タスク管理

この棚にあるもの

やるべきことを把握するための製品です。個人のリスト、共有のボード、繰り返し作業、リマインダー、そして1日を見通しやすくする、ほんの少しの構造を扱います。

プロジェクト管理との境界は実在します。これらのツールは仕事を整理します。プロジェクト管理のツールは、ほかの作業に左右される仕事を、期日、キャパシティ、レポートとともに調整するもので、その仕組みは、依存関係が現実になるまでは余計な負担です。

スケジュールを伴う連携した進行はプロジェクト管理に入ります。メモや参考資料はノートとWikiにあります。

入力の速さがすべて

タスク管理のシステムは、記憶することと競合しており、記憶するより遅ければ、負けます。

何かを思いついてから、記録されるまでの時間を測ってください。アプリを開き、プロジェクトを選び、日付を設定し、タイトルを入力する作業は、そのタスクにふさわしい以上の時間がかかってはいけません。入力の時点で構造を要求する製品は、そうでなければ残っていたはずの項目を失います。

モバイルとキーボードでの操作も、同じ理由で重要です。タスクの大半は、それをやる場所から離れた場所で、人に思い浮かぶからです。

ビューは、見かけほど重要ではない

ボード、リスト、カレンダー、タイムラインは、同じ記録を違う形で表示したものです。

• ボード。段階を進む作業向け。
• リスト。1日または1週間の中での優先順位向け。
• カレンダー。日付に結びついたものすべて向け。
• タイムライン。期間のある連続した作業向け。
• 絞り込みビュー。すべての中から、1人分の担当を取り出します。

有益な問いは、1つのデータが複数のビューに対応しているかです。そうなっていれば、チームが真実の2つの版を維持することなく、人がそれぞれ好みの方法で働けます。ビューごとに別のオブジェクトになっている製品は、まさにその分断を生み出します。

繰り返し作業が、これらのツールの値段に見合うところ

人がすることの大半は繰り返しで、繰り返しをうまく扱えるかどうかが、優れた製品と、チェックボックスつきのメモ書きとを分けます。

タスクの完了が遅れたあとで繰り返しがどう動くか、取り逃した回が積み上がるのかスキップされるのか、繰り返しの項目が毎回リセットされるチェックリストを持てるかを尋ねてください。そうした細部が、システムが何か月も正確なままでいられるかを決めます。

リマインダーもここに含まれます。時刻に結びついたリマインダーは役に立ちます。誰かが別のことをしている最中に届く通知はノイズで、その違いはすべて、ツールがスヌーズと再設定をどう扱うかにあります。

プロジェクト管理ツールにならずに、リストを共有する

小さなチームは、プロジェクト管理ソフトが必要になるずっと前から、タスクを共有します。

必要なのは、担当です。すべての項目に1人の名前がつくこと。そして、誰かが何を待っているかが見えること。タスクに紐づいたコメントは、流れて消えるチャットのスレッドに勝ります。

注意すべき失敗は、蓄積です。共有のリストは、400件になるまで増え続け、その時点で計画ではなく非難になります。削除こそが保守の作業であり、それをやってくれる製品はありません。

費用

ユーザー1人あたり月額で、1人なら本当に使える、個人向けの無料の階層があります。

有料の境界は、たいていストレージではなく、自動化、保存済みのビュー、ゲスト、権限、履歴の深さにあります。チームの場合は、ゲストにいくらかかるかを確認してください。取引先や業務委託先は、ワークスペース全体ではなく、1つのリストだけを見る必要があることが多いからです。

書き出しは、早めに試す価値があります。タスクとコメントは通常きれいに出ていきますが、添付ファイル、カスタムフィールド、繰り返しのルールは出ないことが多く、これは料金ページが隠していることで検討している種類の細部です。

無料の階層と有料プランの選び方

ここにあるほとんどの製品には、1人なら本当に機能する無料の階層があるため、アップグレードの問いは、なんとなくではなく意識的に答える価値があります。

リストだけではできないことが必要になったときに払ってください。複数の人にまたがる共有の担当、繰り返しの手作業を取り除く自動化、さまざまな人が頼りにする保存済みのビュー、消えたら困る履歴です。

容量には払わないでください。タスク管理のシステムが容量や項目数の上限に達することはめったになく、上限のために買ったプランは、たいてい使われないままになります。

チームの場合、注目すべき数字は階層ではなく席数です。ときどき関わる人、取引先、レビュアーは、製品が提供しているならゲストアクセスにとどめ、使われていないアカウントは、誰かが請求書に気づいたときではなく、定期的に削除してください。