Электронная подпись и договоры

Что входит в эту категорию

Подписание документов без печати, а также всё, что к этому прилагается: шаблоны, маршруты согласования, запечатанные журналы действий и, в верхнем сегменте, управление договорами после подписания.

Многие приходят за подписями и обнаруживают, что окружающий процесс важнее. Настоящие затраты связаны с тем, что один и тот же договор приходится готовить сорок раз в месяц, а сама подпись занимает считаные секунды.

Хранение готовых файлов относится к файловому хранилищу. Согласование условий в ходе цикла продаж пересекается с CRM и продажами.

Что делает подпись состоятельной

Юридическая сила здесь держится на трёх вещах: подписант намеревался подписать, вы можете показать, кто он, и документ не менялся с тех пор.

Продукты обеспечивают это через журнал действий: отметки времени открытия, просмотра и подписания, сетевые данные, точная версия документа и печать, благодаря которой позднейшее изменение можно обнаружить. В споре доказательством служит именно эта запись. Изображение подписи просто украшение.

Для более рискованных соглашений есть уровни. Простой электронной подписи достаточно для обычных коммерческих бумаг в большинстве стран. Усиленная и квалифицированная формы добавляют проверку личности и сертификат доверенного провайдера, которых требуют некоторые регулируемые сделки. Покупайте тот уровень, который реально запрашивают ваши контрагенты и регуляторы, а не самый высокий из доступных.

Небольшой список документов обычно вообще не подлежит электронному подписанию, и он зависит от страны. Постоянные примеры: переход прав на недвижимость, завещания и отдельные семейные вопросы.

Личность подписанта и нужная степень проверки

Каждый запрос на подпись по-своему отвечает на вопрос, кто этот человек, с той или иной степенью уверенности.

• Доступ к почте, вариант по умолчанию, которого хватает для обычного бланка заказа.
• Одноразовый код по SMS, второй фактор за небольшие деньги.
• Коды доступа, которые подписанту передают другим каналом.
• Проверка документов, удостоверяющих личность, для соглашений с высокой ценой.
• Идентификация по сертификату, обязательная для самых строгих юридических уровней.

Более сильная проверка стоит денег и добавляет трения, а трение снижает долю дошедших до подписи. Подбирайте метод под риск, а не применяйте самый строгий везде.

Время уходит на шаблоны и маршруты

Реальную пользу от таких продуктов получают команды, которые отправляют один и тот же документ снова и снова.

Посмотрите, как шаблоны работают с переменными полями, условными разделами и ценой, которая меняется от клиента к клиенту. Затем изучите маршрутизацию: последовательные подписанты, параллельные группы, внутреннее согласование до отправки и что происходит, когда одна из сторон передаёт подписание коллеге.

Стоит проверить и напоминания со сроком действия. Документ, неделями лежащий без подписи, это обычный сбой, и автоматические напоминания устраняют большую его часть.

Приём оплаты в момент подписания пригодится, если вы берёте предоплату: именно в миг согласия платят охотнее всего.

Хранение, сроки и выгрузка документов

Подписанное соглашение это документ, который может понадобиться и через семь лет, когда условия вашей подписки давно пересмотрены.

Спросите, где хранятся завершённые документы, можно ли автоматически доставлять их в ваше хранилище и передаётся ли вместе с ними запечатанный оригинал. Уточните правила хранения, удаление по запросу и то, остаётся ли у вендора копия после вашего ухода.

На практике больше всего сил экономит интеграция с системами, которые порождают документы: соглашение должно создаваться из уже имеющихся у вас данных, а не набираться заново.

Как считаются тарифы

Обычная схема: плата за пользователя в месяц с лимитом конвертов и доплатой за конверты сверх него. Документ с четырьмя подписантами, как правило, остаётся одним конвертом, но это стоит уточнить.

Шаблоны, массовая рассылка, расширенная проверка личности, приём платежей и доступ к API обычно лежат выше начального уровня, и именно одна из этих функций чаще всего заставляет команду перейти на другой тариф в течение квартала. Спросите, что происходит с неиспользованным лимитом конвертов при продлении: переносится он редко. Похожие привычки рынка описаны в материале что скрывают страницы с ценами.

Внедрение за пределами отдела продаж

Сервисы подписания обычно приходят через отдел продаж, а больше всего пользы приносят в других местах.

HR рассылает офферы, трудовые договоры и ознакомления с политиками. Финансы отправляют договоры с поставщиками и условия. Операционные команды рассылают всё, что требует согласования до начала работ.

Препятствие редко в самой программе. У каждой из этих команд свой документ, свой согласующий и своё представление о том, что должно происходить дальше.

Прежде чем расширять использование, стандартизируйте шаблоны: сорок вариантов одного и того же соглашения превращают инструмент в лишнюю работу. Затем решите, где будут лежать завершённые документы, ведь подписанный договор, который хранится только на платформе подписания, никто за пределами этой команды не найдёт.