Almacenamiento de archivos

Qué cubre esta sección

Guardar archivos en un lugar al que otras personas puedan acceder: unidades sincronizadas, espacios compartidos de equipo, enlaces para compartir, versiones y el almacenamiento de objetos que usan directamente las aplicaciones.

Bajo un mismo nombre conviven dos productos. La sincronización de estilo doméstico, que se juzga por la velocidad y la comodidad. La gestión de archivos empresarial, que se juzga por los permisos, la retención y lo que ocurre cuando alguien se marcha.

Las copias que existen para sobrevivir a un desastre corresponden a copias de seguridad y recuperación. Los documentos que se escriben y editan en conjunto están más cerca de notas y wiki.

Sincronizar no es hacer una copia de seguridad

Este malentendido causa más pérdida de datos que cualquier fallo técnico.

Una carpeta sincronizada refleja lo que usted hace. Borre un archivo y desaparece en todas partes. Cifre una carpeta y la versión cifrada es la que recibe cada dispositivo, normalmente en cuestión de minutos.

El historial de versiones ayuda dentro de su ventana, y esa ventana es corta en la mayoría de los planes. Lo que de verdad le protege es una copia aparte a la que la sincronización no llegue y que un atacante con sus credenciales no pueda borrar.

Mantenga ambas. Resuelven problemas distintos y ninguna sustituye a la otra.

Permisos, uso compartido y la fuga silenciosa

La exposición más común en esta categoría es un enlace que alguien creó hace tres años y olvidó.

• Permisos de carpeta por grupo y no por individuo.
• Controles de enlaces con caducidad, contraseñas y restricciones de descarga.
• Reglas de uso compartido externo, fijadas de forma central y no persona a persona.
• Informes de uso compartido, que muestren lo que está abierto ahora y para quién.
• Transferencia de propiedad, cuando alguien deja la organización.

Pida ver el informe de uso compartido durante la prueba. Cualquier organización que haya usado un servicio de archivos durante unos años encuentra en él algo que debería haberse cerrado hace mucho.

La propiedad importa igual. Los archivos de trabajo que están en una cuenta personal salen del edificio con su dueño, y recuperarlos después es una conversación que a nadie le gusta tener.

Rendimiento y experiencia práctica

La experiencia diaria depende de cómo se comporta la sincronización bajo presión.

Compruebe qué ocurre con archivos grandes, con una carpeta que contiene decenas de miles de archivos pequeños y cuando dos personas editan el mismo documento a la vez. El tratamiento de conflictos varía desde un aviso claro hasta dos archivos con nombres confusos.

La sincronización selectiva y los archivos bajo demanda importan a quien tenga un archivo mayor que su portátil. También importa la búsqueda, que debería mirar dentro de los documentos y no solo en los nombres de archivo.

El acceso desde el móvil merece una prueba con mala conexión, porque ahí es donde la disponibilidad sin conexión existe o no existe.

Cumplimiento, ubicación y retención

Para el trabajo regulado, tres preguntas deciden si un producto es utilizable.

Dónde se almacenan y procesan los archivos, y si se puede elegir una región. Quién en el proveedor puede acceder al contenido, y con qué procedimiento. Qué opciones de retención y de bloqueo legal existen, incluido si un archivo borrado desaparece de verdad o se puede recuperar durante un periodo.

El registro de auditoría va con ellas. Saber quién abrió, descargó y compartió un archivo es lo que convierte un incidente en una investigación y no en una conjetura.

Cuánto cuesta

Los planes de equipo cobran por usuario con una cuota o con capacidad compartida. El almacenamiento de objetos cobra por gigabyte almacenado, con tarifas aparte por solicitudes y por los datos que salen del proveedor.

La salida de datos es la partida que sorprende, sobre todo cuando se sirven archivos a clientes o se copian entre regiones. La conservación de versiones antiguas se acumula en silencio, y lo mismo ocurre con las cuentas que siguen activas después de que la gente se marche.

Pregunte cómo es una migración antes de necesitarla. Trasladar varios terabytes exige planificación y a veces cuesta dinero al salir, que es el tipo de detalle recogido en lo que ocultan las páginas de precios.

Elegir entre las tres formas

Los productos de sincronización de estilo doméstico son baratos, agradables y se construyen en torno a una persona y no a una organización. Convienen a equipos pequeños cuya principal necesidad es tener los mismos archivos en varios dispositivos.

Las plataformas de archivos empresariales añaden permisos de grupo, reglas de uso compartido externo, políticas de retención, auditoría y transferencia de propiedad. Compensan el coste adicional en cuanto entran en juego las bajas, los clientes o el material regulado.

El almacenamiento de objetos es otra cosa completamente distinta: un lugar donde las aplicaciones guardan archivos, con precio según el volumen y el tráfico y sin ninguna interfaz para el personal.

Muchas organizaciones acaban usando dos de las tres, y está bien siempre que se establezca el límite. Lo que causa problemas es que los archivos de trabajo vivan en silencio en cuentas personales, porque nada de ese arreglo es visible hasta que alguien se marcha.