Планирование и запись

Что входит в эту категорию

Возможность для других записаться на время к вам без обмена сообщениями: правила доступности, страницы записи, подтверждения, напоминания и оплата в момент записи.

Применение делится надвое. Ссылки для встреч, звонков по продажам и собеседований, где цель в том, чтобы убрать переписку о времени. И запись на услуги, где цель в том, чтобы заполнить расписание и сократить неявки.

Работа по сменам относится к категории планирование персонала. Заказы, распределённые по местам и маршрутам, это выездное обслуживание.

Доступность это вопрос правил

Каждый продукт показывает свободное время. Различия проявляются, когда вы описываете свои реальные ограничения.

Перерывы между приёмами. Минимальный срок до записи. Максимум за день. Разная длительность для разных людей. Доступность, которая меняется по дням, по услугам или по сотрудникам. Правила о том, кто какой слот может занять.

Если инструмент не умеет выразить ваши правила, вам придётся исправлять записи вручную, а это сводит на нет всю пользу. Выпишите свои ограничения до пробного периода и проверьте их по очереди.

Часовые пояса это место, где ломаются продукты подешевле. Запишитесь из другой страны, затем перенесите запись и прочитайте, что на самом деле написано в подтверждении.

Как сократить неявки

• Подтверждения, отправляемые сразу, с приложенным событием календаря.
• Напоминания перед приёмом по почте и при желании на телефон.
• Предоплата или залог, которые меняют поведение сильнее напоминаний.
• Окна отмены, которые действительно соблюдаются, а не просто объявлены.
• Простой перенос, потому что перенесённая запись лучше пустого слота.

Предоплата самый сильный рычаг для сферы услуг. Запись, в которую человек уже что-то вложил, сохраняется заметно чаще, и путь оплаты стоит проверить как следует: поддерживаемые способы, возвраты и что происходит, если карта отклонена.

Напоминания на телефон лучше всего сокращают неявки и обычно оплачиваются за каждое сообщение. Узнайте цену для тех стран, где находятся ваши клиенты.

Команды, маршрутизация и неудобные случаи

Когда запись могут принять несколько человек, вопросы меняются.

Круговое распределение, общий пул доступности, где подходит любой свободный сотрудник, и коллективная запись, где должны присутствовать сразу несколько человек, это три разных поведения, и продукты поддерживают их неравномерно. Маршрутизация по ответам в форме важна, когда обращение должно попасть к нужному специалисту, а не в ближайший свободный слот.

Спросите, что происходит, когда сотрудника добавляют, убирают или он уходит в отпуск, и остаются ли существующие записи нетронутыми после такого изменения.

Сама страница записи

Для бизнеса с приёмом страница записи это витрина, так что относитесь к ней соответственно.

Проверьте, можно ли использовать собственный домен и оформление, как страница загружается на телефоне, сколько шагов занимает запись и можно ли на вашем тарифе убрать брендинг вендора. Каждое лишнее поле стоит завершённых записей, как и при оформлении заказа.

Затем проверьте, что происходит после: попадает ли карточка клиента в CRM, узнаётся ли повторный клиент и видна ли история приёмов тому, кто отвечает на звонки.

Цены и интеграции

Стандарт это плата за пользователя в месяц, а границы тарифов обычно проходят по нескольким типам событий, платежам, командной маршрутизации и снятию брендинга.

Прежде всего стоит убедиться в охвате календарей, в том числе читает ли сервис каждый календарь, который ведёт человек. Комиссии за обработку платежей идут отдельно от подписки, а плата за сообщения отдельно от обеих. Смоделируйте все три при вашем реальном числе записей, а не сравнивайте ежемесячные заголовки: такая арифметика описана в материале что скрывают страницы с ценами.

Ссылки для продаж и запись на услуги требуют разных настроек

Ссылка на встречу, которой пользуется отдел продаж, оптимизирована на скорость. Мало вопросов, щедрая доступность, мгновенное подтверждение и маршрутизация к тому, кто может провести разговор.

Запись на услугу оптимизирована под расписание. Предоплата, правила отмены, назначение сотрудника, перерывы на подготовку и дорогу и напоминания, сокращающие пустые слоты.

Собеседования находятся между ними, с дополнительной сложностью: свободными должны быть сразу несколько человек, а кандидат не должен видеть внутренние подробности календарей.

Продукты справляются с этим неравномерно, и один и тот же продукт, настроенный под одну задачу, обычно раздражает аудиторию другой. Если нужны оба сценария, проверьте, поддерживает ли инструмент отдельные типы записи со своими правилами, а не одну общую настройку.