Eventi e webinar

Che cosa copre questo scaffale

Software per organizzare eventi a cui le persone si registrano: webinar, conferenze virtuali, giornate ibride ed eventi in presenza con biglietto. Il filo comune sono la registrazione, la partecipazione e ciò che avviene dopo, non il video in sé.

Le normali chiamate interne appartengono alle videoconferenze. Le sequenze di nurturing dopo un evento stanno nell’email marketing o nella marketing automation.

Adatta il prodotto al formato

Quattro formati richiedono software davvero diversi.

Un webinar ricorrente vuole una pagina di registrazione veloce, promemoria affidabili e una registrazione che valga la pena di pubblicare.

Una conferenza virtuale vuole più percorsi paralleli, un programma in cui orientarsi e qualcosa che somigli a un corridoio. Un evento ibrido vuole che entrambi i pubblici siano trattati come si deve, invece di lasciare la metà da remoto davanti a una telecamera lontana. Un evento in presenza vuole soprattutto biglietteria, badge e un check-in che regga anche quando la sede perde la connessione.

Comprare una piattaforma per conferenze per un webinar mensile è il solito errore costoso, e comprare uno strumento per webinar per una conferenza a pagamento è il solito errore imbarazzante.

La registrazione è dove si vincono gli eventi

Si perdono più persone tra l’invito e la conferma che in qualunque altro punto.

Controlla che la pagina di registrazione possa usare il tuo dominio e il tuo marchio, che il modulo possa essere breve e che da telefono si compili senza ingrandire lo schermo. Poi controlla la sequenza di promemoria: un messaggio il giorno prima e uno un’ora prima fanno la differenza tra il quaranta e il venti per cento di presenze.

La gestione del calendario va provata su un invito reale. Un file che non si allega o un link che cambia in silenzio dopo una riprogrammazione costano presenze senza che nessuno se ne accorga.

Se vendi biglietti, guarda i metodi di pagamento, il trattamento fiscale paese per paese, i rimborsi e i trasferimenti tra partecipanti. Sono richieste ordinarie che alcune piattaforme gestiscono male.

L’esperienza dal vivo

• Accesso da browser, senza installazione, su un portatile bloccato.
• Interazione tramite domande, sondaggi, reazioni e chat moderata.
• Qualità dello streaming, compreso ciò che accade quando la connessione di un relatore peggiora.
• Backstage, perché i relatori possano prepararsi senza che il pubblico li guardi.
• Sottotitoli e registrazione, prodotti in automatico e non richiesti dopo.

Fai una prova nel prodotto vero con i relatori veri. Ogni piattaforma fa una bella figura in demo e ognuna ha un punto debole, e conviene scoprire il tuo di martedì e non durante il keynote.

Dopo l’evento, che è il motivo per cui lo si fa

Un evento che genera un elenco che nessuno segue è un centro di costo con una buona illuminazione.

Controlla quali dati escono: dati di registrazione, durata della presenza, domande poste, risposte ai sondaggi, visualizzazioni della registrazione. Poi controlla dove vanno. La sincronizzazione diretta con il CRM batte il download di un foglio di calcolo che qualcuno deve ricordarsi di elaborare.

La registrazione merita una decisione e non un’impostazione predefinita. Una registrazione aperta porta traffico dalla ricerca e portata. Una protetta produce contatti. Molti team pubblicano la sessione in modo aperto e tengono il materiale di supporto dietro un modulo, ottenendo un po’ di entrambi.

Quanto costa

I prezzi si basano su iscritti, su partecipanti simultanei, su evento o su postazione con un tetto di capienza. Le piattaforme con biglietteria di solito aggiungono una percentuale su ogni vendita, e a volumi alti quella percentuale fa sembrare piccolo l’abbonamento.

Ore di streaming, spazio per le registrazioni, relatori aggiuntivi e accesso alle integrazioni sono i componenti aggiuntivi più comuni. I piani annuali costruiti attorno a un webinar mensile diventano poco convenienti se il calendario slitta, quindi verifica se la capacità non usata si riporta in avanti. Altri contatori silenziosi sono raccolti in ciò che le pagine dei prezzi nascondono.

Pianificare il primo evento con un software nuovo

L’errore da evitare è scegliere una piattaforma e un formato nello stesso momento.

Organizza il primo evento in piccolo. Una sessione, un percorso, una pagina di registrazione e una sequenza di promemoria. Così il flusso di lavoro emerge senza un pubblico abbastanza grande da rendere costoso un problema, e ottieni un punto di riferimento per presenze e abbandoni.

Prenota il tempo per la prova nel prodotto vero con i relatori veri. Ogni piattaforma si comporta in modo leggermente diverso con la condivisione dello schermo, con una seconda telecamera e con un relatore collegato da telefono.

Decidi il follow up prima dell’evento e non dopo. Chi riceve la registrazione, che cosa ricevono i partecipanti, che cosa ricevono quelli che si sono registrati e non si sono presentati. Questi tre messaggi producono la maggior parte del valore, e scriverli quando il materiale è fresco richiede un’ora invece di una settimana.