Archiviazione di file

Che cosa copre questo scaffale

Tenere i file in un posto in cui altre persone possano raggiungerli: unità sincronizzate, spazi condivisi del team, condivisione tramite link, versioni e l’object storage che le applicazioni usano direttamente.

Due prodotti vivono sotto un solo nome. La sincronizzazione in stile consumer, giudicata su velocità e comodità. La gestione aziendale dei file, giudicata su permessi, conservazione e ciò che succede quando qualcuno se ne va.

Le copie che esistono per sopravvivere a un disastro appartengono a Backup e ripristino. I documenti scritti e modificati insieme stanno più vicino a Note e wiki.

La sincronizzazione non è un backup

Questo equivoco causa più perdite di dati di qualsiasi guasto tecnico.

Una cartella sincronizzata rispecchia ciò che fate. Cancellate un file e sparisce ovunque. Cifrate una cartella e la versione cifrata è ciò che ricevono tutti i dispositivi, di solito nel giro di pochi minuti.

La cronologia delle versioni aiuta entro la sua finestra, che nella maggior parte dei piani è breve. Ciò che vi protegge davvero è una copia separata che la sincronizzazione non può raggiungere e che un attaccante in possesso delle vostre credenziali non può cancellare.

Tenete entrambe. Risolvono problemi diversi e nessuna sostituisce l’altra.

Permessi, condivisione e la fuga silenziosa

L’esposizione più comune in questa categoria è un link creato da qualcuno tre anni fa e dimenticato.

• Permessi sulle cartelle per gruppo e non per singola persona.
• Controlli sui link con scadenza, password e limiti al download.
• Regole di condivisione esterna, impostate a livello centrale e non per singola persona.
• Report di condivisione, che mostrano ciò che è aperto al momento e a chi.
• Trasferimento della proprietà, quando qualcuno lascia l’organizzazione.

Chiedete di vedere il report di condivisione durante la prova. Qualunque organizzazione che usa un servizio di file da qualche anno vi trova qualcosa che avrebbe dovuto essere chiuso da tempo.

La proprietà conta altrettanto. I file di lavoro che stanno in un account personale escono dall’azienda insieme al proprietario, e recuperarli in seguito è una conversazione che nessuno gradisce.

Prestazioni e esperienza pratica

L’esperienza quotidiana dipende da come si comporta la sincronizzazione sotto pressione.

Verificate che cosa succede con file di grandi dimensioni, con una cartella contenente decine di migliaia di file piccoli e quando due persone modificano lo stesso documento nello stesso momento. La gestione dei conflitti va da un avviso chiaro a due file con nomi confusi.

La sincronizzazione selettiva e i file su richiesta contano per chi ha un archivio più grande del proprio portatile. Vale lo stesso per la ricerca, che dovrebbe guardare dentro i documenti e non solo ai nomi dei file.

L’accesso da mobile merita una prova con una connessione scadente, perché è lì che la disponibilità offline esiste oppure no.

Conformità, ubicazione e conservazione

Per il lavoro regolamentato, tre domande decidono se un prodotto sia utilizzabile.

Dove vengono conservati ed elaborati i file e se si può scegliere una regione. Chi, presso il fornitore, può accedere ai contenuti e con quale procedura. Quali opzioni di conservazione e di blocco legale esistono, compreso se un file cancellato sia davvero sparito o recuperabile per un periodo.

Il registro di audit fa parte del pacchetto. Sapere chi ha aperto, scaricato e condiviso un file è ciò che trasforma un incidente in un’indagine e non in un’ipotesi.

Quanto costa

I piani per team si pagano per utente con una quota oppure con capacità in comune. L’object storage si paga per gigabyte conservato, con costi separati per le richieste e per i dati in uscita dal fornitore.

I costi di uscita sono la voce che sorprende, in particolare quando i file vengono serviti ai clienti o copiati tra regioni. La conservazione delle vecchie versioni si accumula in silenzio, così come gli account lasciati attivi dopo che le persone se ne sono andate.

Chiedete come si presenta la migrazione prima di averne bisogno. Spostare diversi terabyte richiede pianificazione e a volte costa denaro in uscita, il genere di dettaglio raccolto in che cosa nascondono le pagine dei prezzi.

Scegliere tra le tre forme

I prodotti di sincronizzazione consumer costano poco, sono piacevoli e sono costruiti attorno a una persona e non a un’organizzazione. Vanno bene per piccoli team la cui esigenza principale è avere gli stessi file su più dispositivi.

Le piattaforme aziendali per i file aggiungono permessi di gruppo, regole di condivisione esterna, politiche di conservazione, audit e trasferimento della proprietà. Valgono il costo in più nel momento in cui entrano in gioco persone in uscita, clienti o materiale regolamentato.

L’object storage è una cosa del tutto diversa: un posto in cui le applicazioni conservano i file, con prezzo a volume e traffico e nessuna interfaccia per il personale.

Molte organizzazioni finiscono per usarne due su tre, e va bene finché il confine è dichiarato. A creare problemi sono i file di lavoro che vivono in silenzio in account personali, perché nulla in quell’assetto è visibile finché qualcuno non se ne va.