E-Signatur und Verträge

Was diese Kategorie abdeckt

Dokumente unterschreiben lassen, ohne sie auszudrucken, plus die Abläufe drumherum: Vorlagen, Freigabewege, versiegelte Prüfpfade und, im oberen Segment, die Verwaltung von Verträgen, sobald sie existieren.

Die meisten Käufer kommen wegen der Signatur und stellen fest, dass der Workflow darum herum mehr zählt. Dasselbe Vertragsmuster vierzigmal im Monat vorzubereiten ist der eigentliche Aufwand, die Unterschrift ist der schnelle Teil.

Die Ablage fertiger Dateien gehört in Dateispeicher. Das Verhandeln von Konditionen im Verlauf eines Verkaufszyklus überschneidet sich mit CRM und Vertrieb.

Woran eine Signatur Bestand hat

Die Rechtswirksamkeit ruht hier auf drei Dingen: Der Unterzeichner wollte unterschreiben, Sie können zeigen, wer er war, und das Dokument hat sich seither nicht verändert.

Die Produkte leisten das über einen Prüfpfad: Zeitstempel für Öffnen, Ansehen und Unterschreiben, Netzwerkdaten, die genaue Dokumentversion und ein Siegel, das spätere Änderungen erkennbar macht. In einem Streitfall ist dieses Protokoll das Beweismittel. Das Bild der Unterschrift ist Dekoration.

Für Verträge mit höherem Risiko gibt es Stufen. Eine einfache elektronische Signatur genügt in den meisten Ländern für gewöhnlichen Geschäftsverkehr. Fortgeschrittene und qualifizierte Formen fügen eine geprüfte Identität und ein Zertifikat eines vertrauenswürdigen Anbieters hinzu, was manche regulierten Geschäfte verlangen. Kaufen Sie die Stufe, nach der Ihre Vertragspartner und Aufsichtsbehörden tatsächlich fragen, nicht die höchste, die es gibt.

Eine kurze Liste von Dokumenten fällt meist ganz aus dem elektronischen Unterschreiben heraus, und sie ist von Land zu Land verschieden. Immobilienübertragungen, Testamente und bestimmte familienrechtliche Angelegenheiten sind die wiederkehrenden Beispiele.

Identität, und wie viel Nachweis Sie brauchen

Jede Signaturanfrage beantwortet die Frage, wer diese Person ist, mit einem gewissen Grad an Sicherheit.

• Besitz der E-Mail-Adresse, der Standard und für ein gewöhnliches Bestellformular ausreichend.
• Ein Einmalcode per SMS, der mit geringem Aufwand einen zweiten Faktor ergänzt.
• Zugangscodes, die dem Unterzeichner auf einem anderen Weg mitgeteilt werden.
• Dokumentenprüfung anhand eines Ausweises, für Verträge mit höherem Wert.
• Zertifikatsbasierte Identität, erforderlich für die strengsten rechtlichen Stufen.

Stärkere Verifizierung kostet Geld und erzeugt Reibung, und Reibung senkt die Abschlussquote. Wählen Sie das Verfahren passend zum Risiko, statt überall das stärkste anzuwenden.

Vorlagen und Routing kosten die meiste Zeit

Den echten Nutzen haben die Teams, die dasselbe Dokument immer wieder verschicken.

Prüfen Sie, wie Vorlagen mit variablen Feldern, bedingten Abschnitten und Preisen umgehen, die sich je Kunde ändern. Schauen Sie dann auf das Routing: nacheinander Unterzeichnende, parallele Gruppen, interne Freigabe, bevor etwas versendet wird, und was passiert, wenn eine Partei an eine Kollegin oder einen Kollegen delegiert.

Auch Erinnerungen und Fristen verdienen einen Blick. Ein unsigniertes Dokument, das drei Wochen lang still herumliegt, ist der normale Ausfall, und automatisches Nachfassen behebt das meiste davon.

Zahlungseinzug bei der Unterschrift lohnt sich, wenn Sie Anzahlungen nehmen, denn im Moment der Einigung zahlen die Leute am bereitwilligsten.

Archiv, Aufbewahrung und der Weg nach draußen

Ein unterschriebener Vertrag ist ein Dokument, das Sie in sieben Jahren noch brauchen können, lange nachdem Ihr Abonnement neu verhandelt wurde.

Fragen Sie, wo fertige Dokumente liegen, ob sie automatisch in Ihren eigenen Speicher geliefert werden können und ob das versiegelte Original mitreist. Prüfen Sie die Aufbewahrungsregeln, die Löschung auf Anfrage und ob der Anbieter nach Ihrem Weggang eine Kopie behält.

Die Anbindung an die Systeme, die Dokumente erzeugen, spart in der Praxis den meisten Aufwand: Der Vertrag sollte aus Daten entstehen, die Sie bereits haben, statt noch einmal abgetippt zu werden.

Wie Tarife gemessen werden

Üblich ist ein Preis pro Nutzer und Monat mit einem Kontingent an Umschlägen, darüber hinaus fallen Gebühren pro Umschlag an. Ein Dokument mit vier Unterzeichnern ist meist trotzdem ein Umschlag, das sollten Sie bestätigen lassen.

Vorlagen, Massenversand, erweiterte Identitätsprüfungen, Zahlungseinzug und der Zugang zur Schnittstelle liegen tendenziell oberhalb der Einstiegsstufe, und eines davon ist normalerweise der Grund, warum ein Team innerhalb eines Quartals hochstuft. Fragen Sie, was mit einem ungenutzten Umschlag-Kontingent bei der Verlängerung geschieht, denn es wird selten übertragen. Ähnliche Muster im ganzen Markt zeigt was Preisseiten verschweigen.

Über den Vertrieb hinaus einführen

Signatursoftware kommt meist über den Vertrieb ins Haus und bringt anderswo mehr Nutzen.

Die Personalabteilung verschickt Angebote, Arbeitsverträge und Bestätigungen von Richtlinien. Die Finanzabteilung verschickt Lieferantenverträge und Konditionen. Der Betrieb verschickt alles, was vor Arbeitsbeginn eine Freigabe braucht.

Das Hindernis ist selten die Software. Es ist, dass jedes dieser Teams sein eigenes Dokument, seinen eigenen Freigeber und seine eigene Vorstellung davon hat, was als Nächstes passiert.

Vereinheitlichen Sie die Vorlagen, bevor Sie die Nutzung ausweiten, denn vierzig Varianten desselben Vertrags sind es, die das Werkzeug wie Mehrarbeit wirken lassen. Entscheiden Sie dann, wo fertige Dokumente liegen, denn ein unterschriebener Vertrag, der nur in der Signaturplattform liegt, ist ein Dokument, das außerhalb dieses Teams niemand findet.