ノートとWiki

このカテゴリが扱う範囲

自分が知っていることを置く場所です。個人のノート、チームのWiki、会議の記録、調査、そしてドキュメントとデータベースの間のますます曖昧になる領域が含まれます。

ここの製品は、読み手によって分かれます。個人向けのツールは、書き留める速さを重視します。チーム向けのツールは、同僚が昨年書いたものを見つけることを重視します。両方を狙う製品も少数あり、妥協は通常、表に出ています。

顧客向けのドキュメントはドキュメントとナレッジベースにあります。タスクリストはタスク管理に属します。

書き留める速さが、使われるかどうかを決める

ノートツールは、1枚の紙切れと競っており、それより遅ければ負けます。

思いついてから文字になるまでの時間を測ってください。アプリを開き、適切な場所を見つけ、入力を始めるまでです。書く前に保存場所を選ぶ必要がある製品は、残せたはずの内容を失います。

モバイルでの記録も同じ理由で重要です。ノートの大半はデスクを離れて取られ、スマートフォンで開くのに8秒かかるツールは、緊急のことには静かに使われなくなります。

再び見つける

このカテゴリのことはすべて、ノートが50件なら簡単で、5000件なら難しくなります。

検索の質がすべてです。タイトルではなく、文書の途中にある言葉でクエリを試してください。添付ファイルも検索するか、結果が役に立つ順に並ぶか、大きなアーカイブでどれだけ速く応答するかを確認します。

リンクは、整理に勝ります。フォルダは、後で間違いだとわかることの多い判断を1つ強いますが、ノート間のリンクは、使ううちに構造が現れるようにします。バックリンク、メンション、あるページを参照しているものを見られる機能は、どんな階層構造よりも価値があります。

タグは、数が少ないうちは役に立ちます。200個のタグの語彙は、同じ問題を抱えた2つ目の整理方法にすぎません。

構造、データベース、そして誘惑の部分

現代の製品は、文書と構造化されたテーブルを融合させており、強力ですが、やりすぎやすいものです。

• 通常のページ: 一度書いて、ときどき読むものすべてに。
• テーブルとプロパティ: 項目がフィルタする価値のある項目を共有するとき。
• テンプレート: 会議のメモなど、繰り返される形式に。
• ビュー: 1組のレコードを、複数の用途に使えます。
• 埋め込み: 見た目はすっきりしますが、エクスポートが複雑になります。

失敗のパターンは、中に入れるものがないうちに仕組みを作ることです。最初の週に作った凝った構造は、たいてい4週目までに放棄されます。まず書き、山を見て形が明らかになってから整理してください。

同期、オフライン、ファイルの置き場所

実際の仕事に導入する前に、実務上の問いを3つ投げてください。

接続なしで動くか、離れている間に2台の端末が同じページを編集したらどうなるか。データはどこに保存され、ローカルにコピーを持てるか。エクスポートは、ほかのものが読める形式で何を出力するか。

最後の問いが重要です。プレーンテキストとMarkdownは、うまく持ち運べます。独自のブロック、リンクされたデータベース、埋め込みビューは、たいてい使えないものにフラット化され、10年分のノートがわかりにくいファイルのフォルダになる原因です。

チーム、権限、費用

共有で使うなら、スペースごと、ページごとの権限、社外の人のためのゲストアクセス、バージョン履歴の深さを確認してください。そして、誰かが退職したときに何が起きるかを見ます。個人アカウントにあるノートは、建物から出ていってしまうことがあるからです。

料金はユーザー単位の月額で、個人向けの無料枠は十分に実用的です。チームを上位に押し上げる境界は、通常、ストレージではなく、バージョン履歴、権限、ゲスト、シングルサインオンです。ほかのカテゴリにも見られる似たパターンは、料金ページが隠していることにまとめています。

個人向け、チーム向け、そしてその気まずい中間

個人用のノートアプリは、書き留める速さと検索で評価され、一貫してそこに書くなら、ほとんどどれでも機能します。

チームのWikiは、1年前に書いたものを、他の誰かがあなたに聞かずに見つけられるかで評価されます。そのためには、構造、権限、命名規則、そして自分ではなく読み手のために書く習慣が必要です。

気まずい中間とは、個人向けのツールをチームが非公式に採用する状態です。しばらくは機能しますが、構造を作った人が去った日に破綻します。何も文書化されておらず、半分は非公開のスペースにあったからです。

ノートが複数の人にとって重要なら、最初から組織が所有する場所に置いてください。後から移すことは可能ですが、何かが失われる前に実行されることはまずありません。