Gestão de tarefas

O que esta prateleira cobre

Acompanhar o que precisa ser feito: listas pessoais, quadros compartilhados, trabalho recorrente, lembretes e a pequena dose de estrutura que torna um dia legível.

A fronteira com a gestão de projetos é genuína. Estas ferramentas organizam o trabalho. As ferramentas de projeto coordenam o trabalho que depende de outro trabalho, com datas, capacidade e relatórios acoplados, e essa maquinaria é peso extra até que as dependências sejam reais.

A entrega coordenada com cronogramas pertence a gestão de projetos. Notas e material de referência ficam em notas e wiki.

A velocidade de captura é tudo

Um sistema de tarefas compete com a memória, e perde sempre que é mais lento que lembrar.

Meça o tempo entre pensar em algo e tê-lo registrado. Abrir o aplicativo, escolher um projeto, definir uma data e digitar um título não deveria levar mais do que a tarefa merece. Produtos que exigem estrutura na captura perdem os itens que de outra forma teriam sido guardados.

O acesso pelo celular e pelo teclado importa pelo mesmo motivo. A maioria das tarefas ocorre às pessoas longe do lugar onde vão executá-las.

Visões, e por que importam menos do que parecem

Quadros, listas, calendários e linhas do tempo são os mesmos registros exibidos de formas diferentes.

• Quadros para o trabalho que passa por etapas.
• Listas para prioridade dentro de um dia ou de uma semana.
• Calendários para tudo que está preso a uma data.
• Linhas do tempo para sequências com duração.
• Visões filtradas para a fatia de cada pessoa em meio a tudo.

A pergunta útil é se um único conjunto de dados sustenta várias visões, para que pessoas diferentes trabalhem como preferem sem que a equipe mantenha duas versões da verdade. Produtos em que cada visão é um objeto separado criam exatamente essa fragmentação.

Trabalho recorrente, que é onde essas ferramentas justificam o preço

A maior parte do que uma pessoa faz se repete, e tratar bem a repetição é o que separa os bons produtos de anotações com caixinhas de seleção.

Pergunte como a recorrência funciona depois que uma tarefa é concluída com atraso, se uma ocorrência perdida se acumula ou é pulada e se um item recorrente pode carregar uma lista de verificação que reinicia a cada vez. Esses detalhes decidem se o sistema se mantém correto ao longo de meses.

Os lembretes entram aqui também. Um lembrete atrelado a um horário é útil. Uma notificação que chega quando alguém está fazendo outra coisa é ruído, e a diferença está inteiramente em como a ferramenta trata o adiamento e a remarcação.

Listas compartilhadas sem virar uma ferramenta de projetos

As equipes pequenas compartilham tarefas muito antes de precisarem de um software de projetos.

O que elas precisam é de responsabilidade, com cada item tendo um nome ao lado, e de visibilidade sobre o que outra pessoa está esperando. Comentários presos à tarefa valem mais que uma conversa de chat que rola para fora da tela.

A falha a observar é o acúmulo. Uma lista compartilhada cresce até conter quatrocentos itens, e nesse ponto deixa de ser um plano e vira uma censura. Apagar é a atividade de manutenção, e nenhum produto fará isso por você.

Quanto custa

Por usuário por mês, com planos pessoais gratuitos que são realmente utilizáveis por uma pessoa.

Os limites pagos costumam estar em automação, visões salvas, convidados, permissões e profundidade do histórico, e não em armazenamento. Para equipes, confira quanto custa um convidado, já que clientes e prestadores muitas vezes precisam ver uma única lista e não o espaço de trabalho inteiro.

Vale testar a exportação cedo. Tarefas e comentários geralmente saem limpos, enquanto anexos, campos personalizados e regras de recorrência com frequência não, o tipo de detalhe examinado em o que as páginas de preços escondem.

Escolher entre o plano gratuito e um plano pago

A maioria dos produtos aqui tem um plano gratuito que funciona de verdade para uma pessoa, o que faz a pergunta sobre a mudança de plano valer ser respondida de propósito e não por inércia.

Pague quando precisar de algo que uma lista não faz sozinha. Responsabilidade compartilhada entre várias pessoas, automação que elimina uma etapa manual repetida, visões salvas em que pessoas diferentes se apoiam ou um histórico que você sentiria falta se desaparecesse.

Não pague por capacidade. Armazenamento e limites de itens raramente são o que acaba num sistema de tarefas, e um plano comprado pelo teto costuma ficar sem uso.

Para equipes, o número de licenças é o que se deve observar, e não o nível. Colaboradores ocasionais, clientes e revisores devem ficar com acesso de convidado quando o produto o oferece, e as contas inativas devem ser removidas num calendário e não quando alguém notar a fatura.