Assistenza sul campo

Che cosa copre questa categoria

Software per il lavoro che si svolge lontano dall’ufficio: assegnare gli interventi, pianificare i percorsi, dare ai tecnici ciò che serve sul posto e trasformare una visita conclusa in una fattura.

I settori sono molto diversi tra loro. Manutenzione, installazione, pulizie, ispezioni, riparazioni e servizi di pubblica utilità comprano tutti da questo scaffale, e un prodotto tarato su uno può adattarsi male a un altro.

La turnazione del personale appartiene alla gestione del personale. Prenotare appuntamenti dove lo spostamento non conta è pianificazione e prenotazioni.

Il dispatch è un problema di geografia

Assegnare gli interventi non è un esercizio di calendario quando entra in gioco il viaggio.

Il tecnico giusto è quello con la competenza corretta, i ricambi necessari, la certificazione adeguata e una posizione che rende sensato lo spostamento. I prodotti differiscono per quanti di questi vincoli riescono a gestire insieme e per la possibilità che un dispatcher scavalchi il suggerimento quando la realtà interviene.

Chiedi che cosa succede quando un intervento si prolunga. Il riordino automatico del resto della giornata, con avviso ai clienti coinvolti, è la funzione che separa i prodotti seri da un calendario con una mappa attaccata.

Il lavoro urgente è l’altra prova. Una chiamata per lo stesso giorno deve entrare in una giornata già pianificata senza smontarla, e lo strumento dovrebbe mostrare il costo di ogni opzione invece di sceglierne una in silenzio.

Il lato mobile decide l’adozione

I tecnici usano questo software in furgone, in locali tecnici, in sottotetti e in scantinati. Se lì è sgradevole, non verrà usato e l’ufficio tornerà a telefonare alle persone.

• Funzionamento offline, con la scheda dell’intervento disponibile e gli aggiornamenti in coda fino al ritorno del segnale.
• Storico degli interventi per il sito, perché nessuno arrivi alla cieca rispetto alla visita del mese scorso.
• Fotografie e firme raccolte come prova e allegate in automatico alla scheda.
• Ricambi usati, registrati sul posto invece di essere ricordati in magazzino.
• Tempo sul posto, rilevato senza chiedere a qualcuno di compilare un timesheet più tardi.

Prova con un tecnico vero e non con un responsabile. Le domande che contano sono quanti tocchi richiede un intervento normale e se la batteria del telefono regge una giornata intera.

Ricambi, scorte e il problema del furgone

Le scorte in questa categoria si muovono di continuo e stanno in posti che nessuno conta.

Cerca livelli di scorta tenuti per furgone oltre che per magazzino, trasferimenti tra i due e un modo per riservare i ricambi a un intervento pianificato. Senza questo, i tecnici accumulano, il conteggio si sfalsa e qualcuno attraversa mezza provincia per un componente che era già a bordo.

Anche i collegamenti con gli acquisti contano per lo stesso motivo. Un ricambio consumato sul posto dovrebbe ridurre la scorta, comparire in fattura e far partire un riordino senza che tre persone diverse lo digitino.

Clienti, prove e incasso

La visita è davvero finita solo quando è fatturata e accettata.

Controlla il lato rivolto al cliente: conferme degli appuntamenti, una fascia oraria di arrivo, la notifica quando il tecnico è in viaggio e il resoconto di ciò che è stato fatto. Riducono le visite andate a vuoto e le contestazioni più di qualunque cosa interna.

Poi controlla il percorso del denaro. Un intervento concluso dovrebbe produrre una fattura dalle ore di lavoro e dai ricambi registrati sul posto, con la possibilità di pagare alla porta se si adatta al tuo mestiere. Il lavoro in garanzia e a contratto richiede lo stesso percorso con regole diverse, e i prodotti differiscono nel capire la differenza.

Quanto costa

Per utente al mese, di solito con tariffe separate per gli utenti d’ufficio e per i tecnici sul campo, e a volte con un minimo di più postazioni.

Ottimizzazione dei percorsi, portali clienti, controllo delle scorte e integrazione con la contabilità sono le funzioni che di solito stanno sopra il piano base, e la maggior parte dei mestieri ne richiede almeno due. Nel totale vanno inclusi anche l’hardware, i dati mobili e l’eventuale costo per messaggio delle notifiche ai clienti.

Chiedi che cosa succede con il personale stagionale, perché pagare dodici mesi per una squadra estiva è uno spreco frequente. Lo schema più generale dei contatori silenziosi è illustrato in ciò che le pagine dei prezzi nascondono.

Far usare lo strumento ai tecnici

L’adozione decide se questo software porta qualcosa, e i tecnici sono un pubblico esigente, a ragione.

Vengono giudicati sugli interventi completati, non sull’inserimento dei dati, quindi tutto ciò che aggiunge minuti a ogni visita viene abbandonato. Coinvolgi due o tre di loro nella prova e prendi le loro obiezioni alla lettera, non come resistenza al cambiamento.

I dettagli che contano sono piccoli. Se la scheda dell’intervento si apre con un tocco. Se le fotografie si caricano senza attese. Se il telefono funziona con i guanti, sotto la pioggia, alla luce del sole e in un locale tecnico buio. Se la visita del mese scorso è visibile prima di bussare alla porta.

Poi elimina la carta che il sistema sostituisce. Se i tecnici compilano ancora un modulo oltre all’applicazione, non si è guadagnato nulla e se ne sono accorti tutti.