Inventario

Qué cubre esta categoría

Saber qué se tiene, dónde está y cuánto costó: niveles de existencias en varias ubicaciones, compras, preparación de pedidos y el rastro documental entre todo ello.

Los productos van desde un control de stock ligero acoplado a una tienda hasta sistemas que gestionan varios almacenes con lotes, fechas de caducidad, números de serie y listas de materiales.

Los escaparates y el pago están en comercio electrónico. Las tarifas de transportistas, las etiquetas y el seguimiento pertenecen a envíos y logística, y las suites operativas completas están en ERP y operaciones.

Una cifra, muchos lugares

El problema que resuelve este software es tener una única cifra de existencias que respeten todos los canales.

Hay que hacer dos preguntas a cualquier producto. ¿Con qué rapidez una venta en un canal reduce la disponibilidad en los demás? ¿Se reserva el stock cuando el cliente paga o solo cuando sale el paquete? El hueco entre esos dos momentos es donde vive la venta duplicada, y ningún correo de disculpa la arregla tanto como un intervalo más corto.

La gestión multiubicación sigue la misma lógica. El stock en una tienda, un almacén, una furgoneta y un centro logístico de un marketplace son cuatro verdades distintas que tienen que cuadrar, y los traspasos entre ellas deben registrarse y no recordarse.

Las funciones que importan según el oficio

• Variantes y packs, en los que una venta consume varios artículos de stock.
• Lotes y caducidad, para alimentos, cosméticos y todo lo que tiene fecha de caducidad.
• Números de serie, para garantía y trazabilidad de unidades individuales.
• Listas de materiales, si se ensambla en lugar de revender.
• Coste en destino, para que el transporte y los aranceles acaben en el valor de la mercancía.

Esto último cambia el aspecto de sus márgenes. Los productos que tratan el precio de compra como coste sobrestiman en silencio la rentabilidad de todo lo importado.

Compras y la cuestión de la demanda

Reponer por instinto produce tanto roturas de stock como stock muerto, con frecuencia en el mismo almacén.

Hay que buscar puntos de reposición que tengan en cuenta el plazo de entrega, fichas de proveedor con el cumplimiento real y no el prometido, y pedidos de compra que se reciban parcialmente sin romperse. Las funciones de previsión van de útiles a decorativas, y las útiles son las que explican su razonamiento.

El plazo de entrega del proveedor merece un seguimiento honesto. Un punto de reposición construido sobre las dos semanas que declara el proveedor, cuando la cifra real es de cinco, es como una empresa se queda sin su artículo más vendido dos veces al año.

Preparación, recuento y el mundo físico

El software describe las existencias. Los almacenes las contienen, y ambos discrepan constantemente.

Se revisa cómo respalda el producto la recogida, el embalaje, el despacho y el momento en que quien prepara encuentra una estantería vacía. Hay que preguntar si el escaneo de códigos de barras está incluido o es un extra de pago, y cómo funciona el recuento cíclico. Un sistema que exige un recuento anual completo y no ofrece nada intermedio se irá desviando durante once meses.

Las devoluciones también necesitan un camino. Reponer, inspeccionar, reembolsar y dar de baja la mercancía dañada son hechos corrientes, y los productos que los ignoran devuelven el desorden a una hoja de cálculo.

Integraciones y qué sincronizan en realidad

Un sistema de inventario se sitúa entre una tienda, un paquete de contabilidad y a veces un transportista.

Hay que preguntar qué campos fluyen en cada dirección y con qué frecuencia. Las cantidades son lo fácil. La contabilización del coste de las ventas en el libro mayor, los impuestos de las compras y la correcta reversión de las devoluciones son donde fallan las integraciones endebles.

El precio suele depender de pedidos al mes, ubicaciones, usuarios o canales conectados. El volumen de pedidos es el contador que crece con el negocio, así que conviene calcular el coste con el volumen del año que viene y comprobar si una temporada alta lo empuja de forma permanente a un nivel superior. Contadores similares en otras categorías aparecen en lo que ocultan las páginas de precios.

Dónde suelen fallar las cifras

La exactitud del stock se deteriora por un número reducido de motivos previsibles, y conocerlos ayuda a comparar productos.

Canales de venta que se actualizan con un horario y no al instante. Devoluciones procesadas como una nota y no como un movimiento. Mercancía dañada dada de baja en una conversación en lugar de en una operación. Stock trasladado entre ubicaciones por alguien que pensaba registrarlo más tarde.

Cada uno de ellos es un problema de proceso que el software puede evitar o ignorar. Los productos que obligan a registrar un movimiento, y lo hacen rápido, mantienen los recuentos más cerca de la realidad que los productos con mejores informes.

El recuento cíclico es el hábito de mantenimiento que atrapa el resto. Contar con frecuencia una sección pequeña detecta la desviación cuando aún es pequeña, y no exige cerrar el almacén un día.