Armazenamento de arquivos

O que esta prateleira cobre

Guardar arquivos num lugar onde outras pessoas possam acessá-los: unidades sincronizadas, espaços compartilhados da equipe, compartilhamento por link, versões e o armazenamento de objetos que os aplicativos usam diretamente.

Dois produtos vivem sob um mesmo nome. A sincronização de estilo pessoal, avaliada por velocidade e comodidade. A gestão empresarial de arquivos, avaliada por permissões, retenção e pelo que acontece quando alguém sai.

As cópias que existem para sobreviver a um desastre pertencem a backup e recuperação. Os documentos escritos e editados em conjunto ficam mais perto de notas e wiki.

Sincronizar não é fazer backup

Esse mal-entendido causa mais perda de dados do que qualquer falha técnica.

Uma pasta sincronizada espelha o que você faz. Apague um arquivo e ele some de todos os lugares. Criptografe uma pasta e a versão criptografada é o que todos os dispositivos recebem, em geral em minutos.

O histórico de versões ajuda dentro da sua janela, e essa janela é curta na maioria dos planos. O que realmente protege você é uma cópia separada que a sincronização não alcança e que um atacante com suas credenciais não consegue apagar.

Mantenha os dois. Eles resolvem problemas diferentes e nenhum substitui o outro.

Permissões, compartilhamento e o vazamento silencioso

A exposição mais comum nesta categoria é um link que alguém criou há três anos e esqueceu.

• Permissões de pasta por grupo e não por indivíduo.
• Controles de link com expiração, senhas e restrições de download.
• Regras de compartilhamento externo, definidas de forma central e não por pessoa.
• Relatórios de compartilhamento, mostrando o que está aberto agora e para quem.
• Transferência de propriedade, quando alguém deixa a organização.

Peça para ver o relatório de compartilhamento durante o teste. Toda organização que usa um serviço de arquivos há alguns anos encontra nele algo que deveria ter sido fechado há muito tempo.

A propriedade importa tanto quanto. Arquivos de trabalho numa conta pessoal saem do prédio junto com o dono, e recuperá-los depois é uma conversa que ninguém aprecia.

Desempenho e a experiência prática

A experiência do dia a dia se resume a como a sincronização se comporta sob pressão.

Confira o que acontece com arquivos grandes, com uma pasta que contém dezenas de milhares de arquivos pequenos e quando duas pessoas editam o mesmo documento ao mesmo tempo. O tratamento de conflitos vai de um aviso claro a dois arquivos com nomes confusos.

A sincronização seletiva e os arquivos sob demanda importam para quem tem um acervo maior que o notebook. A busca também, que deveria olhar dentro dos documentos e não apenas nos nomes dos arquivos.

O acesso pelo celular merece um teste numa conexão ruim, já que é aí que a disponibilidade offline existe ou não.

Compliance, localização e retenção

Para trabalho regulado, três perguntas decidem se um produto é utilizável.

Onde os arquivos são armazenados e processados, e se uma região pode ser escolhida. Quem no fornecedor pode acessar o conteúdo e por qual processo. Quais opções de retenção e de bloqueio legal existem, inclusive se um arquivo apagado some de verdade ou pode ser recuperado por um período.

O registro de auditoria vem junto. Saber quem abriu, baixou e compartilhou um arquivo é o que transforma um incidente em investigação, e não em palpite.

Quanto custa

Os planos de equipe cobram por usuário com uma cota ou com capacidade compartilhada. O armazenamento de objetos cobra por gigabyte armazenado, com tarifas separadas para requisições e para os dados que saem do provedor.

O egress é a linha que surpreende as pessoas, sobretudo quando os arquivos são servidos a clientes ou copiados entre regiões. A retenção de versões antigas soma em silêncio, e as contas deixadas ativas depois que as pessoas saem também.

Pergunte como é a migração antes de precisar dela. Mover vários terabytes exige planejamento e às vezes custa dinheiro na saída, o tipo de detalhe reunido em o que as páginas de preços escondem.

Escolher entre os três formatos

Os produtos de sincronização pessoal são baratos, agradáveis e construídos em torno de uma pessoa e não de uma organização. Servem a equipes pequenas cuja principal necessidade é ter os mesmos arquivos em vários dispositivos.

As plataformas empresariais de arquivos acrescentam permissões de grupo, regras de compartilhamento externo, políticas de retenção, auditoria e transferência de propriedade. Valem o custo extra no momento em que entram em cena pessoas que saem, clientes ou material regulado.

O armazenamento de objetos é outra coisa por completo: um lugar para os aplicativos guardarem arquivos, com preço por volume e tráfego, sem nenhuma interface para a equipe.

Muitas organizações acabam usando dois dos três, o que não é problema desde que a fronteira esteja declarada. O que causa dor de cabeça são arquivos de trabalho vivendo em silêncio em contas pessoais, porque nada nesse arranjo fica visível até que alguém saia.