Suivi du temps

Ce que couvre cette catégorie

Enregistrer des heures et en faire quelque chose d’utile : feuilles de temps, chronomètres, calcul des coûts de projet, facturation, validations et, à une extrémité du marché, surveillance de ce que font les gens devant un écran.

Les raisons de suivre le temps diffèrent, et elles mènent à des produits différents. Facturer des clients exige de la précision par tâche. La paie exige une classification correcte des heures. Comprendre où est passée la semaine exige peu de friction et rien d’autre.

La planification du personnel à l’avance relève de la gestion des effectifs. Le payer relève de la paie.

Décidez pourquoi vous suivez le temps

L’échec le plus courant ici consiste à collecter des heures dont personne ne se sert.

Si c’est pour la facturation, la précision compte, tout comme le chemin vers la facture. Si c’est pour la paie, la classification compte plus que la précision : heures supplémentaires, pauses, absences et majorations doivent être justes. Si c’est pour comprendre la capacité, des données approximatives collectées régulièrement valent mieux que des données exactes collectées de temps en temps.

Quand rien de cela ne s’applique, suivre le temps crée du travail administratif sans personne pour l’utiliser au bout, et les gens arrêtent en un mois.

La saisie, et le problème de la friction

Chaque méthode troque la précision contre l’effort.

• Les chronomètres, précis quand on y pense, ce qui n’est souvent pas le cas.
• La saisie manuelle, honnête, rapide à corriger, dépendante de la mémoire.
• La saisie automatique à partir des applications et des documents, complète et à relire.
• Le pointage d’entrée et de sortie, pour le travail posté, parfois avec une borne physique.
• L’import d’agenda, qui transforme les réunions en entrées sans ressaisie.

La plupart des équipes finissent par une saisie automatique avec un passage de correction hebdomadaire, car reconstituer une semaine de mémoire produit des feuilles de temps nettes, plausibles et entièrement fausses.

Quelle que soit la méthode, l’entrée doit pouvoir être rattachée à un client, un projet ou une tâche, faute de quoi les données ne répondent à rien.

Facturation, validation et paiement

Pour les agences et les cabinets de conseil, ce logiciel se place entre le travail accompli et l’argent reçu.

Regardez les taux : par personne, par projet, par type de tâche, et l’effet d’un changement de taux sur les entrées déjà enregistrées. Regardez les validations, car des heures non validées qui partent directement sur une facture sont l’origine des litiges. Regardez enfin le chemin vers la facturation, car ressaisir une feuille de temps dans une facture est à la fois lent et source d’erreurs.

Budgets et alertes comptent aussi. Savoir qu’un projet au forfait a dépassé son estimation alors qu’il reste encore du temps pour réagir vaut mieux que de le découvrir à la fin.

La surveillance, et où placer la limite

Certains produits de cette catégorie enregistrent des captures d’écran, l’usage des applications, les périodes d’inactivité et les niveaux d’activité. C’est sensible sur le plan juridique comme culturel, et les règles varient considérablement selon les pays.

La transparence est le minimum partout : les gens doivent savoir ce qui est enregistré, pourquoi, et qui peut le voir. Plusieurs juridictions exigent une justification documentée et limitent ce qui peut être collecté, et le consentement donné par un salarié sous pression implicite est accueilli avec scepticisme par les autorités.

Il y a aussi un argument pratique. La surveillance change les comportements plutôt que la productivité, et les équipes qui l’adoptent tendent à perdre la confiance qui rendait le travail bon. Achetez le niveau d’observation que le travail exige vraiment, et pas davantage.

Reporting et coût

Les rapports qui valent la peine sont simples : heures par personne, par projet et par client, avec facturable et non facturable séparés, et une comparaison avec l’estimation.

La tarification se fait par utilisateur et par mois, la facturation, les validations, la planification et l’export vers la paie déterminant les niveaux. Vérifiez si la connexion avec votre produit de paie ou de facturation est incluse ou en option, car ce lien est généralement la raison pour laquelle le logiciel a été acheté. L’ensemble plus large des compteurs discrets est réuni dans ce que cachent les pages de tarifs.

Faire réellement saisir les heures

L’adoption dans cette catégorie est pire que dans presque toute autre, parce que la personne qui saisit les données est rarement celle qui en profite.

Trois choses aident. Garder la saisie courte, pour qu’une journée prenne une minute et non quinze. Montrer aux gens leurs propres chiffres, car un récapitulatif hebdomadaire de l’emploi du temps est réellement utile à celui qui l’a enregistré. Et utiliser les données de façon visible, car le personnel remarque vite quand les feuilles de temps qu’il remplit n’alimentent rien.

La quatrième chose est de ne pas ajouter de champs. Chaque classification supplémentaire paraît inoffensive à celui qui conçoit le formulaire et multiplie l’effort de tous ceux qui le remplissent.

Là où les heures déterminent les factures, convenez des règles avant le premier cycle de facturation : ce qui est facturable, quel arrondi s’applique et qui valide. Ces discussions coûtent peu à l’avance et cher devant un client.