任务管理

这个分类涵盖什么

记录要做的事：个人清单、共享看板、重复性工作、提醒，以及让一天变得清晰可读的少量结构。

它与项目管理之间的界线是真实的。这些工具整理工作。项目工具协调依赖于其他工作的工作，附带日期、产能和报表，而在依赖关系真正出现之前，这套机制只是额外的负担。

带进度计划的协同交付归入项目管理。笔记和参考资料归入笔记与Wiki。

记录速度就是一切

任务系统是在和记忆竞争，只要比记忆慢，它就输。

衡量从想到某件事到把它记下来的时间。打开应用、选择项目、设定日期、输入标题，花的时间不应该比这个任务值得的更长。在记录时就要求结构的产品，会丢掉本来可以保留下来的事项。

手机端和键盘操作也出于同样的原因而重要。大多数任务是在远离要做它们的地方，突然出现在人们的脑海里的。

视图，没有看起来那么重要

看板、清单、日历和时间线，是以不同方式显示的同一批记录。

• 看板适合经历多个阶段的工作。
• 清单适合一天或一周内的优先级。
• 日历适合一切锚定在某个日期上的事。
• 时间线适合带持续时长的序列。
• 筛选视图适合一个人从全部事项中取出的那一份。

有用的问题是，一份数据能否支持多种视图，让不同的人以自己喜欢的方式工作，而团队不必维护两个版本的事实。每个视图都是独立对象的产品，造成的恰恰是这种割裂。

重复性工作，这些工具物有所值的地方

一个人做的大部分事情都会重复，而好好处理重复，是区分好产品和带复选框的记事本的地方。

问一问，任务被拖延完成后，重复如何运作，漏掉的一次是会堆积还是被跳过，以及重复事项能否带一个每次都会重置的检查清单。这些细节决定了系统能否在数月里保持准确。

提醒也属于这里。绑定在某个时间上的提醒是有用的。有人正在做别的事时弹出的通知是噪音，而区别完全在于工具如何处理推迟和重新安排。

不变成项目工具的共享清单

小团队在需要项目软件之前很久，就已经在共享任务了。

他们需要的是责任归属，让每个事项上都有一个名字，以及能看到别人在等什么。附在任务上的评论，胜过会滚走的聊天记录。

要留意的失败是堆积。共享清单不断增长，直到包含四百个事项，到那时它就不再是计划，而成了一种指责。删除才是维护工作，没有任何产品会替您做。

它要花多少钱

按用户按月收费，有对一个人确实可用的免费个人档。

付费的界线通常落在自动化、保存的视图、访客、权限和历史深度上，而不是存储。对于团队，要检查一位访客的费用，因为客户和外包人员往往只需要查看一份清单，而不是整个工作空间。

导出值得尽早测试。任务和评论一般能干净地导出，而附件、自定义字段和重复规则往往不行，这是定价页隐藏了什么中考察的那类细节。

在免费档与付费方案之间选择

这里的多数产品都有一个对个人确实好用的免费档，这就让升级的问题值得经过考虑来回答，而不是顺其自然。

当您需要清单本身做不到的事情时再付费。多人之间的共同归属，消除重复手工步骤的自动化，不同的人所依赖的保存视图，或者一旦消失您会怀念的历史记录。

不要为容量付费。存储和事项数量的限制，很少是任务系统会耗尽的东西，为了它的上限而买的方案，通常用不上。

对于团队，要盯着的是席位数而不是档位。偶尔参与的人、客户和审阅者，应当在产品提供的情况下使用访客权限，闲置的账号应当按计划清理，而不是等有人注意到账单时再处理。