Файловое хранилище

Что входит в эту полку

Хранение файлов там, где другие люди могут до них добраться: синхронизируемые диски, общие командные пространства, доступ по ссылке, версии и объектное хранилище, которым приложения пользуются напрямую.

Под одним названием живут два продукта. Синхронизация в потребительском духе, которую оценивают по скорости и удобству. И корпоративное управление файлами, которое оценивают по правам, хранению и тому, что происходит, когда кто-то уходит.

Копии, созданные для выживания после катастрофы, относятся к категории резервное копирование и восстановление. Документы, которые пишут и правят вместе, ближе к заметкам и вики.

Синхронизация это не резервная копия

Это недоразумение приводит к потере большего числа данных, чем любой технический сбой.

Синхронизируемая папка зеркалит ваши действия. Удалите файл, и он исчезнет везде. Зашифруйте папку, и зашифрованная версия окажется на каждом устройстве, обычно в течение нескольких минут.

История версий помогает в пределах своего окна, а на большинстве тарифов оно короткое. По-настоящему защищает отдельная копия, до которой синхронизация не добирается и которую не может удалить злоумышленник с вашими учётными данными.

Держите и то и другое. Они решают разные задачи, и одно не заменяет другое.

Права, общий доступ и тихая утечка

Самая частая уязвимость в этой категории это ссылка, которую кто-то создал три года назад и забыл.

• Права на папки по группам, а не по отдельным людям.
• Управление ссылками: срок действия, пароли и запрет скачивания.
• Правила внешнего доступа, заданные централизованно, а не для каждого человека.
• Отчёты об общем доступе, показывающие, что сейчас открыто и для кого.
• Передача владения, когда человек покидает организацию.

Попросите показать отчёт об общем доступе во время пробного периода. В любой организации, которая пользуется файловым сервисом несколько лет, в нём находится что-то, что давно следовало закрыть.

Владение не менее важно. Рабочие файлы в личном аккаунте уходят из компании вместе с владельцем, а их возвращение потом превращается в разговор, который никто не любит.

Производительность и практический опыт

Ежедневный опыт сводится к тому, как синхронизация ведёт себя под нагрузкой.

Проверьте, что происходит с большими файлами, с папкой из десятков тысяч мелких файлов и когда два человека одновременно правят один документ. Обработка конфликтов варьируется от понятного запроса до двух файлов с запутанными именами.

Выборочная синхронизация и файлы по запросу важны для всех, чей архив больше, чем память ноутбука. То же относится к поиску, который должен смотреть внутрь документов, а не только на имена файлов.

Мобильный доступ стоит проверить при плохой связи, потому что именно там офлайн-доступность либо есть, либо её нет.

Соответствие требованиям, место хранения и сроки

Для регулируемой работы три вопроса решают, пригоден ли продукт вообще.

Где файлы хранятся и обрабатываются и можно ли выбрать регион. Кто у вендора может получить доступ к содержимому и по какой процедуре. Какие есть варианты хранения и юридической блокировки, в том числе действительно ли удалённый файл пропадает или его можно восстановить в течение какого-то времени.

Рядом стоит журнал аудита. Знание того, кто открыл, скачал и передал файл, превращает инцидент в расследование, а не в гадание.

Сколько это стоит

Командные тарифы берут плату за пользователя с квотой или с общей ёмкостью. Объектное хранилище берёт плату за гигабайт, плюс отдельные сборы за запросы и за данные, покидающие провайдера.

Плата за исходящий трафик это строка, которая удивляет людей, особенно когда файлы раздаются клиентам или копируются между регионами. Хранение старых версий тихо накапливается, как и аккаунты, оставшиеся активными после ухода людей.

Спросите, как выглядит миграция, до того как она понадобится. Перенос нескольких терабайт требует планирования, а иногда и денег на выходе, и это та деталь, которая собрана в материале что скрывают страницы с ценами.

Выбор из трёх форм

Потребительские продукты синхронизации дёшевы, приятны и построены вокруг одного человека, а не организации. Они подходят небольшим командам, чья главная потребность в одних и тех же файлах на нескольких устройствах.

Корпоративные файловые платформы добавляют групповые права, правила внешнего доступа, политики хранения, аудит и передачу владения. Они стоят своих денег, как только в картину входят уходящие сотрудники, клиенты или регулируемые материалы.

Объектное хранилище это совсем другое: место, где приложения держат файлы, с оплатой по объёму и трафику и без интерфейса для сотрудников.

Многие организации в итоге используют два из трёх, и это нормально, пока граница обозначена. Проблемы начинаются, когда рабочие файлы тихо живут в личных аккаунтах, потому что при таком устройстве ничего не видно, пока кто-то не уйдёт.