PDV e varejo

O que esta categoria cobre

Vender cara a cara e tocar a loja por trás disso: o próprio caixa, o hardware de pagamento, o estoque, a equipe, o cadastro de clientes e os relatórios.

As exigências variam enormemente conforme o ramo. Uma cafeteria precisa de velocidade, adicionais, comanda para a cozinha e conta deixada aberta. Uma loja de roupas precisa de tamanhos, cores, trocas e provador. Uma oficina precisa de orçamentos, peças, mão de obra e histórico de serviços. Os produtos se especializam mais do que o nome da categoria sugere.

Vender online pertence a e-commerce. O estoque entre armazéns fica em controle de estoque, e o processamento de cartões em geral está em pagamentos.

A velocidade no balcão é o produto

Todo o resto é secundário diante do tempo que uma transação leva quando há fila.

Observe uma venda completa durante o teste: achar um item, aplicar um desconto, dividir um pagamento e emitir o recibo. Conte os toques. Um design que acrescenta três segundos por venda custa horas por semana a uma loja movimentada e irrita equipe e clientes.

Devoluções e trocas merecem o mesmo teste, pois são mais complicadas que as vendas e costumam ser tratadas pior. O mesmo vale para os casos incômodos: um estorno para um cartão que já não está presente, uma venda cancelada depois de a gaveta abrir, um cliente que quer pagar metade de um jeito e metade de outro.

Hardware, e quanto ele realmente vai custar

• Terminais, seja um tablet, um caixa dedicado ou um celular.
• Leitores de cartão, normalmente atrelados a um processador específico.
• Impressoras de recibo e gavetas, muitas vezes reaproveitáveis de um sistema antigo.
• Leitores de código de barras e impressoras de etiquetas, se você trabalha com mais do que um punhado de itens.
• Rede e conexão reserva, porque a loja para quando ela falha.

Os leitores de cartão são a peça com maior chance de ficar presa a um fornecedor. Confirme a compatibilidade com o hardware que você já tem antes de comparar os preços do software, já que a troca pode passar de um ano de assinatura.

O comportamento offline entra aqui também. Um caixa que para de vender quando a conexão cai é um risco para o negócio, não um simples incômodo, e a única forma confiável de verificar é desconectá-lo e tentar.

Atrás do balcão

A retaguarda é onde um ponto de venda se torna um sistema de varejo.

O estoque é o núcleo: contagens que se mantêm corretas, pedidos de compra, cadastro de fornecedores e variações tratadas direito para tudo o que se vende em tamanhos ou cores. Redes com várias lojas precisam de transferências e de uma visão única de todas elas.

Os recursos de equipe vêm a seguir. Logins individuais em vez de um código compartilhado. Permissões para descontos, cancelamentos e estornos. Um registro de quem processou o quê. Esse registro encerra disputas e inibe as perdas silenciosas que todo varejista acaba encontrando.

Cadastro de clientes e fidelidade valem a pena quando a recompra importa, e podem ser ignorados quando não importa.

Conectar a loja ao resto

Uma loja que também vende online precisa de um único número de estoque, não de dois.

Verifique com que rapidez uma venda no balcão reduz a disponibilidade online, se os produtos são gerenciados num só lugar e como as devoluções de qualquer canal são tratadas. Sistemas que sincronizam de hora em hora vão vender além do estoque num fim de semana movimentado.

A contabilidade é a outra conexão. O faturamento do dia, a discriminação de impostos, as gorjetas e a divisão por forma de pagamento devem chegar ao livro-razão sem que ninguém redigite um resumo, e a conciliação deve bater com o que o banco realmente depositou.

Quanto custa manter

O software é cobrado por caixa ou por unidade, com níveis por recurso e às vezes por faturamento. O processamento de pagamentos é separado, a menos que o fornecedor exija o próprio, caso em que a taxa passa a fazer parte da decisão sobre o software.

Some hardware, suporte e qualquer taxa por unidade para relatórios entre lojas. Depois compare pelo total anual no seu volume real de transações, e não pelo valor mensal de vitrine, que é a conta explicada em o que as páginas de preços escondem.

Teste em um período movimentado

Um software de ponto de venda faz boa figura numa sala tranquila e se revela numa tarde de sábado.

Se houver teste, rode-o durante o movimento real e com a equipe de verdade, e não com um gerente clicando pelas telas. O que vale observar é quanto tempo uma transação leva, com que frequência alguém precisa pedir ajuda e o que acontece quando um cliente muda de ideia no meio da compra.

Provoque os imprevistos de propósito: um leitor de cartão que desconecta, uma queda de rede, uma impressora de recibo sem papel, um estorno numa forma de pagamento que já não está presente.

Depois confira o fim do dia. Fechar o caixa, conciliar o faturamento com o banco e gerar os números que o contador espera é o que a loja faz toda noite, e um software que torna isso trabalhoso vai irritar alguém trezentas vezes por ano.