Kassensysteme und Einzelhandel

Was diese Kategorie abdeckt

Verkaufen von Angesicht zu Angesicht und der Betrieb des Ladens dahinter: die Kasse selbst, Zahlungshardware, Bestand, Personal, Kundendaten und Auswertungen.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche enorm. Ein Café braucht Tempo, Zusatzoptionen, einen Küchenbon und eine offene Rechnung. Ein Bekleidungsgeschäft braucht Größen, Farben, Rückgaben und eine Umkleide. Eine Werkstatt braucht Angebote, Teile, Arbeitszeit und eine Auftragshistorie. Die Produkte sind spezialisierter, als der Kategoriename vermuten lässt.

Der Verkauf im Internet gehört zu E-Commerce. Bestände über mehrere Lager finden Sie unter Warenwirtschaft, und Kartenzahlungen allgemein unter Zahlungsabwicklung.

Tempo an der Kasse ist das Produkt

Alles andere ist zweitrangig gegenüber der Frage, wie lange eine Transaktion dauert, wenn eine Schlange steht.

Beobachten Sie in der Testphase einen kompletten Verkauf: einen Artikel finden, einen Rabatt gewähren, eine Zahlung aufteilen und einen Beleg ausstellen. Zählen Sie die Fingertipps. Ein Entwurf, der pro Verkauf drei Sekunden mehr braucht, kostet einen gut besuchten Laden jede Woche Stunden und verärgert Personal wie Kunden.

Rückgaben und Umtausch verdienen denselben Test, denn sie sind komplizierter als Verkäufe und werden meist schlechter gelöst. Das Gleiche gilt für die unbequemen Fälle: eine Erstattung auf eine Karte, die nicht mehr vorliegt, ein Verkauf, der nach dem Öffnen der Schublade storniert wird, ein Kunde, der die Hälfte mit der einen und die Hälfte mit einer anderen Zahlart bezahlen will.

Hardware und was sie wirklich kostet

• Terminals, sei es ein Tablet, eine eigene Kasse oder ein Smartphone.
• Kartenleser, meist an einen bestimmten Zahlungsdienstleister gebunden.
• Bondrucker und Kassenschubladen, oft aus einem älteren System weiterverwendbar.
• Scanner und Etikettendrucker, wenn Sie mehr als eine Handvoll Artikel führen.
• Netzwerk und Ersatzverbindung, denn der Laden steht still, wenn sie ausfallen.

Kartenleser sind das Teil, das am ehesten an einen Anbieter gebunden ist. Klären Sie die Kompatibilität mit Hardware, die Sie schon besitzen, bevor Sie Softwarepreise vergleichen, denn der Ersatz kann ein Jahr Abonnement übersteigen.

Auch das Offline-Verhalten gehört hierher. Eine Kasse, die nicht mehr verkauft, wenn die Verbindung abbricht, ist ein Geschäftsrisiko und keine Unannehmlichkeit, und die einzige verlässliche Prüfung ist, sie zu trennen und es auszuprobieren.

Hinter der Theke

Im Backoffice wird aus einem Kassensystem ein Einzelhandelssystem.

Kern ist der Bestand: Zählungen, die korrekt bleiben, Bestellungen, Lieferantendaten und sauber behandelte Varianten für alles, was in Größen oder Farben verkauft wird. Händler mit mehreren Standorten brauchen Umlagerungen und eine gemeinsame Sicht über alle Läden.

Als Nächstes zählen die Funktionen für das Personal. Persönliche Zugänge statt eines gemeinsamen Codes. Berechtigungen für Rabatte, Stornos und Erstattungen. Ein Protokoll, wer was bearbeitet hat. Dieses Protokoll klärt Streitfälle und schreckt vor den stillen Verlusten ab, die jedem Händler irgendwann begegnen.

Kundendaten und Treueprogramme lohnen sich, wenn Stammkunden wichtig sind, und können ignoriert werden, wenn nicht.

Den Laden mit allem anderen verbinden

Wer auch online verkauft, braucht einen Bestandswert, nicht zwei.

Prüfen Sie, wie schnell ein Verkauf an der Kasse die Online-Verfügbarkeit senkt, ob Produkte an einer Stelle gepflegt werden und wie Rückgaben aus beiden Kanälen behandelt werden. Systeme, die stündlich synchronisieren, verkaufen an einem geschäftigen Wochenende zu viel.

Die Buchhaltung ist die andere Anbindung. Tageseinnahmen, Steueraufteilungen, Trinkgelder und die Aufteilung nach Zahlart sollten im Hauptbuch ankommen, ohne dass jemand eine Zusammenfassung abtippt, und der Abgleich sollte mit dem übereinstimmen, was die Bank tatsächlich gutgeschrieben hat.

Was der Betrieb kostet

Die Software wird pro Kasse oder pro Standort berechnet, mit Stufen nach Funktionsumfang und manchmal nach Umsatz. Die Zahlungsabwicklung ist getrennt, es sei denn, der Anbieter verlangt seine eigene, dann gehört der Satz zur Softwareentscheidung.

Rechnen Sie Hardware, Support und etwaige Gebühren pro Standort für Auswertungen über mehrere Läden hinzu. Vergleichen Sie dann die jährliche Gesamtsumme bei Ihrem tatsächlichen Transaktionsvolumen statt der monatlichen Schlagzeile, wie es in was Preisseiten verschweigen beschrieben ist.

In einer geschäftigen Phase testen

Kassensoftware wirkt in einem ruhigen Raum überzeugend und zeigt sich erst an einem Samstagnachmittag.

Wenn eine Testphase möglich ist, nutzen Sie sie im echten Geschäft mit echtem Personal statt mit einem Filialleiter, der sich durch Bildschirme klickt. Beobachten Sie, wie lange eine Transaktion dauert, wie oft jemand um Hilfe bitten muss und was passiert, wenn ein Kunde sich mittendrin umentscheidet.

Spielen Sie die Störungen gezielt durch: ein Kartenleser, der die Verbindung verliert, ein Netzausfall, ein Bondrucker ohne Papier, eine Erstattung auf eine Zahlart, die nicht mehr vorliegt.

Prüfen Sie dann den Tagesabschluss. Kassensturz, Abgleich der Einnahmen mit der Bank und die Zahlen, die Ihre Steuerberatung erwartet, gehören jeden Abend zum Alltag eines Ladens, und Software, die das umständlich macht, ärgert dreihundertmal im Jahr jemanden.