Assinatura eletrônica e contratos

O que esta categoria cobre

Colher assinaturas sem imprimir nada, mais a engrenagem em volta: modelos, rotas de aprovação, trilhas de auditoria lacradas e, no topo da faixa, a gestão dos acordos depois de assinados.

A maioria dos compradores chega querendo assinaturas e descobre que o fluxo ao redor pesa mais. O custo real é preparar o mesmo contrato quarenta vezes por mês, e a assinatura é a parte rápida.

Guardar os arquivos finalizados é assunto de armazenamento de arquivos. Negociar condições ao longo de um ciclo de vendas se sobrepõe a CRM e vendas.

O que faz uma assinatura se sustentar

A validade aqui se apoia em três coisas: o signatário tinha a intenção de assinar, você consegue mostrar quem ele era e o documento não mudou desde então.

Os produtos entregam isso por meio de uma trilha de auditoria: data e hora de abertura, visualização e assinatura, dados de rede, a versão exata do documento e um selo que torna detectável qualquer alteração posterior. Numa disputa, esse registro é a prova. A imagem da assinatura é só enfeite.

Existem níveis para acordos de maior risco. Uma assinatura eletrônica simples cobre a papelada comercial comum na maioria dos lugares. As formas avançada e qualificada acrescentam identidade verificada e um certificado emitido por um provedor confiável, exigidos em algumas transações regulamentadas. Compre o nível que suas contrapartes e os órgãos reguladores realmente pedem, não o mais alto disponível.

Uma lista curta de documentos costuma ficar totalmente fora da assinatura eletrônica, e ela varia de país para país. Transferências de imóveis, testamentos e certas questões de família são os exemplos recorrentes.

Identidade e quanta prova você precisa

Todo pedido de assinatura responde à pergunta de quem é essa pessoa com algum grau de confiança.

• Posse do e-mail, o padrão, adequado para um formulário de pedido de rotina.
• Código único por SMS, que acrescenta um segundo fator a baixo custo.
• Códigos de acesso compartilhados com o signatário por outro canal.
• Conferência de documentos com um documento de identidade, para acordos de maior valor.
• Identidade baseada em certificado, exigida nos níveis jurídicos mais rígidos.

Uma verificação mais forte custa dinheiro e traz atrito, e o atrito reduz a conclusão. Ajuste o método ao risco, em vez de aplicar o mais forte em todo lugar.

Modelos e roteamento são onde o tempo vai

As equipes que tiram valor real desses produtos são as que enviam o mesmo documento repetidamente.

Veja como os modelos tratam campos variáveis, seções condicionais e preços que mudam a cada cliente. Depois veja o roteamento: signatários em sequência, grupos em paralelo, aprovação interna antes de qualquer envio e o que acontece quando uma das partes delega a um colega.

Lembretes e prazo de validade também merecem uma checagem. Um documento sem assinatura parado em silêncio por três semanas é a falha normal, e a cobrança automática resolve a maior parte.

Vale ter a cobrança de pagamento no momento da assinatura se você recebe sinal, já que o instante do acordo é quando as pessoas pagam com mais boa vontade.

Registros, retenção e como tirar os documentos de lá

Um acordo assinado é um registro de que você pode precisar daqui a sete anos, muito depois de a assinatura do serviço ter sido renegociada.

Pergunte onde os documentos concluídos ficam armazenados, se podem ser entregues automaticamente no seu próprio armazenamento e se o original lacrado vai junto. Confira as regras de retenção, a exclusão sob pedido e se o fornecedor mantém uma cópia depois que você sai.

Na prática, a integração com os sistemas que geram os documentos é o que mais poupa esforço: o acordo deve ser criado a partir de dados que você já tem, em vez de digitados de novo.

Como os planos são medidos

O padrão é cobrar por usuário por mês, com uma franquia de envelopes e tarifa por envelope além dela. Um documento com quatro signatários costuma continuar sendo um único envelope, o que vale confirmar.

Modelos, envio em massa, verificações de identidade avançadas, cobrança de pagamentos e acesso à API tendem a ficar acima do nível de entrada, e um deles costuma ser o motivo pelo qual uma equipe faz upgrade em um trimestre. Pergunte o que acontece com a franquia de envelopes não usada na renovação, já que raramente ela é acumulada. Hábitos parecidos no mercado aparecem em o que as páginas de preços escondem.

Levar a ferramenta além da equipe de vendas

O software de assinatura costuma entrar pelas vendas e entregar mais valor em todos os outros lugares.

O RH envia propostas, contratos e termos de ciência de políticas. As finanças enviam contratos e condições de fornecedores. As operações enviam tudo o que exige aprovação antes de o trabalho começar.

O obstáculo raramente é o software. É que cada uma dessas equipes tem o seu próprio documento, o seu próprio aprovador e a sua própria ideia do que vem a seguir.

Padronize os modelos antes de ampliar o uso, porque quarenta variações do mesmo acordo é o que faz a ferramenta parecer trabalho extra. Depois decida onde os documentos concluídos ficam, pois um contrato assinado que só existe dentro da plataforma de assinatura é um registro que ninguém fora daquela equipe consegue encontrar.