电子签名与合同

这个分类涵盖什么

不用打印就能完成文件签署，以及围绕签署的一整套机制：模板、审批路径、封存的审计留痕，高端产品还包括协议生效后的管理。

多数买家一开始只想要签名，后来才发现周边的工作流更重要。真正的成本是每月把同一份合同准备四十遍，签名本身只是最快的一步。

签完的文件如何存放，属于文件存储。在整个销售周期中谈判条款，则与CRM与销售有所重叠。

什么样的签名站得住脚

这里的合法性取决于三点：签署人确有签署的意愿，您能证明他们是谁，以及文件自签署以来没有被改动。

产品通过审计留痕来实现这三点：打开、查看和签署的时间戳，网络信息，确切的文件版本，以及让事后改动可被发现的封存。发生纠纷时，这份记录就是证据，签名的图像只是装饰。

对风险较高的协议，还有更高的等级。简单电子签名在大多数地方足以覆盖普通商业文书。高级和合格形式则增加了经核验的身份，以及由可信机构签发的证书，部分受监管的交易要求使用这类签名。请按交易对方和监管机构实际要求的等级来买，而不是买市面上最高的那一档。

有一小部分文件通常根本不能用电子方式签署，各国情况不同。不动产过户、遗嘱和某些家事事项是常见的例子。

身份核验，以及需要多强的证明

每一次签署请求，都会以某种程度的把握回答“这个人是谁”。

• 持有邮箱，这是默认方式，对常规订单表单已经够用。
• 短信一次性验证码，以较低成本增加第二重验证。
• 访问码，通过另一条渠道告知签署人。
• 证件核验，对照身份证件，适用于金额较高的协议。
• 基于证书的身份认证，是最严格的法律等级所要求的。

更强的验证要花钱，也会增加阻力，而阻力会拉低完成率。请让验证方式与风险相匹配，不要处处都用最强的一种。

时间花在模板和路由上

真正从这类产品中获益的团队，是那些反复发送同一份文件的团队。

看看模板如何处理可变字段、条件段落，以及随客户变化的价格。再看路由：依次签署、并行签署组、发送前的内部审批，以及一方把签署委托给同事时会发生什么。

提醒和到期设置也值得检查。一份文件无人问津地躺上三周，是最常见的失败，自动催办能解决其中大部分。

如果您收取定金，签署时同步收款很有价值，因为达成协议的那一刻，正是人们最愿意付款的时候。

记录、留存与取出文件

一份已签署的协议，可能在七年后还需要调出来，那时您的订阅早已重新谈过好几轮。

请问清楚：完成的文件存放在哪里，能否自动送入您自己的存储，封存的原件是否随文件一起传递。检查留存规则、按要求删除的流程，以及您离开后厂商是否还保留副本。

与生成文件的系统集成，在实践中最能省力：协议应当由您已有的数据生成，而不是再手工录入一遍。

套餐如何计量

通常按用户每月收费，包含一定的签署包额度，超出部分另行计费。一份有四位签署人的文件，一般仍算一个签署包，这一点值得确认。

模板、批量发送、高级身份核验、收款和接口访问往往放在入门档之上，其中某一项通常就是团队在一个季度内升级的原因。请问清楚没用完的签署包额度在续订时怎么处理，因为它很少会顺延。市场上类似的做法可以参考定价页面不会告诉您的事。

推广到销售团队之外

签名软件通常从销售部门引入，却在其他部门带来更大的价值。

人力资源部门用它发送录用通知、合同和制度确认书。财务部门发送供应商协议和条款。运营部门发送任何需要先审批才能开工的文件。

障碍很少出在软件本身，而在于这些团队各有各的文件、各的审批人，以及各自对下一步的理解。

扩大使用范围之前，先把模板标准化，因为同一份协议有四十种版本，才会让这个工具变成额外的负担。然后确定完成的文件存放在哪里，因为只存在于签名平台里的已签合同，是团队之外没人找得到的记录。