チームコミュニケーション

この棚にあるもの

チーム向けのチャット、手軽な音声・ビデオのハドル、そしてそれがどのくらい自分に届くかを決める設定です。ここの掲載ページは、数人向けの単一ルームのツールから、1,000人規模の会社が1日を丸ごと過ごすプラットフォームまで幅広くあります。

正式な社外との通信は、メールの領域です。議題と録画を伴う予定された通話は、ビデオ会議です。自社サイトでの顧客向けの窓口は、ライブチャットです。

製品を分けるもの

機能の一覧は、すぐに似通ってきます。チャンネル、スレッド、メンション、通話、ファイル共有、連携はどこにもあるので、数か月実際に使って初めて見えてくる部分を比べてください。

最初は検索です。ワークスペースは決定のアーカイブであり、問い合わせられないアーカイブは資産ではなくコストです。メッセージが9件しかない新しいワークスペースではなく、添付ファイルのある長い会話で検索を試してください。

2つ目はスレッドで、チームはそれがどれだけ左右するかを過小評価しがちです。返信をスレッドの中にとどめる製品は、規模が大きくなっても読みやすさを保ちます。すべての返信をメインのフローに流す製品は、3つの会話が重なった時点で使い物にならなくなります。

そして構造を見ます。チャンネルの命名、プライベートグループ、社外の会社との共有スペース、誰でもチャンネルを作れるのか一部の人だけなのか。ワークスペースは、機能不足よりも、チャンネルの乱立で死にます。

ゲスト、クライアント、境界の問題

多くのチームは、社外の人にはいくつかの部屋には入ってほしいが、それ以外には近づいてほしくない、と考えるようになります。

3点を確認してください。プランに含まれるゲストの数と、それを超えた分のゲストにかかる費用。ゲストが既定で何を見られるか。繰り返し起きる事故は、1つのプロジェクトではなくすべてを検索できてしまう外部委託先だからです。そして、他社との共有スペースが使えるか。ゲストアカウントを1つずつ配るより、すっきりした方法です。

退職時の手続きも、同じ話に含まれます。誰かを外したら、その人のアクセスはあらゆる場所で一度に終わり、その人が参加した履歴はそのまま残るべきです。

保持期間、コンプライアンス、履歴

無料プランで保持されるメッセージは限られた期間分で、履歴がその期間から外れると、検索できなくなります。

業界として記録の保存が求められる場合は、チャンネルごとの保持ポリシー、リーガルホールド、添付ファイルを含む全履歴の書き出し、そして管理者が文書化された手続きに従ってダイレクトメッセージを読めるかを尋ねてください。同等として売られている製品でも、これらの答えは大きく異なります。

暗号化の主張にも、率直な質問が必要です。ここにある製品はほぼすべて、通信中も保存時も暗号化されています。提供企業が内容を読めないエンドツーエンド暗号化は珍しく、たいてい検索とは両立しません。

情報の洪水と、ソフトウェアでは直せない部分

通知の設定は役に立ちます。決まりごとは、それ以上に役に立ちます。

チャンネルを減らす、スレッドを既定にする、重要なことは決定ログに書き残す、そして連絡がつかなくてもよい許可。これらが、忙しいワークスペースを持ちこたえさせます。これらを同梱する製品はなく、これらがなければ持ちこたえる製品もありません。

チャットが記録の保管先になってしまうパターンに注意してください。チャンネルで決まり、他のどこにも書かれなかった決定は、履歴が流れた瞬間に失われます。3月にすでに決着したことを、チームがまた議論する羽目になるのは、そのためです。

ここでの料金のしくみ

1ユーザーにつき月額が標準で、年額払いで割引があり、プラン間の通常の差は、保持期間、ゲストの枠、管理機能、シングルサインオンに表れます。

見落としやすい費用が2つあります。誰かが辞めたあとも、ライセンスを保持したままのアカウントすべて。そして、ファイル用の場所ではなくここでファイルを共有するために、いっぱいになるストレージの計測です。どちらも、年額払いの計算とあわせて料金ページが隠していることで説明しています。

使いやすさを保つ設定の仕方

ワークスペースが快適かどうかの大半は、最初の1か月で決まり、何年も引き継がれます。

チャンネルは数を絞り、一貫した名前を付け、説明に目的を書いてください。静かなチャンネルを4つ作るより、活発なチャンネルを1つにしましょう。静かなものは、メッセージが答えられないままになる場所になるからです。

決定をどこに置くかを、早めに決めてください。チャットは会話であって記録ではありません。半年後に重要になることは、流れていくスレッドではなく、リンクを共有する文書に置きます。

返信にかかる時間への期待を、明確に取り決めてください。チャットなら即座に返すものだという思い込みが、疲弊を生みます。書面の決まりがあれば、本当に速さが必要なときの速さを損なわずに、不安だけを取り除けます。