Pianificazione e prenotazioni

Che cosa copre questa categoria

Permettere ad altre persone di prenotare del tempo con voi senza uno scambio di messaggi: regole di disponibilità, pagine di prenotazione, conferme, promemoria e pagamento al momento della prenotazione.

Gli usi si dividono in due. I link per le riunioni, per chiamate commerciali e colloqui, dove l’obiettivo è eliminare la conversazione per trovare un orario. La prenotazione di appuntamenti per i servizi, dove l’obiettivo è riempire l’agenda e ridurre le mancate presentazioni.

Il lavoro pianificato a turni appartiene a Gestione del personale. Gli interventi assegnati per luogo e spostamento stanno in Assistenza sul campo.

La disponibilità è un problema di regole

Ogni prodotto mostra il tempo libero. Le differenze emergono quando si descrivono i vincoli reali.

Intervalli tra un appuntamento e l’altro. Preavviso minimo prima di una prenotazione. Un massimo giornaliero. Durate diverse offerte a persone diverse. Disponibilità che varia per giorno, per servizio o per membro del personale. Regole su chi può prenotare quale orario.

Se lo strumento non riesce a esprimere le vostre regole, finirete per correggere le prenotazioni a mano, il che annulla l’intero vantaggio. Scrivete i vostri vincoli prima della prova e controllateli uno per uno.

I fusi orari sono il punto in cui i prodotti più economici cedono. Provate una prenotazione fatta da un altro paese, poi spostatela e leggete che cosa dice davvero la conferma.

Ridurre le mancate presentazioni

• Conferme inviate subito, con una voce di calendario allegata.
• Promemoria prima dell’appuntamento, via email e facoltativamente sul telefono.
• Caparre o pagamento anticipato, che cambiano il comportamento più dei promemoria.
• Finestre di cancellazione, applicate davvero e non solo dichiarate.
• Spostamento facile, perché un appuntamento spostato è meglio di un orario vuoto.

Le caparre sono la leva più forte per le attività di servizi. Una prenotazione per cui qualcuno ha già pagato qualcosa viene rispettata molto più spesso, e il percorso di pagamento merita un controllo serio: metodi supportati, rimborsi e che cosa succede quando una carta fallisce.

I promemoria sul telefono riducono di più le mancate presentazioni e di solito hanno un costo per messaggio. Chiedete la tariffa per i paesi in cui si trovano davvero i vostri clienti.

Team, instradamento e i casi scomodi

Quando più persone possono accettare una prenotazione, le domande cambiano.

La distribuzione a rotazione, la disponibilità condivisa in cui va bene chiunque sia libero e la prenotazione collettiva in cui più persone devono essere presenti sono tre comportamenti diversi, e i prodotti li supportano in modo disomogeneo. L’instradamento in base alle risposte di un modulo conta quando una richiesta deve arrivare allo specialista giusto invece che al primo orario libero.

Chiedete che cosa succede quando un membro del personale viene aggiunto, rimosso o va in ferie, e se le prenotazioni esistenti sopravvivono intatte a questa modifica.

La pagina di prenotazione in sé

Per chi vive di appuntamenti la pagina di prenotazione è una vetrina, quindi trattatela come tale.

Verificate se può usare il vostro dominio e il vostro marchio, come si carica su un telefono, quanti passaggi richiede una prenotazione e se il marchio del fornitore si può rimuovere con il vostro piano. Ogni campo in più costa prenotazioni completate, esattamente come in un checkout.

Poi controllate che cosa succede dopo: se la scheda del cliente arriva al CRM, se un cliente che ritorna viene riconosciuto e se lo storico degli appuntamenti è visibile a chi risponde al telefono.

Prezzi e integrazioni

Il prezzo per utente al mese è lo standard, con i confini di solito su più tipi di evento, pagamenti, instradamento del team e rimozione del marchio.

La copertura dei calendari va verificata prima di tutto il resto, compreso se legge ogni calendario che una persona tiene. Le commissioni sull’elaborazione dei pagamenti sono separate dall’abbonamento, e i costi dei messaggi sono ancora una voce a parte. Calcolate tutte e tre ai vostri volumi reali di prenotazione invece di confrontare i prezzi mensili in evidenza: è l’aritmetica descritta in che cosa nascondono le pagine dei prezzi.

I link commerciali e le prenotazioni di servizi richiedono impostazioni diverse

Un link per le riunioni usato da un team commerciale è ottimizzato per la velocità. Poche domande, disponibilità ampia, conferma immediata e instradamento verso chi può portare avanti la conversazione.

Una prenotazione di servizio è ottimizzata per l’agenda. Caparre, regole di cancellazione, assegnazione del personale, intervalli per preparazione e spostamenti, e promemoria che riducano gli orari vuoti.

I colloqui stanno a metà, con la complicazione aggiuntiva che più persone devono essere libere nello stesso momento e che i candidati non devono vedere i dettagli del calendario interno.

I prodotti li gestiscono in modo disomogeneo, e lo stesso prodotto configurato per un compito di solito infastidisce l’altro pubblico. Dove esistono entrambe le esigenze, verificate se lo strumento supporta tipi di prenotazione separati con regole proprie invece di un’unica configurazione condivisa.