Copias de seguridad y recuperación

Para qué sirve esta categoría

Copias de las cosas cuya pérdida detendría la empresa, y una vía probada para volver de esa pérdida. Los productos de aquí cubren equipos de trabajo, servidores, máquinas virtuales, bases de datos y las suites de software donde hoy reside la mayor parte de los datos empresariales.

Bajo una misma palabra se esconden dos trabajos. La copia de seguridad trata de volver a funcionar con rapidez. El archivado trata de conservar registros durante años porque un regulador, un contrato o un tribunal pueden pedirlos. Comprar uno y dar por hecho que se tiene el otro es el error que se repite en todo este estante.

Dónde viven los archivos en el día a día se trata en almacenamiento de archivos. Vigilar si los sistemas están en marcha es monitorización.

Dos números lo deciden todo

Antes de comparar productos, anote dos cifras para cada sistema que le importe.

¿Cuánto trabajo reciente puede permitirse perder, medido en minutos u horas? ¿Y cuánto tiempo puede estar caído ese sistema antes de que la pérdida deje de ser una molestia? La primera cifra fija la frecuencia con que se hacen las copias. La segunda fija qué tipo de restauración hay que comprar.

Una copia nocturna basta para un archivo de proyectos terminados y no sirve de nada para un sistema de pedidos que gestiona cuatrocientas transacciones por hora. La mayor parte de la decepción en esta categoría viene de comprar una programación que nunca coincidió con la respuesta.

Qué se cubre realmente

Las lagunas de cobertura pasan inadvertidas hasta el día en que dejan de hacerlo.

• Equipos de trabajo, incluidos los portátiles que rara vez están en la red a la hora adecuada.
• Servidores y máquinas virtuales, de imagen completa o a nivel de archivo, en hardware propio o en una nube.
• Bases de datos, que necesitan instantáneas coherentes y no la copia de unos archivos en los que se está escribiendo.
• Suites en la nube que cubren correo, unidades, chat y las colecciones de sitios que nadie recuerda haber creado.
• Aplicaciones de negocio cuyo proveedor conserva los datos durante una ventana limitada y espera que usted guarde su propia copia.

Este último grupo pilla constantemente a la gente. Un servicio por suscripción que guarda sus registros no es una copia de seguridad de ellos, y las condiciones suelen decirlo con claridad.

La restauración es el producto, no la copia

Nadie compra copias de seguridad. Todo el mundo compra restauración, y solo descubre bajo presión cuál de las dos compró.

Pregunte hasta qué nivel de detalle puede llegar una restauración. Recuperar un solo elemento de un buzón, una versión de un archivo o una tabla es mejor que reinstalar un servidor entero cuando alguien borró una sola fila. Pregunte cuánto tarda una restauración completa con su volumen de datos, y exija una cifra real, no una de marketing.

Pregunte después por los casos feos. Una restauración en una máquina distinta de la original. Una restauración cuando la consola del proveedor es inaccesible. Una restauración de un sistema cuya versión de software ha avanzado desde que se hizo la copia.

Pruebe una como es debido durante la prueba y deje el resultado por escrito. Una copia sin probar es una creencia, no un control.

El ransomware cambió los requisitos

Los atacantes van ahora primero a por las copias, porque eso es lo que hace que pagar parezca necesario.

El almacenamiento inmutable es la respuesta que funciona: una copia que no puede alterarse ni eliminarse durante un periodo fijo, con independencia de las credenciales que tenga el atacante. Compruebe si está disponible en su plan, cuánto dura el bloqueo y si un administrador puede acortarlo.

La separación externa importa junto con ello. Una copia en la misma cuenta, en el mismo dominio y accesible con la misma contraseña está a un solo ataque de desaparecer. Las alertas sobre trabajos fallidos o ausentes cierran la última laguna, porque las copias que se detuvieron en silencio en marzo son el hallazgo más común en cualquier revisión de incidentes.

Cómo funciona el dinero

El precio se calcula por usuario, por dispositivo, por carga de trabajo o por terabyte, y los proveedores los mezclan con libertad.

Los niveles de almacenamiento son la parte que hay que leer con cuidado. El almacenamiento de archivo más barato cuesta menos de conservar y más de leer, a veces con un retraso medido en horas. La duración de la retención impulsa el coste más que cualquier otra cosa, ya que siete años de copias diarias son un producto distinto de treinta días de ellas. El patrón general de los contadores silenciosos se trata en lo que ocultan las páginas de precios.

Dejar por escrito el plan de restauración

El documento importa tanto como el software, y la mayoría de las organizaciones descubren su ausencia en el peor momento.

Anote qué se copia, con qué frecuencia, dónde viven las copias y cuánto tiempo se conservan. Anote quién está autorizado a ejecutar una restauración y cómo accede a la consola si la vía habitual no está disponible. Anote el tiempo previsto para recuperar cada sistema con su tamaño real.

Ensáyelo después una vez al año con alguien que no lo escribió. Un plan que solo puede ejecutar su autor es un punto único de fallo con ropa de documento.

Guarde una copia del plan en un lugar que no dependa de los sistemas que describe. Las instrucciones guardadas solo en el servidor de archivos que se intenta restaurar son una ironía conocida y evitable.