Firma electrónica y contratos

Qué cubre esta categoría

Conseguir que los documentos se firmen sin imprimirlos, más la maquinaria que lo rodea: plantillas, circuitos de aprobación, registros de auditoría sellados y, en la gama alta, la gestión de los acuerdos una vez firmados.

La mayoría de los compradores llegan buscando firmas y descubren que el flujo de trabajo alrededor importa más. Preparar el mismo contrato cuarenta veces al mes es el coste real, y la firma es la parte rápida.

El almacenamiento de los archivos terminados corresponde a almacenamiento de archivos. La negociación de condiciones a lo largo de un ciclo de venta se solapa con CRM y ventas.

Qué hace que una firma resista

Su validez legal descansa en tres cosas: que quien firma tuviera la intención de hacerlo, que pueda demostrarse quién era y que el documento no haya cambiado desde entonces.

Los productos lo resuelven con un registro de auditoría: marcas de tiempo de apertura, visualización y firma, datos de red, la versión exacta del documento y un sello que hace detectable cualquier alteración posterior. En una disputa, ese registro es la prueba. La imagen de la firma es decoración.

Para los acuerdos de mayor riesgo existen niveles. La firma electrónica simple cubre el papeleo comercial ordinario en la mayor parte de los lugares. Las formas avanzada y cualificada añaden identidad verificada y un certificado emitido por un proveedor de confianza, que algunas operaciones reguladas exigen. Conviene contratar el nivel que piden realmente las contrapartes y los reguladores, no el más alto disponible.

Un grupo reducido de documentos suele quedar fuera de la firma electrónica, y varía según el país. Las transmisiones de inmuebles, los testamentos y ciertos asuntos de familia son los ejemplos recurrentes.

La identidad y cuánta prueba hace falta

Cada solicitud de firma responde a la pregunta de quién es esa persona con algún grado de confianza.

• Posesión del correo electrónico, la opción por defecto y suficiente para un pedido rutinario.
• Un código de un solo uso por SMS, que añade un segundo factor a bajo coste.
• Códigos de acceso que se comunican al firmante por otra vía.
• Comprobación de documentos frente a un documento de identidad, para acuerdos de mayor valor.
• Identidad basada en certificado, necesaria para los niveles legales más estrictos.

Una verificación más fuerte cuesta dinero y añade fricción, y la fricción reduce las firmas completadas. Conviene ajustar el método al riesgo en lugar de aplicar el más estricto en todas partes.

Las plantillas y los circuitos se llevan el tiempo

Los equipos que sacan un valor real de estos productos son los que envían el mismo documento una y otra vez.

Hay que ver cómo gestionan las plantillas los campos variables, las secciones condicionales y los precios que cambian según el cliente. Después, el circuito: firmantes en secuencia, grupos en paralelo, aprobación interna antes de enviar nada y qué ocurre cuando una de las partes delega en un compañero.

Los recordatorios y la caducidad también merecen una comprobación. Un documento sin firmar durante tres semanas es el fallo habitual, y el seguimiento automático resuelve la mayor parte.

Cobrar en el momento de la firma vale la pena si se piden anticipos, ya que el instante del acuerdo es cuando más gusto se paga.

Registros, conservación y cómo sacar los documentos

Un acuerdo firmado es un registro que puede hacer falta dentro de siete años, mucho después de haber renegociado la suscripción.

Conviene preguntar dónde se guardan los documentos completados, si pueden entregarse automáticamente a su propio almacenamiento y si el original sellado viaja con ellos. Hay que revisar las reglas de conservación, el borrado a petición y si el proveedor conserva una copia después de la baja.

La integración con los sistemas que generan los documentos es la que más esfuerzo ahorra en la práctica: el acuerdo debe crearse a partir de datos que ya existen, sin volver a teclearlos.

Cómo se miden los planes

Lo habitual es cobrar por usuario y mes con una cantidad de sobres incluida, y cargos por los sobres que excedan esa cantidad. Un documento con cuatro firmantes suele seguir contando como un solo sobre, algo que conviene confirmar.

Plantillas, envíos masivos, verificaciones de identidad avanzadas, cobros y acceso por API tienden a quedar por encima del nivel de entrada, y uno de ellos suele ser el motivo por el que un equipo cambia de plan en un trimestre. Hay que preguntar qué ocurre al renovar con los sobres no usados, ya que rara vez se acumulan. Hábitos parecidos en todo el mercado aparecen en lo que ocultan las páginas de precios.

Extenderlo más allá del equipo comercial

El software de firma suele entrar por ventas y aporta más valor en el resto de áreas.

Recursos humanos envía ofertas, contratos y acuses de recibo de políticas. Finanzas envía acuerdos con proveedores y condiciones. Operaciones envía todo lo que requiere una aprobación antes de empezar a trabajar.

El obstáculo rara vez es el software. Es que cada uno de esos equipos tiene su propio documento, su propio aprobador y su propia idea de lo que viene después.

Conviene unificar las plantillas antes de ampliar el uso, porque cuarenta variantes del mismo acuerdo son lo que hace que la herramienta parezca trabajo extra. Después, decidir dónde viven los documentos completados: un contrato firmado que solo existe en la plataforma de firma es un registro que nadie fuera de ese equipo puede encontrar.