ERPと業務管理

ERPとは、実際には何か

会社が動くための業務を、1つのシステムに収めたものです。受注、在庫、購買、会計、場合によっては生産、プロジェクト、人事まで含みます。狙いは、同じ数字をめぐって5つのシステムが言い争うのではなく、記録を1つにすることです。

その1つの記録が、利点であり、コストでもあります。すべてがつながるので、すべてが一致しなければならず、そのために必要な規律が、こうしたプロジェクトを難しくしています。

会計だけなら会計と経理に入ります。在庫だけなら在庫管理です。顧客との関係はCRMと営業にあります。

1つのシステムが複数に勝るとき

小さな会社にとっては、つないだ専門ツールのほうが、たいてい優れています。それぞれが自分の仕事をうまくこなし、どれも簡単に置き換えられ、つなぎ目は、プロジェクトではなく誰かの毎月の保守で済みます。

ERPが元を取り始めるのは、突き合わせ作業が仕事になったときです。元帳と食い違う在庫数。システム間で再入力される受注。3つのデータ元を手作業で揃えなければならないために、2週間かかる月次決算。

もう1つのきっかけは、構造的なものです。複数の法人、複数の通貨、複数の倉庫、あるいは原価が資材の動きに依存する製造工程。これらは、コネクタでまとめておくのが困難です。

モジュールと、実際に使うものだけを買うこと

• 会計。他のすべてが転記される元帳です。
• 承認と入荷照合を備えた購買と仕入先。
• 必要に応じてロケーション、ロット、シリアル番号を含む在庫と倉庫。
• 見積もりから請求書までの販売と出荷。
• 物を動かすのではなく作るなら、生産。
• 事業の形によって、プロジェクト、サービス、現場作業。

提供企業はスイートを売り、モジュールを別々に値付けします。初年度に本当に使うモジュールを洗い出し、それだけを見積もってもらい、残りは、いま追いかける割引ではなく、あとで決めることとして扱ってください。

導入こそが、本当の製品

ソフトウェアは、ERPにかかる費用のごく一部です。残りは、設定、データ移行、連携、そして自社の社員が本来の仕事から離れて費やす時間です。

プロジェクトが死ぬのは、データです。持ち主のいない在庫記録、同じ会社が4通りの表記で載っている顧客リスト、誰も説明できない過去の調整が入った元帳は、どれも読み込む前にきれいにする必要があります。その作業は、どの製品を選ぶかに依存しないので、早く始めてください。

導入を誰が行うのかを、提供企業に尋ねてください。パートナーのネットワークは、品質のばらつきと別契約を意味し、成果にとっては、ソフトウェアのロゴよりもパートナーのほうが重要です。

カスタマイズ、アップグレード、長期の視点

カスタマイズはどれも、アップグレードのたびに払う税金です。

優位性を与えるプロセスと、単に昔からそうやってきたプロセスを区別してください。前者は、それに合わせて作り込む価値があります。後者はソフトウェアに合わせて曲げるべきで、それを曲げることへの抵抗が、予算超過の最も予測しやすい原因です。

アップグレードの仕組みを尋ねてください。自動か、予定されたものか、毎回プロジェクトになるのか、そして実行したときに自社の設定がどうなるか。ホスト型の製品は提供企業のカレンダーでアップグレードされ、決める手間がなくなる代わりに、依存関係が加わります。

費用、契約、撤退の仕方

ライセンスは通常、1ユーザーにつき月額で、役割による階層があります。倉庫のスキャナーに、会計の席は必要ないからです。導入は別途見積もられ、初年度のライセンス料の1倍から3倍に達するのが普通です。

署名する前に、商取引上の質問を3つしてください。署名時ではなく、更新時の価格はいくらか。やめる場合のデータ抽出は、完全で読める形式で、どのようなものか。そして、サポートに何が含まれるか。名指しで担当が付くサポートは、別の階層になっていることが多いからです。

ソフトウェア全般で、提示される数字の裏にある習慣は、料金ページが隠していることで説明しています。

プロジェクトがうまくいっていない兆候

こうした導入は、突然失敗することはまずなく、警告のサインは、名前を付ける価値があるほど一貫しています。

計画の後ろのほうに先送りされ続けるデータの整理。それぞれは擁護されながら、合計は誰も数えない、増え続けるカスタマイズの一覧。通常業務を抱えたままワークショップに出席する主要な社員。3つの前のマイルストーンが動いたのに、動かない本番稼働の日付。

このうち2つが同時に起きていれば、計画は現実を描かなくなっています。

対応は不評ですが、効果があります。日付を動かすのではなく、範囲を絞ることです。会計と1つの業務領域を扱う第1フェーズがきちんと動くほうが、遅れて到着し、誰にも信頼されない完全な導入に勝ります。残りのモジュールは、システムがすでに動いている状態から、あとで入れます。