POS e retail

Che cosa copre questa categoria

Vendere di persona e gestire il negozio che sta dietro: la cassa vera e propria, l’hardware per i pagamenti, le scorte, il personale, l’anagrafica dei clienti e la reportistica.

Le esigenze variano enormemente da un mestiere all’altro. Un bar ha bisogno di velocità, varianti, comande in cucina e conti lasciati aperti. Un negozio di abbigliamento ha bisogno di taglie, colori, resi e camerini. Un’officina ha bisogno di preventivi, ricambi, manodopera e storico degli interventi. I prodotti sono più specializzati di quanto suggerisca il nome della categoria.

Vendere online rientra in E-commerce. Le scorte tra più magazzini stanno in gestione del magazzino, mentre l’elaborazione delle carte in generale è pagamenti.

La velocità al banco è il prodotto

Tutto il resto passa in secondo piano rispetto al tempo che richiede una transazione quando c’è la fila.

Osservate una vendita completa durante la prova: trovare un articolo, applicare uno sconto, dividere un pagamento ed emettere lo scontrino. Contate i tocchi. Un’interfaccia che aggiunge tre secondi a ogni vendita costa a un negozio affollato ore ogni settimana e irrita sia il personale sia i clienti.

Resi e cambi meritano lo stesso test, perché sono più complicati delle vendite e di solito sono gestiti peggio. Lo stesso vale per i casi scomodi: un rimborso su una carta che non c’è più, una vendita annullata dopo l’apertura del cassetto, un cliente che vuole pagare metà con un metodo e metà con un altro.

L’hardware e quanto costerà davvero

• Terminali, che siano un tablet, una cassa dedicata o un telefono.
• Lettori di carte, di solito legati a un circuito di incasso specifico.
• Stampanti di scontrini e cassetti, spesso riutilizzabili da un vecchio sistema.
• Scanner e stampanti di etichette, se avete più di una manciata di referenze.
• Rete e connessione di riserva, perché quando cade il negozio si ferma.

I lettori di carte sono il componente con più probabilità di essere vincolato a un fornitore. Verificate la compatibilità con l’hardware che già possedete prima di confrontare i prezzi del software, perché la sostituzione può superare un anno di abbonamento.

Anche il comportamento offline rientra qui. Una cassa che smette di vendere quando cade la connessione è un rischio per l’attività, non un semplice fastidio, e l’unico modo affidabile per saperlo è scollegarla e provare.

Dietro il banco

Il back office è il punto in cui un punto vendita diventa un sistema per il retail.

Le scorte ne sono il nucleo: conteggi che restano accurati, ordini di acquisto, anagrafica dei fornitori e varianti gestite come si deve per tutto ciò che si vende in taglie o colori. Chi ha più punti vendita ha bisogno di trasferimenti e di una vista unica su tutti i negozi.

Subito dopo contano le funzioni per il personale. Accessi individuali al posto di un codice condiviso. Permessi per sconti, annullamenti e rimborsi. Una traccia di chi ha elaborato che cosa. Quella traccia risolve le controversie e scoraggia le perdite silenziose in cui prima o poi incappa ogni commerciante.

Anagrafica clienti e fidelizzazione valgono la pena quando gli acquisti ripetuti contano, e si possono ignorare quando non contano.

Collegare il negozio al resto

Un negozio che vende anche online ha bisogno di un solo dato sulle scorte, non di due.

Verificate quanto in fretta una vendita al banco riduce la disponibilità online, se i prodotti si gestiscono in un unico posto e come vengono trattati i resi da entrambi i canali. I sistemi che si sincronizzano ogni ora venderanno più del disponibile nei fine settimana affollati.

L’altro collegamento è la contabilità. Incassi giornalieri, dettaglio delle imposte, mance e ripartizione per metodo di pagamento devono arrivare al libro contabile senza che nessuno ridigiti un riepilogo, e la riconciliazione deve corrispondere a ciò che la banca ha davvero accreditato.

Quanto costa farlo funzionare

Il software si paga per cassa o per punto vendita, con livelli in base alle funzioni e a volte al fatturato. L’elaborazione dei pagamenti è separata, a meno che il fornitore non imponga il proprio circuito, nel qual caso la tariffa fa parte della decisione sul software.

Aggiungete hardware, assistenza ed eventuali canoni per punto vendita per la reportistica su più negozi. Poi confrontate sul totale annuo ai vostri volumi reali di transazioni invece che sul prezzo mensile in evidenza: è l’aritmetica descritta in che cosa nascondono le pagine dei prezzi.

Provatelo in un periodo di punta

Il software per il punto vendita si presenta bene in una stanza tranquilla e si rivela un sabato pomeriggio.

Se è possibile una prova, eseguitela durante la vendita reale con il personale vero e non con un responsabile che clicca tra le schermate. Le misure da osservare sono quanto dura una transazione, quanto spesso qualcuno deve chiedere aiuto e che cosa succede quando un cliente cambia idea a metà.

Simulate di proposito i disservizi: un lettore di carte che si scollega, una caduta di rete, una stampante di scontrini senza carta, un rimborso su un metodo di pagamento che non c’è più.

Poi controllate la chiusura della giornata. Chiudere la cassa, riconciliare gli incassi con la banca e produrre i dati che il commercialista si aspetta sono operazioni che un negozio fa ogni sera, e un software che le rende scomode darà fastidio a qualcuno trecento volte l’anno.