Events und Webinare

Was dieses Regal abdeckt

Software für Veranstaltungen, zu denen man sich anmeldet: Webinare, virtuelle Konferenzen, Hybridtage und Präsenztreffen mit Tickets. Der gemeinsame Nenner sind Anmeldung, Teilnahme und das, was danach passiert, nicht das Video selbst.

Gewöhnliche interne Calls gehören in Videokonferenzen. Nurture-Abfolgen nach einer Veranstaltung liegen im E-Mail-Marketing oder in der Marketing-Automatisierung.

Das Produkt zum Format wählen

Vier Formate brauchen wirklich unterschiedliche Software.

Ein wiederkehrendes Webinar braucht eine schnelle Anmeldeseite, verlässliche Erinnerungen und eine Aufzeichnung, die sich zu veröffentlichen lohnt.

Eine virtuelle Konferenz braucht mehrere Tracks, einen Zeitplan, in dem man sich zurechtfindet, und etwas, das einem Flurgespräch ähnelt. Eine Hybridveranstaltung braucht, dass beide Gruppen ordentlich behandelt werden, statt dass die Remote-Hälfte auf eine ferne Kamera schaut. Eine Präsenzveranstaltung braucht vor allem Ticketing, Namensschilder und einen Check-in, der übersteht, wenn am Veranstaltungsort die Verbindung ausfällt.

Eine Konferenzplattform für ein monatliches Webinar zu kaufen ist der übliche teure Fehler, und ein Webinar-Tool für eine kostenpflichtige Konferenz der übliche peinliche.

Bei der Anmeldung werden Events gewonnen

Zwischen Einladung und Bestätigung gehen mehr Leute verloren als an jeder anderen Stelle.

Prüfen Sie, ob die Anmeldeseite Ihre eigene Domain und Ihr Branding tragen kann, ob das Formular kurz sein darf und ob man es am Handy ohne Zoomen ausfüllen kann. Prüfen Sie dann die Erinnerungsabfolge: Eine Nachricht am Vortag und eine eine Stunde vorher sind der Unterschied zwischen vierzig und zwanzig Prozent Teilnahme.

Den Umgang mit dem Kalender sollten Sie an einer echten Einladung testen. Eine Datei, die sich nicht anhängen lässt, oder ein Link, der sich nach einer Verschiebung unbemerkt ändert, kostet still Teilnehmer.

Wenn Sie Tickets verkaufen, achten Sie auf Zahlungsmethoden, Steuerbehandlung je Land, Erstattungen und Übertragungen zwischen Teilnehmern. Das sind gewöhnliche Anforderungen, die manche Plattformen schlecht lösen.

Das Live-Erlebnis

• Beitritt im Browser, ohne Installation, auf einem abgesicherten Laptop.
• Interaktion über Fragen, Umfragen, Reaktionen und moderierten Chat.
• Streamingqualität, einschließlich dessen, was passiert, wenn die Verbindung eines Vortragenden schlechter wird.
• Backstage, damit Vortragende sich vorbereiten können, ohne dass das Publikum zusieht.
• Untertitel und Aufzeichnung, automatisch erzeugt statt nachträglich angefordert.

Proben Sie im echten Produkt mit den echten Vortragenden. Jede Plattform wirkt in der Demo gut, und jede hat eine raue Stelle, die Sie lieber an einem Dienstag finden als während der Keynote.

Nach dem Event, denn darum geht es

Ein Event, das eine Liste erzeugt, der niemand nachgeht, ist eine Kostenstelle mit guter Beleuchtung.

Prüfen Sie, welche Daten herauskommen: Anmeldedaten, Verweildauer, gestellte Fragen, Umfrageantworten, Aufrufe der Aufzeichnung. Prüfen Sie dann, wohin sie gehen. Eine direkte Synchronisierung in Ihr CRM ist besser als ein Tabellen-Download, den jemand daran denken muss zu verarbeiten.

Die Aufzeichnung verdient eine Entscheidung statt einer Voreinstellung. Eine offene Aufzeichnung bringt Suchverkehr und Reichweite. Eine gesperrte bringt Kontakte. Viele Teams veröffentlichen die Sitzung offen und legen Begleitmaterial hinter ein Formular, womit sich von beidem etwas abholen lässt.

Was es kostet

Die Preise richten sich nach Anmeldungen, gleichzeitigen Teilnehmern, Veranstaltungen oder Plätzen mit einer Kapazitätsgrenze. Plattformen mit Ticketverkauf schlagen meist einen Prozentsatz jedes Verkaufs auf, und bei hohem Volumen übertrifft dieser Prozentsatz das Abonnement bei Weitem.

Streamingstunden, Speicher für Aufzeichnungen, zusätzliche Vortragende und der Zugang zur Schnittstelle sind die üblichen Zusatzposten. Jahrestarife, die um ein monatliches Webinar herum gebaut sind, werden zum schlechten Geschäft, wenn der Terminplan rutscht, prüfen Sie also, ob ungenutzte Kapazität übertragen wird. Weitere stille Zähler sammelt was Preisseiten verschweigen.

Das erste Event mit neuer Software planen

Vermeiden Sie den Fehler, Plattform und Format gleichzeitig zu wählen.

Halten Sie das erste Event klein. Eine Sitzung, ein Track, eine Anmeldeseite und eine Erinnerungsabfolge. So zeigt sich der Ablauf, ohne dass das Publikum groß genug ist, um ein Problem teuer zu machen, und Sie erhalten eine Ausgangsbasis für Teilnahme und Abbrüche.

Reservieren Sie Probezeit im echten Produkt mit den echten Vortragenden. Jede Plattform verhält sich bei Bildschirmfreigabe, bei einer zweiten Kamera und bei einem Vortragenden, der sich vom Handy zuschaltet, ein wenig anders.

Legen Sie das Nachfassen vor dem Event fest, nicht danach. Wer erhält die Aufzeichnung, was bekommen die Teilnehmer, was bekommen die, die sich angemeldet haben und nicht gekommen sind. Diese drei Nachrichten erzeugen den größten Teil des Nutzens, und sie zu schreiben, solange das Material frisch ist, dauert eine Stunde statt einer Woche.