Finanças e contabilidade

O que esta categoria cobre

Manter os livros e fechar o mês: razão, conciliação bancária, despesas, relatórios e as obrigações que cada jurisdição espera. Alguns produtos param na escrituração de uma empresa pequena, outros chegam à consolidação entre entidades.

Emitir faturas e receber pagamentos recorrentes fica em faturamento e cobrança. Pagar a equipe é assunto de folha de pagamento, e receber pagamentos com cartão é pagamentos.

Primeiro o país, depois os recursos

Esta é a única categoria em que a geografia vence a funcionalidade.

Alíquotas e regras tributárias, o formato que uma nota deve ter, como as declarações são enviadas, quais bancos se conectam e com o que o seu contador está habilitado a declarar dependem de onde você opera. Um produto elogiado em toda parte pode ser a resposta errada no seu mercado.

Comece filtrando o software que atende direito o seu país e compare dentro desse conjunto. Operar em vários países eleva a régua de novo: várias moedas, vários regimes tributários, lançamentos entre empresas do grupo e relatórios consolidados são uma classe de produto diferente da escrituração de um único mercado.

Conexões bancárias e conciliação

A conciliação é a maior parte do trabalho diário, então a qualidade da conexão bancária define como o software é no uso.

As conexões diretas por uma interface bancária são estáveis e têm suporte. As construídas fazendo login em seu nome quebram sempre que o banco muda alguma coisa, e a queda cai no fechamento do mês, não num momento conveniente.

Pergunte quais dos seus bancos são atendidos e por qual método. Depois olhe o pareamento: regras que aprendem com as suas correções, lançamentos divididos, tratamento de moeda estrangeira e o que acontece com um pagamento que cobre três faturas de uma só vez.

O que importa além do razão

• Despesas, registradas por foto, com aprovação e reembolso anexados.
• Relatórios, incluindo DRE, balanço patrimonial, aging e posição de caixa.
• Multimoeda, com reavaliação realista em vez de uma taxa fixa.
• Ativo imobilizado e depreciação, que produtos pequenos costumam omitir por completo.
• Acesso para o seu contador, sem custo e com as permissões certas.

Esse último ponto vale confirmar antes de assinar. Cobrar uma licença inteira de quem entrega a sua contabilidade é uma despesa evitável e comum.

Trabalhar com quem usa

Escolher software nesta categoria é, em parte, uma decisão de contratação.

Seu contador ou escriturário trabalha mais rápido num sistema que conhece. Se ele tem uma preferência forte, ela costuma pesar mais que uma vantagem marginal de recursos, porque o tempo dele é cobrado de você de qualquer jeito.

O mesmo vale por dentro. Quem emite faturas e arquiva comprovantes deveria conseguir fazer isso sem treinamento a cada trimestre, e o fluxo de aprovação deve refletir como as decisões são de fato tomadas na sua empresa, não uma versão idealizada.

O que os planos medem e quanto custa migrar

Os preços são por usuário por mês, com níveis por recurso, e os limites habituais são multimoeda, controle de projetos, ativo imobilizado e o número de pessoas que podem entrar.

Fique atento a limites de faturas ou lançamentos por mês nos planos de entrada e a adicionais de despesas, folha ou estoque que se supunha estarem incluídos. A qualidade do suporte varia enormemente e raramente é precificada de forma explícita.

Trocar de sistema é o custo real. Saldos iniciais, lançamentos históricos, histórico de conciliação e qualquer personalização precisam chegar intactos, e por isso a maioria das migrações acontece no início do exercício. Peça uma exportação completa em formato legível antes de precisar dela e leia o que as páginas de preços escondem para o resto da conta.

Autônomos, pequenas empresas e quem vem acima

Um autônomo com poucas faturas por mês precisa de conciliação bancária, faturas e declaração de impostos. A maior parte desse mercado é bem atendida por produtos baratos, e o fator decisivo costuma ser se ele se conecta ao seu banco.

Uma pequena empresa acrescenta folha de pagamento, despesas, vários usuários e um caminho de aprovação de verdade, que é onde os planos de entrada começam a ficar apertados.

Acima disso, os requisitos viram estruturais: várias entidades, consolidação, reavaliação multimoeda, contabilidade por projeto e trilhas de auditoria que um revisor vai inspecionar.

Cada degrau é uma classe de produto diferente, e mudar entre elas é mais fácil na virada do exercício. Escolher um degrau à frente de onde você está é razoável. Escolher três à frente é pagar por uma complexidade que a equipe vai contornar em vez de usar.