Aufgabenverwaltung

Was dieses Regal abdeckt

Den Überblick behalten, was zu erledigen ist: persönliche Listen, gemeinsame Boards, wiederkehrende Arbeit, Erinnerungen und das bisschen Struktur, das einen Tag lesbar macht.

Die Grenze zum Projektmanagement ist echt. Diese Tools ordnen Arbeit. Projekt-Tools koordinieren Arbeit, die von anderer Arbeit abhängt, mit Terminen, Kapazität und Reporting, und diese Maschinerie ist Mehraufwand, solange die Abhängigkeiten nicht real sind.

Koordinierte Lieferung mit Terminplänen gehört zu Projektmanagement. Notizen und Nachschlagematerial finden Sie unter Notizen und Wiki.

Erfassungsgeschwindigkeit ist alles

Ein Aufgabensystem konkurriert mit dem Erinnern, und es verliert, sobald es langsamer ist als das Erinnern.

Messen Sie die Zeit vom Einfall bis zum erfassten Eintrag. Die Anwendung zu öffnen, ein Projekt zu wählen, einen Termin zu setzen und einen Titel zu tippen, sollte nicht länger dauern, als die Aufgabe verdient. Produkte, die schon bei der Erfassung Struktur verlangen, verlieren die Einträge, die sonst behalten worden wären.

Mobiler Zugriff und Tastaturbedienung zählen aus demselben Grund. Die meisten Aufgaben fallen Leuten weit weg von dem Ort ein, an dem sie sie erledigen werden.

Ansichten und warum sie weniger zählen, als es scheint

Boards, Listen, Kalender und Zeitleisten sind dieselben Datensätze, anders dargestellt.

• Boards für Arbeit, die Stufen durchläuft.
• Listen für die Priorität innerhalb eines Tages oder einer Woche.
• Kalender für alles, was an ein Datum gebunden ist.
• Zeitleisten für Abfolgen mit Dauer.
• Gefilterte Ansichten für den Ausschnitt einer Person aus allem.

Die nützliche Frage ist, ob ein Datenbestand mehrere Ansichten trägt, damit verschiedene Leute so arbeiten können, wie sie es bevorzugen, ohne dass das Team zwei Versionen der Wahrheit pflegt. Produkte, in denen jede Ansicht ein eigenes Objekt ist, erzeugen genau diese Zersplitterung.

Wiederkehrende Arbeit, womit diese Tools ihren Preis verdienen

Das meiste, was eine Person tut, wiederholt sich, und der Umgang mit Wiederholung trennt gute Produkte von Notizen mit Kästchen.

Fragen Sie, wie die Wiederholung funktioniert, nachdem eine Aufgabe verspätet erledigt wurde, ob sich ein verpasster Termin aufstaut oder übersprungen wird und ob ein wiederkehrender Eintrag eine Checkliste tragen kann, die sich jedes Mal zurücksetzt. Diese Details entscheiden, ob das System über Monate korrekt bleibt.

Auch Erinnerungen gehören hierher. Eine Erinnerung, die an eine Uhrzeit gebunden ist, ist nützlich. Eine Benachrichtigung, die eintrifft, während jemand etwas anderes tut, ist Rauschen, und der Unterschied liegt ganz darin, wie das Tool mit Schlummern und Verschieben umgeht.

Gemeinsame Listen, ohne ein Projekt-Tool zu werden

Kleine Teams teilen Aufgaben lange, bevor sie Projektsoftware brauchen.

Sie brauchen Zuständigkeit, sodass jeder Eintrag einen Namen trägt, und Sicht darauf, worauf jemand anderes wartet. An der Aufgabe hängende Kommentare schlagen einen Chatverlauf, der wegscrollt.

Auf das Scheitern durch Anhäufung ist zu achten. Eine gemeinsame Liste wächst, bis sie vierhundert Einträge enthält, und dann ist sie kein Plan mehr, sondern ein Vorwurf. Löschen ist die Wartungstätigkeit, und kein Produkt nimmt sie Ihnen ab.

Was es kostet

Pro Nutzer und Monat, mit kostenlosen privaten Stufen, die für eine Person wirklich nutzbar sind.

Die Grenzen der bezahlten Tarife liegen meist bei Automatisierung, gespeicherten Ansichten, Gästen, Berechtigungen und der Tiefe des Verlaufs statt beim Speicher. Prüfen Sie bei Teams, was ein Gast kostet, denn Kunden und Auftragnehmer müssen oft eine einzelne Liste sehen und nicht den ganzen Arbeitsbereich.

Der Export lohnt einen frühen Test. Aufgaben und Kommentare lassen sich meist sauber mitnehmen, Anhänge, benutzerdefinierte Felder und Wiederholungsregeln dagegen häufig nicht, und das ist die Art Detail, die was Preisseiten verschweigen untersucht.

Zwischen kostenloser Stufe und bezahltem Tarif wählen

Die meisten Produkte hier haben eine kostenlose Stufe, die für eine Person wirklich funktioniert, weshalb die Upgrade-Frage bewusst und nicht durch Treiben beantwortet werden sollte.

Zahlen Sie, wenn Sie etwas brauchen, das eine Liste allein nicht kann. Gemeinsame Zuständigkeit über mehrere Personen, Automatisierung, die einen wiederholten manuellen Schritt beseitigt, gespeicherte Ansichten, auf die sich verschiedene Leute verlassen, oder einen Verlauf, den Sie vermissen würden, wenn er verschwände.

Zahlen Sie nicht für Kapazität. Speicher- und Eintragslimits sind selten das, was einem Aufgabensystem ausgeht, und ein Tarif, der wegen seiner Obergrenze gekauft wurde, bleibt meist ungenutzt.

Bei Teams ist die Lizenzzahl die Zahl, auf die man achten muss, nicht die Stufe. Gelegentliche Mitwirkende, Kunden und Prüfer sollten, wo das Produkt es bietet, auf Gastzugang sitzen, und ruhende Konten sollten nach Plan entfernt werden und nicht erst, wenn jemand die Rechnung bemerkt.