Finanzas y contabilidad

Qué cubre esta categoría

Llevar los libros y cerrar el mes: libros contables, conciliación bancaria, gastos, informes y las presentaciones que exige cada jurisdicción. Algunos productos se quedan en la teneduría de libros de una empresa pequeña y otros llegan a la consolidación entre sociedades.

El envío de facturas y el cobro de pagos recurrentes están en facturación y cobros. El pago al personal corresponde a nóminas, y el cobro con tarjeta es pagos.

Primero el país, después las funciones

Es la única categoría en la que la geografía pesa más que la funcionalidad.

Los tipos y las normas fiscales, el formato obligatorio de la factura, cómo se presentan las declaraciones, qué bancos se conectan y con qué está habilitado su asesor para presentar dependen de dónde opere. Un producto elogiado en todas partes puede ser la respuesta equivocada en su mercado.

Se empieza por filtrar el software que admite bien su país y se compara dentro de ese conjunto. Operar en varios países sube de nuevo el listón: varias monedas, varios regímenes fiscales, asientos entre sociedades del grupo e informes consolidados son otra clase de producto, distinta de la contabilidad de un solo mercado.

Conexiones bancarias y conciliación

La conciliación es la mayor parte del trabajo diario, así que la calidad de la conexión bancaria decide cómo se siente el software.

Las conexiones directas mediante una interfaz bancaria son estables y están respaldadas. Las que se basan en iniciar sesión en su nombre se rompen cada vez que el banco cambia algo, y la caída llega durante un cierre de mes y no en un momento cómodo.

Hay que preguntar cuáles de sus bancos se admiten y por qué método. Después se examina la conciliación: reglas que aprenden de sus correcciones, operaciones divididas, gestión de divisas y qué pasa con un pago que cubre tres facturas a la vez.

Lo que importa más allá del libro mayor

• Gastos, capturados con una fotografía y con aprobación y reembolso asociados.
• Informes, incluidos cuenta de resultados, balance, antigüedad de saldos y situación de caja.
• Multimoneda, con una revalorización realista y no un tipo fijo.
• Inmovilizado y amortización, que los productos pequeños suelen omitir por completo.
• Acceso para su asesor, sin coste y con los permisos adecuados.

Esto último conviene confirmarlo antes de firmar. Cobrar un puesto completo a quien presenta sus cuentas es un gasto evitable y muy frecuente.

Trabajar con quienes lo usan

La elección del software en esta categoría es en parte una decisión de contratación.

Su asesor o contable trabaja más rápido en un sistema que conoce. Si tiene una preferencia firme, suele pesar más que una ventaja marginal de funciones, porque su tiempo se le factura de todos modos.

Lo mismo vale dentro de la empresa. Quien emite facturas y archiva recibos debería poder hacerlo sin formación cada trimestre, y el circuito de aprobación debería ajustarse a cómo se toman realmente las decisiones en su empresa y no a una versión idealizada.

Qué miden los planes y cuánto cuesta migrar

El precio es por usuario y mes con niveles por funciones, y los límites habituales son la multimoneda, el seguimiento de proyectos, el inmovilizado y el número de personas que pueden acceder.

Conviene vigilar los límites de facturas u operaciones al mes en los planes de entrada, y los complementos de gastos, nóminas o inventario que se daban por incluidos. La calidad del soporte varía enormemente y rara vez se pone precio de forma explícita.

El coste real está en cambiar de sistema. Los saldos iniciales, las operaciones históricas, el historial de conciliación y cualquier personalización tienen que llegar intactos, por eso la mayoría de las migraciones se hacen al inicio de un ejercicio. Hay que pedir una exportación completa en un formato legible antes de necesitarla, y leer lo que ocultan las páginas de precios para el resto de las cuentas.

Autónomos, pequeñas empresas y todo lo que hay por encima

Un autónomo con unas pocas facturas al mes necesita conciliación bancaria, facturas y una declaración de impuestos. La mayor parte de ese mercado está bien servida por productos baratos, y el factor decisivo suele ser si se conecta con su banco.

Una pequeña empresa añade nóminas, gastos, varios usuarios y un circuito de aprobación en regla, que es donde los planes de entrada empiezan a quedarse cortos.

Por encima, los requisitos se vuelven estructurales: varias sociedades, consolidación, revalorización multimoneda, contabilidad por proyectos y registros de auditoría que un revisor inspeccionará.

Cada escalón es una clase de producto distinta, y pasar de uno a otro es más fácil en el cambio de ejercicio. Elegir uno por delante de donde se está es razonable. Elegir tres por delante significa pagar una complejidad que el equipo esquivará en lugar de usar.