Firma elettronica e contratti

Che cosa copre questa categoria

Far firmare i documenti senza stamparli, più tutto ciò che sta attorno: modelli, percorsi di approvazione, audit trail sigillati e, nella fascia alta, la gestione degli accordi una volta conclusi.

Molti acquirenti arrivano cercando le firme e scoprono che conta di più il flusso di lavoro intorno. Preparare lo stesso contratto quaranta volte al mese è il vero costo, e la firma è la parte rapida.

Per conservare i file finiti c’è l’archiviazione di file. Negoziare le condizioni lungo un ciclo di vendita si sovrappone ai CRM e vendite.

Che cosa fa reggere una firma

La validità legale poggia su tre cose: che il firmatario avesse l’intenzione di firmare, che si possa dimostrare chi fosse e che il documento non sia cambiato da allora.

I prodotti lo garantiscono con un audit trail: orari di apertura, visualizzazione e firma, dati di rete, versione esatta del documento e un sigillo che rende rilevabile ogni alterazione successiva. In una controversia quel registro è la prova. L’immagine della firma è decorazione.

Per gli accordi più rischiosi esistono livelli superiori. Una firma elettronica semplice copre la normale documentazione commerciale nella maggior parte dei paesi. Le forme avanzate e qualificate aggiungono un’identità verificata e un certificato emesso da un fornitore affidabile, che alcune operazioni regolamentate richiedono. Compra il livello che le tue controparti e le autorità chiedono davvero, non il più alto disponibile.

Un breve elenco di documenti resta in genere fuori dalla firma elettronica, e varia da paese a paese. I trasferimenti immobiliari, i testamenti e alcune questioni di famiglia sono gli esempi ricorrenti.

Identità: quanta prova serve

Ogni richiesta di firma risponde alla domanda su chi sia questa persona con un certo grado di sicurezza.

• Possesso dell’email, il metodo predefinito, adeguato per un normale modulo d’ordine.
• Codice monouso via SMS, che aggiunge un secondo fattore a basso costo.
• Codici di accesso comunicati al firmatario attraverso un altro canale.
• Controllo del documento rispetto a un documento d’identità, per accordi di valore più alto.
• Identità basata su certificato, richiesta per i livelli legali più rigorosi.

Una verifica più forte costa denaro e aggiunge attrito, e l’attrito riduce i completamenti. Adatta il metodo al rischio, invece di applicare ovunque il più severo.

Modelli e instradamento: è qui che se ne va il tempo

I team che ricavano un valore reale da questi prodotti sono quelli che inviano più volte lo stesso documento.

Guarda come i modelli gestiscono i campi variabili, le sezioni condizionali e i prezzi che cambiano da cliente a cliente. Poi guarda l’instradamento: firmatari in sequenza, gruppi in parallelo, approvazione interna prima di qualunque invio e che cosa succede quando una parte delega un collega.

Anche promemoria e scadenza meritano un controllo. Un documento non firmato che resta fermo per tre settimane è il caso tipico, e i solleciti automatici risolvono la maggior parte del problema.

Incassare il pagamento al momento della firma è utile se chiedi acconti, perché il momento dell’accordo è quello in cui le persone pagano più volentieri.

Archivi, conservazione e come portare fuori i documenti

Un accordo firmato è un documento che potresti dover esibire tra sette anni, molto dopo che il tuo abbonamento sarà stato rinegoziato.

Chiedi dove vengono conservati i documenti completati, se possono essere consegnati automaticamente nel tuo archivio e se l’originale sigillato viaggia con loro. Verifica le regole di conservazione, la cancellazione su richiesta e se il fornitore tiene una copia dopo che te ne sei andato.

L’integrazione con i sistemi che generano i documenti è ciò che nella pratica fa risparmiare più fatica: l’accordo dovrebbe nascere da dati che hai già, non essere ridigitato.

Come si misurano i piani

La norma è un prezzo per utente al mese con una quota di buste inclusa, e un costo per le buste oltre la soglia. Un documento con quattro firmatari di solito conta ancora come una sola busta, ma conviene confermarlo.

Modelli, invio massivo, verifiche d’identità avanzate, incasso dei pagamenti e accesso tramite interfaccia tendono a stare sopra il livello base, e uno di questi è di norma il motivo per cui un team passa a un piano superiore entro un trimestre. Chiedi che cosa accade alla quota di buste non usata al rinnovo, perché raramente si riporta in avanti. Abitudini simili in tutto il mercato compaiono in ciò che le pagine dei prezzi nascondono.

Estenderlo oltre il team commerciale

Il software di firma di solito entra dalle vendite e rende di più altrove.

Le risorse umane inviano offerte, contratti e prese visione delle policy. La finanza invia accordi con i fornitori e condizioni. Le operations inviano tutto ciò che richiede un’approvazione prima di iniziare i lavori.

L’ostacolo raramente è il software. È che ciascuno di questi team ha il suo documento, il suo approvatore e la sua idea di che cosa succede dopo.

Standardizza i modelli prima di estendere l’uso, perché quaranta varianti dello stesso accordo sono ciò che fa sembrare lo strumento un lavoro in più. Poi decidi dove vivono i documenti completati, perché un contratto firmato che esiste solo dentro una piattaforma di firma è un documento che nessuno fuori da quel team riesce a trovare.