と依存関係がある仕事に向いており、1か所の遅れがその後のすべてを動かします。
フローで動くチームにスケジュール重視の製品を買うと、誰も更新しない凝った計画ができあがります。建設の仕事に軽量なボードを買うと、期日を落とします。まずパターンを決め、そのあとでソフトウェアを判断してください。
重みに見合う機能
- 依存関係。ある作業が、日付のついた別の作業を本当に止めるとき。
- キャパシティ。期限が証明してしまう前に、誰が過負荷かを見るため。
- カスタムフィールドとビュー。1つのデータを複数の読み手に使えるようにします。
- 自動化。ステータスの変更や引き継ぎなど、人が手でやるべきでない作業のため。
- レポート。ツールを一度も開かない人に向けたもの。
この一覧のどれにも、設定と運用の規律という費用がかかります。維持できるものだけを採用してください。中途半端に設定されたシステムは、素朴なリストより誤解を招きます。
定着がすべてを決める
このカテゴリの失敗は、どれも同じ形をしています。計画が現実と合わなくなり、人はチャットと記憶に戻り、ツールは意図の博物館になります。
それが起きるのは、更新にかかる手間が、得られる価値に見合わないときです。タスクを動かす、コメントを書く、日付を変える、引き継ぐのに何操作かかるかを見てください。スマートフォンのアプリで、毎日の最低限の作業ができるかを見てください。通知が、人を埋もれさせずに、何が変わったかを伝えるかを見てください。
そして、導入の前に約束事を決めておきます。ステータスが何を意味するか、タスクの担当は誰か、誰も引き受けない仕事はどうなるか。ソフトウェアはそれを与えてくれず、それがないことが、手つかずのバックログに400件の項目をためる原因になります。
チーム外の人と働く
取引先、業務委託先、監査人、経営層は、たいてい編集せずに見るだけです。
ゲストアクセスの有無、費用、ゲストが初期状態で何を見られるかを確認してください。さらに、一度もログインしない人向けのレポートも確認します。メールで届く週次の要約が、実際に関係者へ情報を届け続けることが多いからです。
承認と校正は、同じ文書が行き来する代理店の仕事で重要です。その用途のために作られた製品は、コメント欄がついただけの汎用ツールよりずっとうまく扱います。
費用と、その増えかた
ユーザー1人あたり月額が標準で、自動化の上限、レポートの深さ、権限、シングルサインオンが階層を決めます。
静かに増えていく費用は、席数です。プロジェクトに関わる全員がアカウントを持ち、使われていないアカウントはめったに見直されず、12人のチームが20人分を払うことになります。四半期ごとに見直してください。
乗り換えもまた考慮点です。タスクとコメントは通常書き出せますが、添付ファイル、カスタムフィールド、自動化、履歴は書き出せないことが多いです。やめる段階になってからではなく、早めに書き出しを試してください。周辺の計算については、料金ページが隠していることをお読みください。
タスクリストを卒業したサイン
チームがプロジェクト管理ソフトに移るのは、たいてい遅すぎ、そのうえ必要以上に多くを設定します。
誠実なサインは具体的です。2つの作業が互いを待っていて、どちらが遅れているのか誰も言えない。誰かが過負荷になっていて、期限を過ぎて初めてそれが見えた。関係者が何度も進捗を尋ね、まとめるのに1時間かかる。
どれか1つでも、追加の構造を正当化します。そのどれも、製品が提供するすべての機能を必要とはしません。
まず、担当者、期日、そしてチームの実際の働きかたを反映した1つのビューから始め、特定の疑問が必要としたときに、依存関係やキャパシティを足してください。チームが維持できる範囲を超えて設定されたシステムは、誰も更新していないデータをもとに、自信ありげなレポートを出します。
よくある質問
プロジェクト管理とタスク管理は、何が違いますか？
タスク管理は、1人または少人数がやるべきことを整理します。プロジェクト管理は、複数の人にまたがる依存関係、スケジュール、キャパシティ、レポートを加えるもので、連携が実際に必要になるまでは余計な負担です。
依存関係やクリティカルパスは必要ですか？
日付のついた作業が、ほかの作業を本当に止めるときだけです。建築や建設には必要です。ソフトウェアやマーケティングのチームの多くは、順序づけと週1回の会話で回せます。
料金はどう決まりますか？
ユーザー1人あたり月額で、自動化、レポート、権限が階層を決めます。ゲストや閲覧者のアクセスは無料のこともあり、取引先や経営層が編集せずに見るだけのときに役立ちます。
なぜチームはこうしたツールをやめてしまうのですか？
ボードが現実と合わなくなるからです。ツールの更新が、仕事そのものとは別の作業に感じられると、人は更新をやめます。誰も信用しない計画は、共有ドキュメントよりも悪い状態です。
1つのツールで、複数の手法を併用できますか？
多くは、同じデータに対してボード、リスト、タイムラインを使えます。リスクはツールではなく、ビューごとにチームが別々の約束事を作り、他人のプロジェクトが誰にも読めなくなることです。