Faturamento e cobrança

O que esta prateleira cobre

Pedir o dinheiro e recebê-lo: faturas avulsas, assinaturas, cobrança por uso, lembretes e os relatórios que mostram o que está em aberto.

O faturamento simples se sobrepõe à escrituração, e é por isso que muitas empresas não precisam de nada além do pacote de contabilidade. Os produtos dedicados se justificam quando cobrar vira um processo, e não um documento.

Os livros em si pertencem a finanças e contabilidade. O processamento de cartões e os repasses ficam em pagamentos.

As regras locais decidem mais do que os recursos

Uma fatura é um documento jurídico, e o que ela deve conter depende de onde você está.

Campos obrigatórios, numeração sequencial, apresentação dos tributos, idioma, moeda e prazos de guarda são todos definidos localmente. Vários países já tornam obrigatório o faturamento eletrônico estruturado por uma plataforma do governo, com mais adesões a cada ano, e um produto que não implementou a via do seu país simplesmente não vai funcionar lá.

A cobrança entre países acrescenta outra camada: inversão do sujeito passivo, números de identificação fiscal dos clientes, comprovação da localização do comprador e limites que obrigam o registro em mercados onde você não tem escritório. Pergunte aos fornecedores sobre os países específicos em que você fatura, não sobre suporte internacional em geral.

Assinaturas são outro produto

A cobrança recorrente parece faturamento repetido e não se comporta como ele.

A complexidade está na mudança: upgrades no meio do período, rateio proporcional, pausas, descontos, testes que viram plano pago e reembolsos de uma fatura já emitida. Pergunte como cada um é tratado, em vez de se é suportado.

A cobrança por uso eleva a régua de novo. Os eventos medidos precisam ser contados em algum lugar confiável, agregados corretamente e mostrados ao cliente de uma forma que ele possa conferir. Uma fatura que ninguém consegue verificar gera chamados de suporte exatamente na proporção em que você fatura.

Receber, e o que acontece quando não se recebe

• Pagamento na fatura, para que cartão ou transferência bancária seja um clique e não uma tarefa separada.
• Lembretes antes e depois do vencimento, enviados automaticamente.
• Lógica de nova tentativa para cartões recusados, num calendário que respeite as regras da bandeira.
• Atualização de cartões, onde a bandeira permite renovar dados vencidos.
• Relatórios de aging mostrando quem deve o quê e há quanto tempo.

Os pagamentos recusados merecem atenção de verdade nos negócios de assinatura. A maior parte da perda involuntária vem de cartões vencidos, não de decisões de sair, e uma sequência decente de recuperação devolve uma parcela significativa dela.

Encaixar no resto da pilha

As faturas são criadas a partir de alguma coisa e vão parar em algum lugar.

A montante, os dados costumam morar num CRM, numa loja ou na sua própria aplicação, e digitá-los de novo é lento e errado. Confira se as faturas podem ser emitidas por uma API ou um conector em vez de à mão.

A jusante, tudo precisa chegar ao razão com o tratamento tributário certo. Uma conexão que envia os totais, mas perde o detalhe dos tributos, passa o trabalho ao seu contador e reaparece como honorários.

Quanto custam os planos e a pergunta da saída

Três modelos competem aqui: uma mensalidade fixa, uma cobrança por fatura ou um percentual da receita faturada. O terceiro é fácil de aceitar no início e caro em escala, então faça a conta com o volume do ano que vem, não com o deste mês.

Fique atento a cobranças extras por moedas adicionais, usuários ou o acesso à API necessário para a automação. As taxas de processamento de pagamentos são separadas do software e entram na mesma conta, junto com os hábitos descritos em o que as páginas de preços escondem.

Antes de se comprometer, confira a exportação. O histórico de faturas é um registro legal que você precisa guardar por anos, e ele tem que sair em formato legível quando você trocar de fornecedor.

Combinar a ferramenta com a forma como você cobra

Faturar avulsamente para um punhado de clientes não exige quase nada além do que um pacote de contabilidade já inclui, e comprar um produto dedicado para isso acrescenta um sistema a manter.

As assinaturas recorrentes mudam o requisito por completo, porque o trabalho passa de emitir documentos para lidar com mudanças: upgrades, pausas, reembolsos e pagamentos recusados.

A cobrança por uso eleva a exigência de novo, já que o medidor precisa ser confiável, auditável e explicável a um cliente que contesta um valor.

Os serviços profissionais ficam em seu próprio canto, onde as faturas são montadas a partir de horas e despesas registradas e a ligação com o controle de horas importa mais do que qualquer recurso de cobrança.

Identifique qual desses quatro casos é o seu antes de comparar produtos, porque cada um tem especialistas que superam as ferramentas gerais por uma boa margem.