Заметки и вики

Что входит в эту категорию

Место, куда класть то, что вы знаете: личные заметки, командные вики, записи встреч, исследования и всё более размытое пространство между документом и базой данных.

Продукты здесь делятся по аудитории. Личные инструменты оптимизируют скорость записи. Командные оптимизируют поиск того, что коллега написал в прошлом году. Некоторые пытаются совмещать, и компромисс обычно заметен.

Документация для клиентов относится к документации и базе знаний. Списки задач живут в управлении задачами.

Скорость записи решает, будут ли пользоваться

Приложение для заметок конкурирует с клочком бумаги и проигрывает, когда оказывается медленнее.

Измерьте время от мысли до записанного слова: открыть приложение, найти нужное место и начать печатать. Продукты, требующие выбрать место до начала записи, теряют материал, который иначе был бы сохранён.

Мобильная запись важна по той же причине. Большинство заметок делается вдали от стола, а инструмент, который открывается на телефоне восемь секунд, незаметно перестают использовать для всего срочного.

Найти снова

Всё в этой категории просто при пятидесяти заметках и трудно при пяти тысячах.

Качество поиска решает всё. Попробуйте запрос со словами из середины документа, а не из заголовка. Проверьте, ищет ли он по вложениям, полезно ли ранжирует результаты и как быстро отвечает на большом архиве.

Связи лучше раскладывания по папкам. Папки заставляют принять одно решение, которое позже часто оказывается неверным, а связи между заметками позволяют структуре возникнуть из использования. Обратные ссылки, упоминания и возможность увидеть, что ссылается на страницу, ценнее любой иерархии.

Теги помогают, пока их немного. Словарь из двухсот тегов это вторая система папок с той же проблемой.

Структура, базы данных и соблазнительная часть

Современные продукты соединяют документы со структурированными таблицами, что мощно и легко переборщить.

• Простые страницы для всего, что пишется один раз и читается изредка.
• Таблицы и свойства, когда у элементов есть общие поля, по которым стоит фильтровать.
• Шаблоны для повторяющихся форматов, например заметок со встреч.
• Представления, чтобы один набор записей служил нескольким целям.
• Встраиваемые блоки, которые выглядят элегантно и усложняют экспорт.

Типичный сбой: строить систему, пока в неё нечего класть. Сложные структуры, созданные в первую неделю, обычно бросают к четвёртой. Сначала пишите, а упорядочивайте, когда куча сама подскажет форму.

Синхронизация, офлайн и где лежат файлы

Прежде чем принимать что-либо для настоящей работы, задайте три практических вопроса.

Работает ли оно без соединения и что происходит, когда два устройства правят одну страницу порознь? Где хранятся данные и можно ли держать локальную копию? Что даёт экспорт и в каком формате, который сможет прочитать что-то другое?

Последний вопрос самый важный. Обычный текст и Markdown переносятся хорошо. Проприетарные блоки, связанные базы данных и встроенные представления обычно сплющиваются в нечто непригодное, и так десятилетие заметок превращается в папку непонятных файлов.

Команды, права доступа и стоимость

Для совместной работы смотрите на права по пространствам и страницам, гостевой доступ для посторонних и глубину истории версий. Затем посмотрите, что происходит, когда кто-то уходит: заметки в личном аккаунте могут уйти вместе с человеком.

Цена считается за пользователя в месяц, и бесплатные личные тарифы действительно пригодны к работе. Границы, толкающие команды вверх, обычно проходят по истории версий, правам, гостям и единому входу, а не по хранилищу. Похожие схемы в других категориях изложены в материале что скрывают страницы с ценами.

Личные инструменты, командные инструменты и неудобная середина

Личное приложение для заметок оценивают по скорости записи и поиску, и почти любое подойдёт, если писать в нём последовательно.

Командную вики оценивают по тому, сможет ли кто-то другой найти написанное вами год назад, не спрашивая вас. Для этого нужны структура, права доступа, соглашения об именах и привычка писать для читателя, а не для себя.

Неудобная середина: личный инструмент, неформально принятый командой. Какое-то время он работает, а потом ломается в тот день, когда уходит человек, построивший структуру, потому что ничего не было документировано, а половина жила в личном пространстве.

Если заметки важны не одному человеку, с самого начала кладите их туда, чем владеет организация. Переехать позже можно, но это редко происходит раньше, чем что-то потеряется.