Stockage de fichiers

Ce que couvre ce rayon

Garder des fichiers à un endroit où d’autres peuvent les atteindre : lecteurs synchronisés, espaces d’équipe partagés, partage par lien, versions, et le stockage objet que les applications utilisent directement.

Deux produits se cachent sous un même nom. La synchronisation de type grand public, jugée sur la vitesse et la commodité. La gestion de fichiers professionnelle, jugée sur les droits d’accès, la conservation et ce qui se passe quand quelqu’un part.

Les copies qui existent pour survivre à un sinistre relèvent de la sauvegarde et restauration. Les documents rédigés et modifiés à plusieurs se rapprochent plutôt des notes et wiki.

La synchronisation n’est pas une sauvegarde

Ce malentendu cause plus de pertes de données que n’importe quelle panne technique.

Un dossier synchronisé reproduit ce que vous faites. Supprimez un fichier, il disparaît partout. Chiffrez un dossier, et c’est la version chiffrée que reçoit chaque appareil, généralement en quelques minutes.

L’historique des versions aide dans sa fenêtre, et cette fenêtre est courte sur la plupart des formules. Ce qui vous protège réellement, c’est une copie séparée que la synchronisation ne peut pas atteindre et qu’un attaquant détenant vos identifiants ne peut pas supprimer.

Gardez les deux. Ils résolvent des problèmes différents et aucun ne remplace l’autre.

Droits d’accès, partage et fuite discrète

L’exposition la plus courante de cette catégorie est un lien que quelqu’un a créé il y a trois ans et oublié.

• Des droits sur les dossiers par groupe plutôt que par individu.
• Des contrôles sur les liens, avec expiration, mots de passe et restrictions de téléchargement.
• Des règles de partage externe, définies de façon centralisée plutôt que par personne.
• Des rapports de partage, montrant ce qui est actuellement ouvert et à qui.
• Le transfert de propriété, quand quelqu’un quitte l’organisation.

Demandez à voir le rapport de partage pendant l’essai. Toute organisation qui utilise un service de fichiers depuis quelques années y trouve quelque chose qui aurait dû être fermé depuis longtemps.

La propriété compte tout autant. Des fichiers de travail rangés dans un compte personnel sortent du bâtiment avec leur propriétaire, et les récupérer ensuite est une conversation que personne n’apprécie.

Performances et expérience pratique

L’expérience quotidienne se résume à la façon dont la synchronisation se comporte sous pression.

Regardez ce qui se passe avec de gros fichiers, avec un dossier contenant des dizaines de milliers de petits fichiers, et quand deux personnes modifient le même document en même temps. La gestion des conflits va d’une invite claire à deux fichiers aux noms déroutants.

La synchronisation sélective et les fichiers à la demande comptent pour quiconque a des archives plus volumineuses que son portable. La recherche aussi, qui devrait regarder à l’intérieur des documents et non seulement les noms de fichiers.

L’accès mobile mérite un test sur une mauvaise connexion, car c’est là que la disponibilité hors ligne existe ou n’existe pas.

Conformité, localisation et conservation

Pour un travail réglementé, trois questions décident si un produit est utilisable ou non.

Où les fichiers sont stockés et traités, et si une région peut être choisie. Qui chez l’éditeur peut accéder au contenu, et selon quelle procédure. Quelles options de conservation et de gel juridique existent, y compris si un fichier supprimé a réellement disparu ou reste récupérable pendant un délai.

La journalisation d’audit va avec elles. Savoir qui a ouvert, téléchargé et partagé un fichier est ce qui transforme un incident en enquête plutôt qu’en conjecture.

Ce que ça coûte

Les formules d’équipe facturent par utilisateur avec un quota ou avec une capacité mutualisée. Le stockage objet facture au gigaoctet stocké, avec des frais distincts pour les requêtes et pour les données qui quittent le prestataire.

Les frais de sortie sont la ligne qui surprend, surtout quand des fichiers sont servis à des clients ou copiés entre régions. La conservation d’anciennes versions s’accumule discrètement, tout comme les comptes laissés actifs après le départ des personnes.

Demandez à quoi ressemble la migration avant d’en avoir besoin. Déplacer plusieurs téraoctets demande de la préparation et coûte parfois de l’argent à la sortie, genre de détail rassemblé dans ce que cachent les pages de tarifs.

Choisir entre les trois formes

Les produits de synchronisation grand public sont bon marché, agréables, et bâtis autour d’une personne plutôt que d’une organisation. Ils conviennent aux petites équipes dont le besoin principal est de retrouver les mêmes fichiers sur plusieurs appareils.

Les plateformes de fichiers professionnelles ajoutent droits par groupe, règles de partage externe, politiques de conservation, audit et transfert de propriété. Elles valent le surcoût dès que des départs, des clients ou des documents réglementés entrent en jeu.

Le stockage objet est une tout autre chose : un endroit où les applications gardent leurs fichiers, tarifé au volume et au trafic, sans aucune interface pour le personnel.

Bien des organisations finissent par en exploiter deux sur trois, ce qui est correct tant que la frontière est énoncée. Ce qui pose problème, ce sont les fichiers de travail qui vivent discrètement dans des comptes personnels, car rien dans cet arrangement n’est visible tant que quelqu’un ne part pas.