Dateispeicher

Was dieses Regal abdeckt

Dateien dort aufbewahren, wo andere sie erreichen können: synchronisierte Laufwerke, gemeinsame Teamräume, Freigabe per Link, Versionen und der Objektspeicher, den Anwendungen direkt nutzen.

Unter einem Namen leben zwei Produkte. Sync im Stil für Privatanwender, beurteilt nach Tempo und Komfort. Dateiverwaltung für Unternehmen, beurteilt nach Berechtigungen, Aufbewahrung und dem, was passiert, wenn jemand geht.

Kopien, die ein Desaster überstehen sollen, gehören zu Backup und Wiederherstellung. Dokumente, die gemeinsam geschrieben und bearbeitet werden, liegen näher an Notizen und Wiki.

Sync ist kein Backup

Dieses Missverständnis verursacht mehr Datenverlust als jeder technische Fehler.

Ein synchronisierter Ordner spiegelt, was Sie tun. Löschen Sie eine Datei, verschwindet sie überall. Verschlüsseln Sie einen Ordner, ist die verschlüsselte Version das, was jedes Gerät erhält, meist innerhalb von Minuten.

Der Versionsverlauf hilft innerhalb seines Zeitfensters, und das ist bei den meisten Tarifen kurz. Was Sie wirklich schützt, ist eine getrennte Kopie, die der Sync nicht erreichen kann und die ein Angreifer mit Ihren Zugangsdaten nicht löschen kann.

Behalten Sie beides. Sie lösen verschiedene Probleme, und keines ersetzt das andere.

Berechtigungen, Freigaben und das stille Leck

Die häufigste Gefahr in dieser Kategorie ist ein Link, den jemand vor drei Jahren erstellt und vergessen hat.

• Ordnerberechtigungen nach Gruppen statt nach Einzelpersonen.
• Linkkontrollen mit Ablaufdatum, Passwörtern und Download-Beschränkungen.
• Regeln für externe Freigaben, zentral gesetzt statt pro Person.
• Freigabeberichte, die zeigen, was gerade für wen offen ist.
• Eigentumsübertragung, wenn jemand die Organisation verlässt.

Bitten Sie in der Testphase darum, den Freigabebericht zu sehen. Jede Organisation, die einen Dateidienst seit ein paar Jahren nutzt, findet darin etwas, das längst hätte geschlossen werden sollen.

Das Eigentum ist ebenso wichtig. Arbeitsdateien in einem privaten Konto verlassen mit ihrem Besitzer das Haus, und sie danach zurückzuholen, ist ein Gespräch, das niemand mag.

Leistung und die praktische Erfahrung

Der Alltag hängt davon ab, wie sich der Sync unter Belastung verhält.

Prüfen Sie, was mit großen Dateien passiert, mit einem Ordner voller Zehntausender kleiner Dateien und wenn zwei Personen gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten. Die Konfliktbehandlung reicht von einer klaren Rückfrage bis zu zwei Dateien mit verwirrenden Namen.

Selektiver Sync und Dateien auf Abruf zählen für alle, deren Archiv größer ist als ihr Laptop. Das gilt auch für die Suche, die in Dokumente hineinschauen sollte statt nur auf Dateinamen.

Der mobile Zugriff verdient einen Test bei schlechter Verbindung, denn dort zeigt sich, ob Offline-Verfügbarkeit existiert oder nicht.

Compliance, Standort und Aufbewahrung

Bei regulierter Arbeit entscheiden drei Fragen, ob ein Produkt überhaupt nutzbar ist.

Wo Dateien gespeichert und verarbeitet werden und ob sich eine Region wählen lässt. Wer beim Anbieter auf Inhalte zugreifen kann und in welchem Verfahren. Welche Optionen für Aufbewahrung und Legal Hold es gibt, einschließlich der Frage, ob eine gelöschte Datei wirklich weg ist oder für eine Zeit wiederherstellbar bleibt.

Die Protokollierung gehört dazu. Zu wissen, wer eine Datei geöffnet, heruntergeladen und geteilt hat, macht aus einem Vorfall eine Untersuchung statt einer Vermutung.

Was es kostet

Teamtarife berechnen pro Nutzer mit Kontingent oder mit gebündelter Kapazität. Objektspeicher berechnet pro gespeichertem Gigabyte, mit gesonderten Gebühren für Anfragen und für Daten, die den Anbieter verlassen.

Egress ist die Zeile, die Leute überrascht, besonders wenn Dateien an Kunden ausgeliefert oder zwischen Regionen kopiert werden. Die Aufbewahrung alter Versionen summiert sich leise, ebenso Konten, die nach dem Weggang von Personen aktiv bleiben.

Fragen Sie, wie eine Migration aussieht, bevor Sie sie brauchen. Mehrere Terabyte zu verschieben erfordert Planung und kostet beim Auszug manchmal Geld, und das ist die Art Detail, die was Preisseiten verschweigen sammelt.

Zwischen den drei Formen wählen

Sync-Produkte für Privatanwender sind günstig, angenehm und um eine Person statt um eine Organisation herum gebaut. Sie passen zu kleinen Teams, deren Hauptbedarf dieselben Dateien auf mehreren Geräten sind.

Dateiplattformen für Unternehmen ergänzen Gruppenberechtigungen, Regeln für externe Freigaben, Aufbewahrungsrichtlinien, Protokollierung und Eigentumsübertragung. Sie sind den Aufpreis wert, sobald Ausscheidende, Kunden oder regulierte Unterlagen ins Spiel kommen.

Objektspeicher ist etwas völlig anderes: ein Ort, an dem Anwendungen Dateien ablegen, nach Volumen und Traffic bepreist und ganz ohne Oberfläche für Mitarbeiter.

Viele Organisationen betreiben am Ende zwei der drei, was in Ordnung ist, solange die Grenze benannt ist. Ärger entsteht, wenn Arbeitsdateien still in privaten Konten liegen, denn an dieser Anordnung ist nichts sichtbar, bis jemand geht.