ファイルストレージ

この棚にあるもの

ほかの人が届く場所にファイルを置いておくための製品です。同期されるドライブ、チームの共有スペース、リンク共有、バージョン、そしてアプリケーションが直接使うオブジェクトストレージを扱います。

1つの名前の下に、2つの製品が同居しています。速さと手軽さで判断される、個人向けスタイルの同期。権限、保持、そして誰かが退職したときの扱いで判断される、ビジネス向けのファイル管理です。

災害を乗り越えるためのコピーはバックアップと復旧に入ります。共同で書き、編集するドキュメントはノートとWikiに近い領域です。

同期はバックアップではない

この誤解は、どんな技術的な障害よりも多くのデータ損失を引き起こしています。

同期されたフォルダーは、あなたの操作をそのまま映します。ファイルを削除すれば、すべての場所から消えます。フォルダーを暗号化すれば、すべての端末が受け取るのは暗号化された版で、たいていは数分以内です。

バージョン履歴はその期間内なら役立ちますが、ほとんどのプランでその期間は短いものです。実際に守ってくれるのは、同期が届かず、認証情報を持った攻撃者にも削除できない、別のコピーです。

両方を持ってください。解決する問題が違い、どちらも他方の代わりにはなりません。

権限、共有、静かな情報漏えい

このカテゴリで最もよくある危険は、誰かが3年前に作って忘れたリンクです。

• フォルダーの権限。個人ごとではなく、グループごとに設定します。
• リンクの管理。有効期限、パスワード、ダウンロードの制限を備えます。
• 外部共有のルール。個人ごとではなく、一元的に設定します。
• 共有レポート。今何が、誰に対して開かれているかを示します。
• 所有権の移管。組織を離れる人が出たときのためのものです。

トライアル中に、共有レポートを見せてもらってください。ファイルサービスを数年使ってきた組織なら、とっくに閉じておくべきだったものが、必ず見つかります。

所有権も同じくらい重要です。個人アカウントにある仕事のファイルは、持ち主と一緒に会社を出ていき、後からそれを取り戻すのは、誰も楽しめない話し合いです。

パフォーマンスと実際の使い心地

毎日の使い心地は、負荷がかかったときに同期がどう振る舞うかで決まります。

大きなファイル、何万もの小さなファイルを含むフォルダー、2人が同じドキュメントを同時に編集したときに何が起きるかを確認してください。競合の扱いは、明確な確認表示から、紛らわしい名前の2つのファイルまで、さまざまです。

選択的な同期とオンデマンドのファイルは、ノートパソコンより大きなアーカイブを持つ人にとって重要です。検索もそうで、ファイル名だけでなく、ドキュメントの中身まで見るべきです。

モバイルでのアクセスは、回線の悪い環境でテストする価値があります。オフラインで使えるかどうかが決まるのは、そこだからです。

コンプライアンス、所在地、保持

規制のある業務では、3つの問いが、製品がそもそも使えるかを決めます。

ファイルがどこに保存され処理されるか、リージョンを選べるか。提供企業の誰が、どんな手続きでコンテンツにアクセスできるか。保持と訴訟ホールドのどんな選択肢があるか、削除されたファイルが本当に消えるのか、一定期間は復元できるのかを含みます。

監査ログも、そこに含まれます。誰がファイルを開き、ダウンロードし、共有したかを知ることで、インシデントは推測ではなく調査になります。

費用

チーム向けのプランは、容量枠つきのユーザーごと、または共有の容量で課金します。オブジェクトストレージは、保存したギガバイトごとに課金し、リクエストと、提供企業から出ていくデータには別の料金がかかります。

データ転送料は、人を驚かせる項目です。特に、ファイルを顧客に配信するときや、リージョン間でコピーするときに起きます。古いバージョンの保持も静かに積み上がり、人が去った後も有効なままのアカウントも同様です。

乗り換えが必要になる前に、移行がどうなるかを尋ねてください。数テラバイトの移動には計画が要り、出ていくときに費用がかかることもあります。これは料金ページが隠していることで集めている種類の細部です。

3つの形から選ぶ

個人向けの同期製品は、安価で心地よく、組織ではなく1人を中心に作られています。主な必要が、複数の端末で同じファイルを使うことである小規模なチームに向いています。

ビジネス向けのファイルプラットフォームは、グループ権限、外部共有のルール、保持ポリシー、監査、所有権の移管を加えます。退職者、取引先、規制対象の資料が絡むようになった時点で、追加の費用に見合います。

オブジェクトストレージはまったく別のもので、アプリケーションがファイルを置く場所です。容量と通信量で値段がつき、従業員向けのインターフェースはありません。

多くの組織は、3つのうち2つを運用することになりますが、その境界が明示されていれば問題ありません。厄介なのは、仕事のファイルが個人アカウントにひっそり置かれることです。その状態は、誰かが退職するまで、何も目に見えないからです。